Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Itsensä johtaminen ja ajanhallinnantaidot ovat avaintekijöitä menestyksekkäässä johtamisessa. Ne ovat todellisia supervoimia, joiden avulla pystymme paremmin keskittymään ja olemaan läsnä. Kyky hallita omaa toimintaa monien vaatimusten ja odotusten keskellä ei kuitenkaan aina ole helppoa.

Vuoden ollessa lopullaan ja uuden vuoden lähestyessä, on hyvä kiinnittää huomiota omaan ajanhallintaan. Kalenteri on yksi olennainen työkalu, joka voi olla sekä hyödyllinen että vaativa apuväline. Välillä se tuntuu ohjaavan meitä määräten tahdin ja suunnan, vaikka todellisuudessa meidän itsemme tulee olla kapellimestarin roolissa, säveltäen sinfoniaa, joka johdattaa meidät kohti tavoitteitamme ja menestystä.

Pysähtyminen ja suunnan tarkistus

Aika ajoin on hyödyllistä pysähtyä tarkastelemaan omaa ajankäyttöään, mutta näin loppuvuodesta koen sen erityisen antoisana. Tässä kohtaa on hyvä hetki ottaa aikaa itselle ja tarkastella omaa toimintaa kokonaisvaltaisesti. Apuna voi käyttää seuraavia kysymyksiä ja kirjata itselleen ylös:

1. Asiat, joiden parissa työskentelen tällä hetkellä.
2. Asiat, joiden parissa minun tulisi työskennellä.
3. Asiat, joiden parissa haluaisin työskennellä.

Tämä antaa kokonaiskuvan siitä, mistä päiväsi ja ajatuksesi täyttyvät. Se myös auttaa tunnistamaan tekijöitä, jotka vievät aikaasi ja energiaasi – riippumatta siitä, työskenteletkö niiden parissa vai et. Seuraavaksi kannattaa pohtia:

1. Mikä on olennaisinta työni kannalta?
2. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä arjessani?
3. Mitkä ovat tärkeimmät tehtävät, jotka vievät näitä asioita eteenpäin?

Tämä auttaa sinua hahmottamaan kokonaisuutta, joka vie oikeaan suuntaan ja määrittelee tärkeimmät tehtäväsi. On todennäköistä, että huomaat eroja ja ristiriitoja näiden listojen välillä. Onkin tärkeää tarkastella ja miettiä, miten voit hallita kokonaisuutta siten, että tekeminen tukee tavoitteitasi. Kirjaamalla ylös tärkeimmät asiat ja tehtävät, saat itsellesi rungon, jonka avulla pystyt suunnittelemaan tulevaa ajankäyttöäsi tehokkaammin.

Tunnista olennainen ja keskity tärkeimpään

Edellisen pohdinnan tuloksena sinulla on nyt selkeä tavoite ajankäytöstäsi. Miten tämä sitten onnistuu käytännössä?

Todennäköisesti olet tilanteessa, jossa on priorisoitava, delegoitava ja jätettävä asioita tekemättä – kyllä, jätettävä tekemättä. Tosiasia on, että joudumme jättämään asioita tekemättä. On tärkeää hyväksyä tämä ja tehdä tietoisia päätöksiä. Tietoinen päätös jättää valittu asia tekemättä johtaa todennäköisemmin parempiin tuloksiin kuin kiireestä johtuva tekemättömyys.

Elämä on täynnä valintoja, hyviä ja huonoja, samoin on myös johtaminen.

Kalenteri tukena – ei johtajana

Oman ajankäytön tehokas organisointi mahdollistaa tehokkaan ja tuottavan työskentelyn sekä antaa hallinnan tunteen ja tilaa ajatustyölle. Tietoinen ajanhallinta luo vapautta ja vähentää stressiä, sillä se mahdollistaa täysipainoisen keskittymisen nykyhetkeen. Tällöin ei tarvitse miettiä ulkopuolisia tekijöitä, kuten lukemattomia sähköposteja, keskeneräisiä tehtäviä tai tulevaa palaveria. Tämän saavuttamiseksi on luotettava itseensä ja kykyynsä hallita kalenteria.

