Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Viikkolehteä lukiessani törmäsin kuvaan, jossa toimistotyötä tekevän ihmisen pää oli täynnä kirjoja ja lentäviä papereita. Kuvasta huokui ahdistus, pelko ja stressi. Tunnistin omakohtaisen kokemuksen nykypäivän tietoa pursuavasta kompleksisesta maailmasta ja työelämästä. Innostuin kuitenkin pohtimaan asiaa johtamisen näkökulmasta. Halusin löytää keinoja tukea itseäni aivotyötä tekevien työntekijöiden johtamisessa ja saada ideoita siihen, miten voin tukea omaa ja työntekijöiden jaksamista ja onnistumista aivotyössä.

Nykyajan ja tulevaisuuden työ on yhä enemmän kognitiivista aivotyötä eli ajatustyötä ja tiedolla työskentelyä. Aivotyö on asioiden huomaamista, kirjaamista ja muistamista. Työssä onnistuminen vaatii jatkuvasti lukemista, uusien tietojen ja taitojen oppimista ja erityisesti relevantin tiedon löytämistä sekä omaksumista, jotta voimme analysoida ja tehdä oikeita päätöksiä. Aivotyön tekeminen vaatii kokonaisuuksien ja syy-seuraussuhteiden hahmottamista ja ymmärtämistä sekä luovaa ongelmien ratkaisukykyä.

Kuormitustekijöiden tunnistaminen

Asiakaspalvelutyössä ja erilaisten viestintäkanavien ympäröimänä työmme keskeytyy useita kertoja päivässä. Keskeytykset ja häiriöt kuormittavat ja hidastavat töiden valmistumista, mikä taas lisää aikataulupainetta ja virheiden mahdollisuuksia.

Omalla alallani tilitoimistotyössä verottajan määräämät sanktioidut aikataulut ja raportointivelvollisuudet aiheuttavat ylimääräistä, stressaavaa aikataulupainetta. Mahdollinen muuttunut tieto voi koskea vain rajoitettua asiakaskuntaa tai toimialaa ja siten uuteen tietoon havahtuminen voi selvitä vasta ensimmäisen virheellisen aineiston antamisena. Lisäksi tietotulva ja infoähky ovat työyhteisössämme arkipäivää sekä todellinen haaste ja kuormitustekijä. Useamman lain ristiin tulkitseminen ja kokonaisuuksien hahmottaminen vaativat jatkuvaa tiedon kyseenalaistamista, keskittymistä ja kokonaisuuksien hallintaa.

Digitaaliset ratkaisut aivotyön tukena

Nykyajan digitaaliset ratkaisut ja ohjelmistorobotiikka auttavat aivotyön tekijöitä selviytymään rutiineista nopeammin ja virheettömämmin, mutta henkistä kuormittumista ne eivät ole poistaneet. Välillä tuntuu, että työelämää helpottamaan kehitetyt ohjelmistot ovat helpotuksen sijaan lisänneet ahdistusta, kun tilalle on tullut jatkuva läsnäolon ja lähes välitön reagoimisen tarve. Digitalisaatio on tuonut lisävaatimuksia aikatauluihin ja tiedon kyseenalaistamiseen.

Työtä tukevia ohjelmistoja ja ratkaisuja on niin paljon, että niiden osaaminen ja oleellisten työkalujen valitseminen työn tekemiseen vaatii syvällistä ymmärrystä niiden käyttötarkoituksista ja yhteensovittamisista.

Kognitiivinen ergonomia lisää työn sujuvuutta

Aivotyön sujuvoittaminen edistää työn kuormituksen hallittavuutta ja parantaa työn jälkeä, tuottavuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Kognitiivinen ergonomia on työn suunnittelua, työympäristön järjestämistä ja työskentelytapoja, jotka vähentävät kuormitusta ja edistävät palautumista ja työn tuloksellisuutta. Kognitiivisen ergonomian toimenpiteillä pyritään lisäämään työn sujuvuutta ja vähentämään häiriöitä, keskeytyksiä ja tietotulvaa.

