Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Organisaatio on saanut erinomaista palautetta someviestinnästään. Se on lanseerannut uuden palvelun näyttävästi. Somepäivityksissä on ollut oivaltavaa sisältöä, huumoriakin, ja ne ovat saaneet valtavasti kommentteja, tykkäyksiä ja jakoja. Voisi jopa puhua ilmiöstä.

Johtajat hykertelevät mielissään. He ottavat vastaan kehuja asiakkailta. Viestinnän väki on aivan loppu. He ovat tahkonneet ensin sisältöjä ja sen jälkeen päivystäneet somessa, koska kysymyksiä ja palautetta on tullut niin paljon.

Tulee seesteisempi vaihe. Viestinnän väki ehtii vetää henkeä. Johtajat ovat rauhattomia. Onko somessa ihan hiljaista? Tempaiskaa sinne jotain sisältöä! Saadaan vähän vipinää.

Seis! – Viestintä. Ei. Keksi. Sisältöä.

Someviestintä(kin) on strategista työtä. Edelleen törmää siihen, että somea pidetään jonain erillisenä saarekkeena, jonne voi laittaa vähän kuvia ja videoita ja tekstiä ja sitten se on kivaa ja tulee tykkäyksiä. Jokainen, joka on tehnyt viestintää ja ylläpitänyt somekanavia, ymmärtää, että se on täyttä työtä.

Omassa työssäni olen parhaimmillaan vastannut kahdeksasta eri sometilistä Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä ja Instagramissa. On aikamoinen työ pysyä eri rooleissa. Ja täytyy olla todella tarkkana, ettei lipsauta jotain räväkkää väärällä tilillä.

Somessa viestiminen ei myöskään ole sitä, että loihditaan yksi päivitys ja jaetaan se samanlaisena kaikkiin kanaviin. Sisältö pitää mukauttaa jokaiselle somekanavalle juuri siihen sopivaksi.

Eikä riitä, että tuottaa päivityksiä ja sisältöä kanaviin, vaan myös niiden vaikuttavuutta pitää mitata. Eikä tietenkään ole yhtä ja samaa mittaria kaikille kanaville vaan jokaiselle on omanlaisensa. Saa käyttää aika paljon tulkintakykyjään, kun analysoi, miten päivitykset on otettu vastaan – oliko tämä hyvä vai huono tulos?

Somessa pitää päivystää

Jos ja kun päivityksiin tulee reagointeja ja kommentteja, myös ne pitää ottaa tosissaan. Ja somessa pitää päivystää. On hyvä myös sopia, kuka kommentteihin vastaa. Näyttää muutoin aika ikävältä, jos kommentoija on joutunut odottamaan vastausta kaksi päivää. Se on pitkä aika somessa.

Tätä taustaa vasten ihmettelen aina kun kuulen, että someviestintä on ulkoistettu. Voiko strategisesti näin tärkeän osan ulkoistaa? Voi tietysti, jos ulkoinen tekijä on huolellisesti briiffattu eli ohjeistettu. Täysin yksin ulkoista tahoa ei kuitenkaan voi jättää.

Ihmettelen myös silloin kun kuulen, että johonkin tapahtumaan, tilaisuuteen tai projektiin on otettu opiskelijatiimi somettamaan. On ajateltu, että nuoret ovat somessa niin näppäriä, että tapahtumapäivitykset hoituvat tuosta vaan. Ja aivan varmasti hoituvatkin teknisesti hyvin. Toivon kuitenkin, ettei heille ole annettu vapaita käsiä tuottaa sisältöä vaan että heidät on ohjeistettu huolellisesti ja kerrottu, millaista sisältöä tapahtumasta tai tilaisuudesta tai projektista toivotaan. Olen itsekin nähnyt välillä varsin hauskaakin sisältöä, mutta miettinyt, miten se liittyy juuri siihen tapahtumaan tai tapahtuman järjestäjään.

Videokin vaatii käsikirjoituksen

Kollegalta kuulin kerran sellaisestakin tapauksesta, jossa toimitusjohtaja oli innostunut esiintymään videoissa. Studiossa tallennettiin erääseen tapahtumaan luentomateriaalia. Päivän aikana oli puolen tunnin tyhjäkäyntiaika ja toimitusjohtaja keksi, että hän voisi hyödyntää tuon ajan. Hän riensi viestintäsuunnittelijan luo.

− Kuule, tuolla on nyt puolen tunnin tauko, jonka voisin käyttää. Otetaanko joku video? Olisko sulla jotain ideaa?

Viestintäsuunnittelija säilytti neutraalin ilmeensä, mutta ajatteli mielessään: ”Tästähän se idea minulta tosiaan lennossa pullahtaa. Tai hetkinen, katsonpa laatikostani, jos siellä olisi tähän tilanteeseen sopivaa kässäriä.”

Ei. Videoita ei tehdä tällä tavoin tekniikka edellä. Sisältöä pitää miettiä yhdessä ja laatia jonkinlainen käsikirjoitus. Kollegani toimitusjohtaja jäi sillä kertaa ilman videota.

Joskus tuntuu, että viestintä on näpertelyä – etenkin tilaisuuksista tviittaaminen. Kehotan jokaista kokeilemaan. Tviittaamista helpottaa, jos tietää esitettävästä aiheesta jotain. Esiintyjää pitää kuunnella korva tarkkana ja napata kuva kännykällä jostain timanttisesta kohdasta esitystä. Hämäristä luentosaleista on kuitenkin välillä mahdotonta saada terävää ja kirkasta kuvaa. Tviittiin pitäisi myös tägätä esiintyjä, jonka Twitter-lyhenne on ensin kaivettava esille. Ja kaiken lisäksi viestiin pitää vielä lisätä ne hashtagit, joita kyseisessä tilaisuudessa käytetään. Tämä on todellista näpertelyä – sillä kaikki nämä toimenpiteet vaaditaan vain yhtä tviittiä varten!

Viestintätyö vaatii suunnittelua ja aikaa. Jos mennään koko ajan ad hock -tyyliin, stressikäyrä kipuaa korkealle. Sen sijaan kannattaa kaikessa rauhassa yhdessä miettiä, mitä ja miten viestitään ja mikä on strategian mukaista viestintää. Kun yhteiset linjat on määritelty, on niiden soveltaminen aika paljon helpompi juttu.

Viestinnän asiantuntija Tuija Metsäaho pitää kieliaiheista blogia Elämänpuu. Hän on koulutukseltaan filosofian maisteri (suomen kieli) ja HSO-sihteeri.
Lue lisää: https://elamanpuu.blog/.

Lue myös Metsäahon aiemmin julkaistut kolumnit: Mä tuuppaan sulle kohta meiliä ja Kun rinkka katosi.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.