Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Tälle ajalle on leimallista, että tekstejä on valtavasti ja ne on usein kiireessä ja huolimattomasti laadittu. Myös kirjoittamiskynnys on madaltunut ja kuka tahansa voi nopeasti ladata tuotoksiaan nettiin. Tuloksena on kaikenkirjavia kirjoituksia, joiden sanoma on epäselvä.

Kirjoittaessa on aikaa miettiä sanottavaansa. Ennen kuin ryhtyy kirjoittamaan yhtään mitään, pitää miettiä, mitä haluaa viestiä. Mikä on pointti? Mielen pitää olla selkeä, jotta saa tuotettua selkeää kieltä.

Tekstiluonnoksessa ei tarvitse olla vielä kunnollista jäsentelyä, vaan luonnos saa olla suttuinen töherrys. Siitä voi sitten poimia oleelliset asiat. Jos esimerkiksi kirjoittaa työkavereilleen sähköpostia, voi miettiä, nouseeko luonnoksesta joitain aiheita, jotka voisi ryhmitellä viestissä esimerkiksi omien alaotsikoiden alle.

Kun lukee hyvin kirjoitettua tekstiä, ei mieti sen enempää virke- tai lauserakenteita, pilkkuja, oikeinkirjoitusta, sanavalintoja tai esittämisjärjestystä, koska vain nauttii lukemisesta. Saa keskittyä pelkästään sisältöön, eikä tarvitse kompuroida oudoissa ilmaisuissa, epäselvissä rakenteissa tai kirjoitusvirheissä.

Selkeä kieli on helppotajuista ja ymmärrettävää. Virkkeet ja lauseet ovat sopivan pituisia ja vaihtelevia. Ne tuovat tekstiin rytmiä. Selkeä kieli on ymmärrettävää ja havainnollista, mutta sen ei silti tarvitse olla tylsää. On lupa käyttää innostavia ilmauksia, värikkäitä verbejä ja kiinnostavaa kieltä, jos se suinkin sopii käyttötarkoitukseen.

Listat helpottavat luettavuutta

Luettavuutta on helppo lisätä listoilla ja luetteloilla. Esimerkiksi sähköpostissa voi hyvin jäsennellä kysymykset allekkain, jolloin ne hahmottaa yhdellä silmäyksellä.

Hei Marja
Mukavaa kun saan kirjoittaa blogia. Minulla on mielessä neljä kysymystä.

1) Minkälaisia aiheita toivot?
2) Kuinka pitkiä tekstien pitää olla?
3) Miten editoit tekstejä?
4) Saako teksteihin lisätä kuvia?

Jos saan vastaukset viimeistään perjantaina 19.3., minä kiitän.

Asia on esitetty lyhyesti ja ytimekkäästi. Vastaanottaja näkee heti, mihin häneltä odotetaan vastauksia. Hän voi naputella ne suoraan viestiin. Jopa deadline on kerrottu.

Soisin, että listoja ja luetteloita hyödynnettäisiin enemmänkin. Silmäiltävyys ja tarttumakohdat lisäävät luettavuutta ja sisällön ymmärtämistä.

Vaikea rakenne jarruttaa ymmärtämistä

Kotus on määritellyt selkeän kielen näin: ”Ilmauksella selkeä kieli tarkoitetaan yleensä kielenkäyttöä, joka on ilmaisultaan selkeää, havainnollista ja suhteellisen helposti ymmärrettävää. Kaikkien kielenkäyttäjien olisi hyvä osata viestiä selkeästi ja tilanteen mukaisesti.”

Pahimmat jarrut tekstin ymmärtämisessä ovat substantiivityyli, lauseenvastikkeet ja pitkät määriteketjut.

Pitkissä asiapitoisissa teksteissä substantiivityyli on usein vallitseva. Se hidastaa lukemista ja vaikeuttaa ymmärtämistä. Substantiivityyli latistaa lauseet, koska substantiivi on ottanut verbin paikan. Esimerkiksi: suoritetaan valvontaa, kun tulisi sanoa valvotaan tai tapahtuu havaitsemista, kun pitäisi sanoa havaitaan. Suomen kielessä verbi on lauseen ydin, mikä on hyvä muistaa.

Kirjoitetussa kielessä käytetään paljon lauseenvastikkeita, koska ne tiivistävät tekstiä. Lauseenvastikkeita pitäisi käyttää harkitusti, sillä ne pidentävät lauseita ja merkitys voi jäädä epäselväksi. Esimerkiksi: kuulin hänen tulevan toimistoon, kun olisi selkeämpää sanoa kuulin, että hän tuli toimistoon. Jos sivulauseella asian saa sanottua ymmärrettävästi, sitä kannattaa suosia.

Pitkät määriteketjut tekevät tekstistä raskasta luettavaa. Erityisesti uutisissa – sekä lehdissä että televisiossa ja radiossa – on tapana tiivistää otsikkoon oleellinen asia käyttämällä määriteketjuja. Pääsanan edessä on runsaasti sitä kuvaavia määritteitä tähän tapaan: Enkelihoitoja kodissaan antanut 60-vuotias akateeminen seitsemän lapsen äiti on kadonnut.

Kun nämä kolme jarrua tunnistaa ja välttää niitä, tekstistä saa paljon sujuvampaa luettavaa.

Lukeminen kehittää

Kun lukee hyvää kaunokirjallisuutta, tuntuu, että teksti soljuu miellyttävästi eteenpäin. On nautinto lukea koukuttavaa romaania, joka vie mennessään. Kielen nyansseja voi ehkä pysähtyä välillä ihastelemaan. Aivan ihanaa kieltä muuten kirjoittaa tuore Finlandia-voittaja Anni Kytömäki. Jos et ole lukenut hänen tekstejään, suosittelen lämpimästi.

Hyvää kirjoitustaitoa voi pitää yllä lukemalla paljon. Kieli porautuu alitajuntaan ja vaikuttaa myös kirjoittamiseen. Jos tarvitsee kirjoittaa jokin työteksti, voi lämmitellä ensin lukemalla romaania. Liian helposti meihin tarttuu salamyhkäinen työssä käytetty kömpelö kieli, jota ymmärtääkseen pitää purkaa lauseenvastikkeita, hakea verbejä ja etsiä pointtia.

Yksinkertainen on kaunista. Kun sanoo tai kirjoittaa asiat niin kuin ne ovat, ilmaisu on selkeää. Ei tarvitse kiertää jostain kaukaa ennen kuin saapuu perille. Selkeät viestit menevät perille ja saavat vastaanottajassa aikaan toivotun reaktion. Hän ymmärtää sanoman ja toimii tarvittaessa siinä esitetyllä tavalla.

Viestinnän asiantuntija Tuija Metsäaho pitää kieliaiheista blogia Elämänpuu. Hän on koulutukseltaan filosofian maisteri (suomen kieli) ja HSO-sihteeri.
Lue lisää: https://elamanpuu.blog/.

Lue myös Metsäahon aiemmin julkaistut kolumnit Vyörytystyyli saa pakenemaan, Puhukaa mulle, ja Someviestintä ei ole näpertelyä.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.