Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Ajankäytön ja tehokkuuden kehittämisessä on yksi iso ongelma: yritämme liikaa. Yritämme tehdä liikaa asioita päivän aikana, mikä johtaa riittämättömyyden tunteeseen. Yritämme tehdä liian isoja asioita, mikä johtaa työtuntien venymiseen. Yritämme tehdä liikaa kerralla, mikä johtaa energiatason ja tehokkuuden laskuun.

Vaan mitä jos kiinnittäisit huomiosi entistä tietoisemmin ja tarkoituksenmukaisella tavalla pienempään määrään asioita? Mitä jos sen sijaan, että yrität tehdä enemmän, venyttää päivää pidemmälle, ja maksimoida tuottavuutesi, alkaisitkin tietoisesti tehdä vähemmän, mutta fokusoidummin?

Mitä jos loputtoman to-do-listan sijaan laatisitkin yksinkertaisen päivälistan? Mitä siitä seuraisi?

Mieli toimii parhaiten, kun se saa yksinkertaiset, selkeät ohjeet. Jos siis haluat pelata mielen ehdoilla etkä sitä vastaan, karsi kaikenlainen ylimääräinen tehtävälistastasi. Karsi pois ne kymmenet ja kymmenet asiat, joista työlistat tapaavat koostua, ja anna sen sijaan itsellesi pieni päivittäinen aarrekartta, jonka äärestä ei poistuta ennen kuin kaikki aarteet on kaivettu esiin.

Aloita huomisesta työpäivästä. Tee näin:

1. Mieti mitä sinun pitää saada aikaan huomenna?

Mitkä ovat ehdottoman tärkeitä, kiireellisiä, hyödyllisiä, pakollisia, täytyy tehdä -juttuja? Montako asiaa tulee mieleen? Viisi? Kahdeksan? Kymmenen? Viisitoista? Enemmän? Tuli miten monta asiaa tahansa mieleen, kirjoita ne ylös.

2. Ota pieni paperilappu

10 x 10 cm kuutiomallinen on oikein sopiva. Jos sellaista ei ole käsillä, leikkaa tai revi A4-arkista muutama hyvänkokoinen muistilappu. Ota sitten kynä käteesi ja kirjota tuolle pienelle paperilappuselle huomisen päivän nimi (ylälaitaan), ja kirjoita sitten paperille päivän kolme tärkeintä työtä.  Ei kahta, ei neljää, ei kuuttatoista, vaan kolme. Valitse äsken kirjoittamaltasi listalta kolme Päivän Tärkeintä Työtä (PTT:tä) ja luota listaasi.

3. Kirjoita vähemmän tärkeät asiat viivan alle

Jos päivän aikana olisi hyvä tehdä muutakin, laita kolmen asian alle viiva. Kirjoita sitten viivan alle ylimääräiset, vähemmän tärkeät asiat. Kun seuraavana päivänä sitten ryhdyt hommiin, seuraa tuota lappua kuin se olisi puujumalasi, jonka tahtoa et saa rikkoa, et vaikka mikä olisi. Ja sitten, sitä seuraavalle päivälle, tee samanlainen lappu. Kolme tärkeintä asiaa. Viiva alle jos on pakko.

4. Jatka viikon ajan

Kun pidät yllä päivän tärkeimpien töiden rajaamisen harjoitusta viikon ajan, olet perjantaihin mennessä tehnyt 15 isoa, priorisoitua, ennalta tärkeimmäksi asettamaasi asiaa yhden työviikon aikana. Ajattele: kuukaudessa 60 tärkeää asiaa tehtynä. Vuodessa (parin kuukauden lomat poistettuna) se tekee 600 tärkeää asiaa. Ja viidessä vuodessa se tekee 3000 päivän tärkeintä työtä.

5. Tee henkilökohtainen elämänsuunnitelmasi

Voit (ja kannattaa) laajentaa harjoitusta päivätasolta hieman pidemmälle. Voit (ja kannattaa) tehdä oma, erillinen lista aina uutta työviikkoa varten, josta poimit asioita päivälistallesi. Voit (ja kannattaa) tehdä lista myös käynnissä olevista 1 – 3 kuukauden projekteista, jotka sitten purat viikko- ja päivätason listalle. Mutta ajattele vielä pidemmälle. Kuvittele missä haluat olla viiden vuoden kuluttua. Mitä asioita haluat saada aikaan? Mieti sinulle tärkeimpiä asioita, kuten:

• perhettä
• terveyttä
• työtä/uraasi
• hyvinvointiasi
• harrastuksiasi

Mieti elämäntarkoitustasi. Mieti Isoa Projektiasi. Mieti mitä ikinä haluat. Sinulla on joka tapauksessa käytössäsi seuraaville viidelle vuodelle 3000 ihmeellistä rakennuspalikkaa, joiden avulla voit rakentaa ihan mitä tahdot – jos vain tiedät mitä tahdot.

Voit ajatella jopa omaa perintöäsi – mistä sinun elämässäsi on lopulta kyse? Ja, jos tahdot ja uskallat, vieläkin edemmäs: mistä elämässä on lopulta kyse, ja miten se näkyy sinun työssäsi ja elämässäsi?

Mutta kaikki tämä kovin suuri ja ylevä alkaa yhdestä pienestä askeleesta. Tehtävien rajaamisesta. Vähemmän tekemisestä. Riittävän hyvän suorituksen kokemuksesta. Päivän kolmen tärkeimmän työn päättämisestä etukäteen, päivä kerrallaan.

Kirjoita siis seuraavan päivän kolme tärkeintä asiaa ylös jo nyt, pienelle paperilapulle, ja laita lappu työpöydällesi huomista odottamaan. Voit yllättyä miten paljon saat aikaan.

Katso tästä lyhyt mutta ytimekäs opetusvideo siitä, miten kolmen asian päivälista tehdään: http://www.stressivapaajohtaja.fi/teekolmeasiaapaivassa/

JP Jakonen on yrittäjä, kirjailija ja valmentaja, joka auttaa ihmisiä vähentämään stressiään ja johtamaan itseään paremmin. Jakonen on kirjoittanut useita kirjoja stressin taltuttamisesta, kuten Stressivapaa johtaja (2015) ja Stressivapaa yrittäjä (2016) ja hän on juuri julkaissut uuden stressinhallinnan verkkokurssin. Lisätietoja JP Jakosesta löydät osoitteesta http://www.stressivapaajohtaja.fi/

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.