Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Miten tehokas olet työssäsi? Työ tuntuu merkityksellisemmältä, kun kokee saavansa jotain aikaiseksi. Kyseinen tunne lisää huomattavalla tavalla myös hyvinvointia työssä. Tekeminen tuntuu paljon mielekkäämmältä kuin peukaloiden pyörittely tai asioiden jatkuva lykkääminen.

Oletko pohtinut, millaiset päivärutiinit auttaisivat sinua saavuttamaan tunteen työn sujumisesta? Lomalta paluu on mitä parhain ajankohta päivittää työpäivän rutiinit itselle mieluisimmiksi. Vaikka aikaa itsessään ei voi hallita, voimme päättää, miten sitä käytämme. Pienilläkin muutoksilla voi saada ihmeitä aikaan. Tässä muutamia hyväksi kokemiani keinoja lisätä myönteistä draivia työpäiviin.

Jäsennä ja pilko

Ensimmäiseksi kannattaa tehdä mahdollisimman realistinen to do -lista työpäivää varten. Laita listalle vain niitä asioita, jotka ovat todella tärkeitä. Koska työpäivässä on tietty tuntimäärä, kunnioita sitä myös listaa tehdessäsi. Päiväkohtaisen listan tekeminen edellyttää isojen kokonaisuuksien pilkkomista pienempiin osiin. Pilkkominen helpottaa asioihin tarttumista.

Jos työsi luonteeseen kuuluu, että uusia kiireellisesti hoidettavia asioita tulee pitkin päivää, kirjoita aamulla listaan ainakin kaksi tärkeintä asiaa, jotka haluat saada päivän aikana tehdyksi. Työn valmiiksi saaminen tuottaa iloa ja onnistumisen tunnetta, mikä on tärkeää omalle hyvinvoinnille.

Jos käytät pidempiä to do -listoja, on hyvä tiedostaa, että listojen saaminen tyhjäksi ei ole tärkeää, vaan asioiden organisointi oikeaan järjestykseen. Tähän auttaa päivittäinen priorisointihetki. Loistava apu to do -listoja rakastaville on myös mobiililaitteisiin ladattava List & things -sovellus, jossa voi luoda useita listoja ja muuttaa priorisointeja pitkin matkaa.

Jaksota työnteko

Listan tekemisen jälkeen mieti, minkä asian yliviivaaminen listaltasi toisi sinulle – ja työnantajallesi – eniten iloa. Yliviivaamisen ilo on hyvä keino tehtävien saamiseksi oikeaan priorisointijärjestykseen, koska päivän yleensä aloittaa helposti sillä, minkä tekeminen tuo iloa – ja se harvoin sama tehtävä, josta eroon pääseminen tuo iloa. Jälkimmäisten asioiden tekeminen tuo jostain syystä paljon suuremman aikaansaamisen tunteen kuin ensin mainittujen asioiden tekeminen.

Aloita työpäiväsi hoitamalla tärkein tehtävä ensimmäiseksi. Siis ihan ensimmäiseksi, jo ennen kuin avaat sähköpostiohjelmasi. Aseta ajastimesi hälyttämään 25 minuutin päähän ja keskity vain tärkeimmän tehtävän tekemiseen. Pidä sen jälkeen viiden minuutin tauko ja jatka taas keskeyttämättä seuraavat 25 minuuttia. Neljän jakson jälkeen voit pitää hieman pidemmän 15–30 minuutin tauon. Tätä jaksotusta kutsutaan maailmalla yleisesti pomodoro-tekniikaksi, koska sen keksijä käytti ajastimenaan tomaatin muotoista munakelloa (pomodoro tarkoittaa italiaksi tomaattia).

Minimoi keskeytykset

Jokainen työn keskeyttävä sähköposti tai puhelu aloittaa keskittymisesi alusta, joten myös kännykkä kannattaa pitää äänettömällä, jos se työtehtäviesi puolesta vain on mahdollista.

Jos työskentelet avokonttorissa, työkavereiden kanssa kannattaa yhdessä sopia jokin merkki, josta näkee, milloin toisen työtekoa ei saa keskeyttää. Eräässä työpaikassa tällaiseksi merkiksi sovittiin remonttikuulosuojaimet ja toisessa taas hauskat naamiaishatut. Tällä tärkeällä pelisäännöllä voi myös lisätä iloa työyhteisöön. Mitä teillä keksittäisiin?

Sähköpostit voi hyvin lukea vain muutaman kerran päivässä. Toimenpiteitä edellyttävät viestit voi jakaa kahteen ryhmään: alle kolme minuuttia vievät asiat on lykkäämisen sijasta hyvä hoitaa saman tien ja pidemmät asiat merkitään kalenteriin hoidettavaksi sopivana ajankohtana. Jälkimmäisten osalta ”kiitos viestistäsi palaan asiaan silloin-ja-silloin” -vastaus vapauttaa sekä sinut että viestin lähettäjän asian käsittelystä kunnes se sopivampi hetki koittaa.

Sano tarvittaessa ei. Usein syy liialliseen kiireen tuntuun on se, että on liian monessa asiassa mukana. Jos priorisoinnit ja tehtäviin keskittyminen eivät riitä hallinnantunteen säilyttämiseen, tehtäviä tulee vähentää. On aivan hyväksyttävää sanoa, että kaikki omat resurssit ovat jo käytössä. Jokainen tekee parhaansa ja se riittää. Ainakin sen pitäisi riittää itselle, jotta mielenrauha säilyy.

Palkitse itsesi

Lyhyt nettisurffailu työpäivän lomassa voi rentouttaa. Kun tehokkaan työajan ja taukojen suhdeluku on 25:5, facebook tai muu someilu ei estä tehokasta työntekoa. Kehoa kannattaa kiittää säännöllisillä niskavenytyksillä ja ryhtijumpalla. Kuulokkeiden kautta voit kuunnella musiikkia tai meditoida. Minkälainen taukotekeminen auttaa sinua palautumaan? Ota itselle sopivat keinot aktiivisesti käyttöön.

Ajankäytön suunnittelu lisää paitsi tehokkuutta myös kokonaisvaltaista hyvinvointia. Kun tehtäviin tarttuu entistä reippaammalla otteella, aikaa ja energiaa jää enemmän itselle tärkeiden asioiden tekemiseen.

Toimintasuunnitelma

1. Ota tehtäväksesi vain sen verran asioita, kuin pystyt hallitsemaan – sano lopuille kohteliaasti ei.
2. Pilko isot tehtäväkokonaisuudet pienempiin osiin.
3. Tarkista tehtävien priorisointijärjestys uudelleen päivittäin.
4. Tee tärkein tehtävä ensimmäiseksi.
5. Tee keskeytyksittä tietty jakso kerrallaan ja huolehdi tauoista (pomodoro-tekniikka).
6. Nauti tehdystä työstä ja käytä aikaa rentoutumiseen. Käy vaikka viiden minuutin lomalla!

Lisätietoja Sini Rantamasta ja työhyvinvointivalmennuksista löydät osoitteesta www.hyvinvointiluotsi.fi. Lue myös Rantamasta aiemmin kirjoitettu juttu Varatuomarista valmentajaksi.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.