Viikko alkaa perjantaista

Viikon viimeisillä tunneilla on suuri merkitys tulevaan. Se miten päätät työviikkosi vaikuttaa sekä viikonloppuusi että tulevaan viikkoosi. Tämä on se hetki, jonka avulla pystyt jättämään työasiat hetkeksi mielestäsi ja antamaan itsellesi luvan nauttia viikonlopusta palautuen ja virkistyen. Nämä perjantain viimeiset 20–30 minuuttia ovat todennäköisesti viikkosi tärkeimmät. Kiinnitä niiden aikana huomioita seuraaviin asioihin:

Reflektointi

• Missä onnistuin? Mitkä tekijät vaikuttivat tähän?
• Missä kehitettävää? Mitkä tekijät vaikuttivat tähän?
• Mitä parannan ensi viikolle? Miksi?

Havainnoimalla omaa tekemistä ja sen taustalla vaikuttavia tekijöitä voimme kehittyä ajanhallinnassa. Tärkeää on tiedostaa myös onnistumiset ja nauttia niistä.

Tuleva viikko

• Yleiskatsaus tulevaan viikkoon, onko jotain mitä tulee vielä huomioida.
• Mahdolliset kuluvalta viikolta siirrettävät tehtävät.
• Tarkista aikataulutus ja sen toteuttamisen mahdollisuus – älä huijaa itseäsi. Ole realistinen ja siirrä, muuta tai delegoi kohdat, jotka sitä vaativat.
• Siirtyykö jokin asia kokonaan pois – valittu tekemättä jättäminen.
• Varmista, että sinulta löytyy aikaa myös omalle ajatustyöllesi.

Lopuksi

• Tarkista, mitä asioita olet laittanut kuukauden aikana tehtävien joukkoon, onko siellä jotain, mikä tulee aikatauluttaa tai poistaa.

Tämän tilannekatsauksen jälkeen sinun on helppo sulkea ovi ja päästää itsesi ansaitulle vapaalle. Työsi kaikkine keskeneräisyksineen odottaa sinua ilman, että annat sille ajatustakaan, ja maanantaina olet valmis kohtaamaan uuden viikon seikkailut.

Kannustan sinua pysähtymään ja luomaan itsellesi sopivat rutiinit ajanhallintaan. Hallitsemalla aikaasi, johdat itseäsi menestyksekkäästi. Pystyt olemaan tietoisesti läsnä, keskittymään paremmin ja tekemään hyviä päätöksiä.

Maria Kyyhkynen on ihmisläheisen ja valmentavan johtamisen puolestapuhuja, joka haluaa olla mukana rakentamassa parempaa työelämää, johtamisen ja työhyvinvoinnin kautta. Kyyhkynen on työskennellyt pitkään pankkialalla monipuolisissa esihenkilötehtävissä ja viimeisen vuoden yrittäjänä työhyvinvoinnin sekä kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin parissa. Hän on pohjakoulutukseltaan KTM, mutta uskoo jatkuvaan kehittymiseen ja on lisäkoulutukseltaan mm. meditointi- ja rentoutusohjaaja, RTT hypnoterapeutti, FLT Ravintovalmentaja, NLP Master sekä Firstbeat Life valmentaja. Kyyhkysen osaamis- ja kiinnostusalueitaan ovat työelämän ilmiöt, esihenkilötyön kehittäminen, työhyvinvointi ja tuottavuus sekä mielen toiminta ja hyvinvointi.

Lue Kyyhkysen aiemmin julkaistu kolumnit Eikö työ enää olekaan vain työtä?, Hyvä vai huono asia – ken tietää sekä hänestä kirjoitettu henkilökuva: Nopeakäänteinen uuden omaksuja.

Maria Kyyhkysen kanssa voit verkostoitua LinkedInissä: https://www.linkedin.com/in/mariakyyhkynen/

Lisätietoja Kyyhkysestä ja hänen koulutuksistaan löydät osoitteesta: https://www.dailyboom.fi/

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.