Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Työyhteisössä luottamus on enemmän kuin ihmisten välinen luottamus. Se on myös reiluja toimintatapoja, ennustettavia käytäntöjä ja läpinäkyviä rakenteita. Työpaikassa, jossa nämä toteutuvat, työnteko on sujuvaa ja yhdessä tekemisen henki vahvistuu – toisin sanoen ihmiset luottavat organisaatioon.

Harvoin tällaiset rakenteet ja käytännöt syntyvät sattumalta. Niitä on rakennettava tietoisesti osaksi työyhteisön arkea, kuten havaitsin perehtyessäni työyhteisöjen luottamuskulttuuriin kirjoittaessani aiheesta kirjaa. Seuraavassa esittelen kolme keinoa, joiden avulla työyhteisön luottamusta voi parantaa.

Kokonaisuus kaikille sujuvaksi

Työtä on mukavampaa tehdä, kun tietää miten oma tekeminen liittyy toisten töihin, asiakkaaseen ja lopputulokseen. Kiireessä kokonaisuus, jonka osana työskentelee, kuitenkin liian usein hämärtyy. Toisaalta jokaisella voi olla omasta mielestään selkeä näkemys kokonaisuudesta, mutta siitä keskusteltaessa huomataan, että näkemykset poikkeavat toisistaan. Ihmisten keskinäiset ristiriidat työpaikalla juontuvatkin usein siitä, että yhteinen keskustelu on jäänyt käymättä ja yhteistä kuvaa tavoitteista, prosesseista ja kunkin roolista ei ole muodostettu. Kun ymmärtää omat ja toisten tehtävät, vastuut ja arjen haasteet, on helpompi pelata yhteen.

Luottamuksen vahvistaminen kannattaa aloittaa selkeyttämällä yhdessä työprosesseja. Yksi keino on ohjatut keskustelut niin sanotulla simulaatiopeli-menetelmällä. ½ – 1 päivän tilaisuuteen kutsutaan kaikki tuotteen tai palvelun valmistuksessa mukana olevien tahojen edustajat ”pelaamaan”. Keskustelun ohjaajan jakaessa puheenvuorot jokainen ”pelaaja” kertoo kronologisesti vuorollaan mitä tekee ja miten työskentelee. Keskusteluun voidaan kutsua osallistujia myös havainnoijiksi, jotka kirjaavat kuulemansa perusteella ideoita kokonaisuuden kehittämiseksi.

Menetelmä on tutkitusti auttanut osallistujia rakentamaan yhteisen näkemyksen kokonaisuudesta ja keskinäinen luottamus on vahvistunut. Näin myös esiin nousseita kehittämisideoita on ollut sujuvampaa viedä eteenpäin.

Oman ja oikean porukan osallistaminen

Muutostilanteet ovat oivia hetkiä vahvistaa luottamusta – tai rikkoa se. Muutos herättää turvattomuutta, varsinkin jos kokee jätetyksi ulkopuolelle. Keskeistä on siis olla tietoinen ja tunnistaa, ketkä kannattaa kutsua mukaan muutokseen.

Toinen työkalu luottamuksen vahvistamisen tueksi on käyttää muutostilanteissa niin sanottua PAATI-muistilistaa eli tunnistaa viisi keskeistä muutoksen sidosryhmää. Jokaista ryhmää osallistetaan omalla rytmillä ja tavalla.

1. Päättäjät: muutoksen kannalta keskeisten päätösten tekijät ja foorumit.
2. Asiakasryhmät: asiakkaat ja loppukäyttäjät, joille muutos näkyy.
3. Asiantuntijat: ne, joiden asiantuntemus on kriittistä onnistuneelle muutokselle.
4. Toimijat: henkilöt, joiden työskentely tai työyhteisö muuttuu.
5. Informoitavat: tahot ja henkilöt, joita tulee informoida muutoksen vaiheista.

Luottamuksen ja muutoksen onnistumisen kannalta keskeistä on varmistaa, että oman työyhteisön asiantuntijat ovat mukana. Jos asiantuntijoita ei oteta kehittämiseen mukaan, he kokevat sen itseensä kohdistuvana luottamuspulana, mikä laskee tekemisen fiilistä.

5T-periaate osaksi arkea

Tekemissäni haastatteluissa useat ihmiset kertoivat tarinoita siitä, kuinka esimiehen tai kollegan systemaattinen ja peräksi antamaton tuki sai heidät ryhtymään tehtäviin, joihin he eivät olisi uskaltaneet lähteä ilman tukea. Tuloksena oli onnistumisen ilo, vahvistunut ammatillinen itseluottamus ja keskinäinen luottamus.

Kaikkien tarinoiden taustalta nousi esiin samoja asioita. Kiteytin ne 5T-periaatteeksi jokaiselle, joka haluaa saavuttaa toisten kanssa yhteisiä tavoitteita, olla tukena ja innostaa muita ylittämään itsensä. Tätä periaatetta kannattaa hyödyntää kolmantena keinona työyhteisön luottamuksen vahvistamiseen. 5T-periaate on kiteytetysti seuraava:

• Työnnä epämukavuusalueelle
  Haasta toinen jämäkästi, päättävästi ja lempeästi ottamaan osaamistaan laajemmin käyttöönsä uusissa tehtävissä.
• Tavoitteet selkeäksi
  Varmista että tavoitteet ovat selkeät ja priorisoitu. Varmista, että toinen keskustelee tavoitteista sidosryhmien kanssa ja ymmärrys on yhteinen.
• Tilan antaminen
  Älä mikromanageeraa. Anna toisen toteuttaa itse.
• Tuki
  Ole käytettävissä, mitä ikinä tulee vastaan.
• Tulosten läpikäynti yhdessä
  Rakentava palaute rakentaa luottamusta. Kun tekemistä viilataan pitkin matkaa, onnistuminen on varmempaa.

Jokainen esimies ja kollega voi olla toisille itseluottamusta vahvistava rinnalla kulkija. Kannattaa pistää hyvä kiertämään työyhteisössä. On mukavaa työskennellä yhteisössä, jossa on ympärillä hyvän ammatillisen itseluottamuksen omaavia työkavereita.

Luottamuksen rakentaminen on jokaisen työyhteisön jäsenen vastuulla. Koko työyhteisön kannalta keskeistä on kuitenkin johtajien ja esimiesten esimerkillinen ja tietoinen luottamusta rakentava käytös. Se levittää luottamusta lisääviä käytäntöjä työyhteisöön varmistaen, että niitä tulee osa jokaisen arkea – jolloin kaikki voittavat.

Minna-Kaarina Forssén johtamisesta ja työpsykologiasta väitellyt tekniikan tohtori, joka on työurallaan keskittynyt onnistumisia tukeviin toimintatapoihin ja muutoksen johtamiseen. Forssén on kirjoittanut yhteiskuntatieteiden tohtori Sari Kuuselan kanssa viime vuonna julkaistun Luottamuskulttuuri – työyhteisön voimavara -kirjan, johon kolumni pohjautuu. Kirjaa varten haastateltiin yli 50 henkilöä 20 organisaation eri tasoilta.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.