Meillä tilitoimistossa työn suunnittelussa auttaa toiminnanohjausjärjestelmä, jossa asiakkaiden lakisääteiset aikataulut on jaettu tehtäviksi ja niille on annettu valmistumispäivämäärät. Järjestelmän avulla pystymme arvioimaan käytettävän ajan ja seuraamaan sen toteutumista. Suunnitelmien ja toteutuneiden aikojen perusteella pystyn johtamaan työntekijöiden työkuormaa ja tarvittaessa rekrytoimaan lisää tekijöitä.

Sujuvuutta edistää esimerkiksi puuttuminen ääni- ja visuaaliseen hälyyn. Keskeytyksiä eli tilanteita, jotka yllättäen katkaisevat työskentelemisen tulee hallita ja turhia keskeytyksiä kannattaa karsia. Itse hiljennän puhelimen ja käytän sähköpostin off-line-tilaa silloin, kun teen pidempää keskittymistä vaativaa tehtävää, ja olen ohjeistanut työntekijöitäkin tekemään samoin. Jos tehtäviä jättää koko ajan kesken, on iltapäivällä päässä melkoinen kaaos.

Aivotyön tauotus ja liikunta edistävät aivoja palautumaan. Taukojen pitäminen eri tehtäväkokonaisuuksien välissä on olennaisen tärkeää, jotta aivot voivat valmistautua uuteen tehtävään.

Jatkuvaa vuoropuhelua tarvitaan

Onneksi aivotyö ei aina ole pelkästään kuormittavaa. Luova ajattelu, ideointi, uuden oppiminen ja ratkaisujen löytäminen ongelmiin ovat innostavaa aivotyötä. Keskittymällä työn sujuvuuden lisäämiseen ja esteiden tunnistamiseen pystymme yhdessä lisäämään työhyvinvointia. Johtajana minun on ymmärrettävä, että erilaiset asiat innostavat ja kuormittavat eri ihmisiä. Siksi asioista keskusteleminen ja ratkaisujen perusteleminen on jatkuvaa vuoropuhelua työntekijöiden kanssa.

Yritystä johtaessani minun on pohdittava myös yrityksen kannattavuutta. Osa työntekijöistä voi ajatella, että se on kaukana työhyvinvoinnin edistämisestä, vaikka näin ei ole. Kannattava yritys pystyy kehittämään työoloja ja sitä kautta tukemaan työntekijöiden jaksamista. Tarkoitukseni on auttaa työntekijöitä ymmärtämään, että kun keskitymme tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan, saamme enemmän aikaan ja samalla työhyvinvointi ja sitä kautta tuottavuus paranevat. Tunne oman työn hallinnasta ja valmiiksi saamisesta edesauttaa jaksamista. Mutta jos päivän lopussa on tunne, ettei ole saanut mitään aikaiseksi, olemme silloin keskittyneet vääriin asioihin, ja se alkaa kaihertaa mieltä ja jaksamista.

Jokainen työaamu on uusi mahdollisuus edistää omaa ja muiden työhyvinvointia. Tästä ajatuksesta saan itse valtavasti voimaa ja innostusta jaksamiseen.

Sanna Ainola-Ryth on Taloushallinta Uniikki Oy:n toimitusjohtaja ja partner, joka on toiminut jo lähes 20 vuotta tilitoimistoyrittäjänä. Taloushallinta Uniikki on auktorisoitu kirjanpito- ja taloushallintapalveluja tarjoava yritys, jonka missiona on auttaa yrityksiä menestymään tarjoamalla luotettavia, ammattitaitoisia ja ennakoivia taloushallinnon asiantuntijapalveluita.

Lisätietoja Taloushallinta Uniikista löydät osoitteesta: https://www.taloushallinta.fi/

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.