Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Moni konflikti alkaa epäselvästä viestistä, joka johtaa väärinkäsityksiin. Etätyö ei ole tilannetta helpottanut, päinvastoin. Kehonkielen lukeminen vaikeutuu ja on suorastaan mahdotonta esimerkiksi etäpalaverissa, jossa kamerat eivät ole päällä. Tulkintoja tehdään silloin sokkona ja johtopäätöksistä voi tulla virheellisiä.

Epäselvien tai väärin tulkittujen viestien oikomiseen kuluu paljon turhaa aikaa, minkä vuoksi onkin tärkeää saada viestinsä onnistuneesti perille. Viestiminen on taito, jota voi jatkuvasti kehittää. Voit omalla viestintätyylilläsi vaikuttaa siihen, miten viestisi otetaan vastaan. Parhaimmillaan motivoit vastaanottajaa kiinnostumaan sanomastasi. Tunnistamalla sekä oman että vastapuolen viestintätyylin osumatarkkuutesi viestijänä paranee.

Viestintätyyli ratkaisee

Viestintätyylejä on kolme: ajattelu, tunne ja toiminta. Sinussa on nämä kaikki puolet, mutta pääsääntöisesti käytät eniten yhtä tai kahta niistä. On hyödyllistä tunnistaa miten viestit, sillä se kertoo paljon siitä, miten odotat muiden viestivän. Viestintätyylisi kuvaa myös spontaania tapaasi reagoida yllättävään tilanteeseen. Se on luontainen tapasi lähettää ja vastaanottaa tietoa.

Kun tunnistat ajattelijan, tunneihmisen ja toiminnallisen erot, osaat paremmin huomioida mikä toimii ja mitä on hyvä muistaa tiettyjen viestintätyylien kanssa. Seuraavassa lyhyt esittely kaikista kolmesta tyylistä.

Ajattelija

• Ajattelija on analyyttinen, yksityiskohtainen ja hieman ajatuksissaan.
• Ajattelija arvostaa rauhallista, keskustelevaa viestintää, jossa on aikaa pohtia ääneen eri näkökulmia ja punnita eri vaihtoehtoja.
• Vältä pintapuolista tai tunnevaltaista tapaa esittää asioita.

Tunneihminen

• Tunneihminen on ihmiskeskeinen, seurallinen ja spontaani. Hän ilmehtii paljon ja reagoi herkästi eri tilanteisiin.
• Tunneihminen kaipaa henkilökohtaista otetta ja tunneilmaisua. Onkin tärkeää osata kohdata tunneihmisen samalla aaltopituudella.
• Vältä liian analyyttista esittelytapaa tai tunneihmisen huomiotta jättämistä.

Toiminnallinen

• Toiminnallinen on vauhdikas, energinen ja aikaansaava. Toiminnallinen pysähtyy harvemmin pohtimaan tai tunnelmoimaan.
• Toiminnallinen arvostaa sitä, että mennään suoraan asiaan ja puhutaan asioista selkeästi ja lyhyesti. Keskustelun fokus on hyvä kohdistaa pääkohtiin ja seuraaviin askelmerkkeihin.
• Vältä pitkiä viestejä ja liian monia yksityiskohtia.

Tunne vastaanottajan tyyli

Ajattelija, tunneihminen ja toiminnallinen reagoivat ja viestivät hyvin eri tavoin. Itsellemme helpointa on viestiä saman viestintätyylin omaavan kanssa ja vastaavasti haastavinta on saada oma viesti perille, kun toisen tyyli on itselle vieraampi. Kun viestit ajattelijalle, muista että faktat ja perustelut ovat tärkeitä. Tunneihmiselle viestiessä läheisyys ja henkilökohtaisuus ovat tärkeitä, hänelle ei riitä, että pelkkä asia hoituu. Toiminnallisen tavoitat parhaiten lyhyellä viestillä, josta heti selviää asia, mitä pitää tehdä ja mihin mennessä.

Haasteellisin kohdattava on yleensä henkilö, jolla on omastamme täysin poikkeava viestintätyyli. Siinä tilanteessa voimme tuntea olevamme aivan eri aaltopituudella ja silloin meiltä vaaditaan enemmän ponnisteluja tulla ymmärretyksi.

Jos koet, että ajattelija on liian perusteellinen tavassaan kuvata asioita, malta mielesi – se on hänelle ominainen tapa viestiä. Ja jos tunneilmaisu tuntuu sinusta vieraalta, mieti voisitko kehittää sitä itsessäsi. Mikäli toiminnallisen vauhti ja lyhyt ilmaisu haastaa sinut, kokeile hieman nopeuttaa ja lyhentää omaa tapaasi kommunikoida. Kun sopeutat tyylisi tilanteeseen, voi lopputulos yllättää positiivisesti.

• Ole täysin läsnä, se luo pohjan hyvälle vuorovaikutukselle.
• Osoita, että välität toisesta – ihminen aistii aitouden.
• Malta kuunnella keskeyttämättä.
• Varmista, että olet ymmärtänyt viestin niin kuin se oli tarkoitettu.
• Tiedosta, että jokainen vuorovaikutustilanne on mahdollisuus kehittyä viestijänä.

” Kuuntele! Muuten kielesi tekee sinut kuuroksi.”
Cherokeiden sananparsi

Tunnista viestintätyylit ja mieti miten saisit jatkossa viestisi vielä paremmin perille.
Testaa oma viestintätyylisi https://kollega.fi/2018/02/testaa-reagointitapasi/

Lisätietoa Tasapainon Avaimista osoitteessa www.k2b.fi ja carita.nyberg@k2b.fi.

Lue myös Nybergin aiemmat kolumnit 12 tunnusmerkkiä huonosta johtajuudesta, Matkalla uudessa ajassa, Sisäinen matka johtaa itsetuntemukseen ja Autenttinen johtajuus.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.