KIRJABLOGI

Mainos
TEKSTI MARJA KASANEN | 3.4.2024 | KOLLEGA.FI
Parempia sähköposteja

Jokainen meistä kirjoittaa työssään sähköposteja ja sähköpostista onkin vuosikymmenten varrella tullut yksi tärkeimmistä työelämän viestintäkanavista. Silti sähköpostiviestintään kiinnitetään varsin vähän huomiota, ja harvoissa firmoissa on aiheesta ohjeistusta, sillä kaikkien oletetaan osaavan kirjoittaa niitä. Viestintä ja kirjoittaminen vaativat kuitenkin taitoa, ja tähän tarpeeseen Tuija Metsäaho on kirjoittanut Ystävällisiä viestejä – Työelämän sähköpostit -oppaan.

Sähköpostit ovat aina viestintää ihmiseltä toiselle. Sillä, miten kirjoitamme toisillemme, on merkitystä. Näin etätöiden aikana kirjoitustaidot ovat entisestään korostuneet. On epäkohteliasta esimerkiksi tiuskia tai kirjoittaa liian suoraan. Sen sijaan, kun muotoilemme asiat ystävällisesti, viesti menee paremmin perille ja asiat hoituvat.

Sähköpostit ovat virallista viestintää, ja ne kannattaa kirjoittaa selkeästi ja ammatillisesti. Epämuodollinen kieli ei välttämättä sovi sähköposteihin. Ulkopuolisen, esimerkiksi asiakkaan, ensimmäinen kontakti organisaatioon on usein sähköpostiviesti, eikä ole lainkaan yhdentekevää, miten viestiin vastataan. Sähköpostissa pätevät normaalit käyttäytymissäännöt. Ammatillisuus ei kuitenkaan sulje pois ystävällisyyttä ja kohteliaita ilmaisuja. Esimerkiksi kiitokset ja tervehdykset sopivat aina sähköpostiviesteihin.

Asiantuntijatyössä sähköpostit myös pitävät yllä ammatillista mainetta. Epäselvät ja huolimattomasti kirjoitetut viestit voivat johtaa väärinymmäryyksiin. Myös liialliset kirjoitusvirheet ja kielioppivirheet syövät viestin luotettavuutta ja ammatillisuutta. Viestien laatua parantamalla ammatillinen mainekin kasvaa.

Jokainen voi parantaa omalta osaltaan viestintätaitojaan, mutta viisainta olisi, että työpaikalla laadittaisiin yhdessä yhteiset ohjeet, miten sähköpostia käytetään. Etenkin esimiesten kannattaisi kiinnittää huomiota sähköpostiviestintään ja kannustaa yhteisiin käytäntöihin. Ajanhallinnan näkökulmasta olisi hyvä pohtia yhdessä esimerkiksi sitä, milloin sähköposteja pitäisi lukea tai kuinka nopeasti niihin pitää vastata. Yhteisistä ohjeista ei kuitenkaan pidä tehdä liian ehdottomia, vaan ne voivat toimia suuntaa antavina, sillä jokainen joutuu aina käyttämään myös omaa harkintaansa viestejä kirjoittaessaan.

Kirja jakautuu kolmeen eri teemaan: alkupuoli keskittyy kohteliaan kielen esittelyyn, keskiosa painottuu sähköpostien kirjoittamiseen ja lopussa annetaan perinpohjaiset ohjeet, miten työpaikalle voi luoda yhtenäisen ohjeistuksen sähköpostin käytöstä. Kirjassa on myös paljon esimerkkejä, jotka auttavat lukijaa löytämään ratkaisuja omiin viestipulmiin.

Ystävällisiä viestejä on helppolukuinen ja selkeä opaskirja, joka sopii kaikille sähköpostin käyttäjille ja työelämän tekstin kirjoittajille.

Kirjan nimi
Tekijä
Kustantaja
Painovuosi
Sivumäärä
Hinta
Ystävällisiä viestejä
Tuija Metsäaho
BoD – Books on Demand
2023
98 sivua
18,90 euroa

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.

Oliko artikkeli kiinnostava?

Mainos
Mainos
Tekstimainonnalla tavoitat lukijat!

Tämä mainospaikka tavoittaa lähes kaikki artikkelien ja kolumnien lukijat tehokkaasti.

Käytä tätä mainospaikkaa, kun

  • haluat erottua joukosta,
  • saavuttaa uutta yleisöä ja
  • saada asiasi helposti perille.

Kokeile nyt ja kysy tarjousta! Ota meihin yhteyttä osoitteessa: toimitus@kollega.fi.

Lisätietoja mainoksesta löydät: https://kollega.fi/mediatiedot/

(Tämä mainospaikka on varattu työelämään ja työhyvinvointiin liittyville tuotteille ja palveluille. Mikäli mainospaikka kiinnostaa sinua, ota yhteyttä. Lue lisää.)

Kommentoi, keskustele tai anna palautetta ylläolevasta artikkelista!

Kommentoi, keskustele tai anna palautetta ylläolevasta artikkelista!

(Pakollinen, mutta vain etunimi julkaistaan.)

(Pakollinen. Ei julkaista.)