Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Neuvottelu on vuorovaikutusta, joka kuuluu jokapäiväiseen elämään. Neuvottelemme jatkuvasti niin töissä kuin kotona tai vaikkapa asiakkaana liikkeessä. Hyväksi neuvottelijaksi ei kuitenkaan synnytä, vaan jokainen voi kehittää taitojaan harjoittelemalla, parantamalla itsetuntemustaan, opettelemalla mielenhallintaa ja hyödyntämällä tunneälykkyyttään.

Neuvotteluissa on kyse vuorovaikutuksesta ihmisten välillä. Onnistuakseen neuvottelu vaatii meiltä ihmisyyden, mielen ja sosiaalisen vuorovaikutuksen ymmärtämistä. Olemme erilaisia persoonia, joilla on erilaisia tapoja hahmottaa maailmaa ja erilaiset kyvyt käsitellä kohtaamisia.

– Neuvottelutyylimme riippuu sekä persoonastamme että tilanteesta. Meillä jokaisella on tietynlaiset ydintaipumukset, jotka vaikuttavat neuvottelutyylimme. Lisäksi tyyliin vaikuttaa se, millaista vastetta olemme saaneet käytöksestämme. Jos henkilö on saanut tietyssä tilanteessa tavoitteitaan maaliin määrätietoisella ja painostavalla tyylillä, voi syntyä käsitys, että tällainen tyyli neuvotella takaa hyvän lopputuloksen, filosofian tohtori, valmentaja Harri Gustafsberg sanoo.

Gustafsberg on tutkinut pitkään mielen suorituskykyä ja kirjoittanut aiheesta monia kirjoja. Äskettäin hän julkaisi yhdessä Sami Sallisen kanssa Taktinen neuvottelu -kirjan, jossa perehdytään syvällisesti neuvottelutaitojen kehittämiseen.

– Taitava neuvottelija käyttää kaikkia neuvottelutyylejä ja osaa lukea tilannetta ja ihmistä, koska neuvottelun tarkoitus on, että molemmat osapuolet hyötyisivät päätöksestä tai ratkaisusta, johon neuvottelussa päädytään.

Neuvotteluun valmistautuminen

Neuvotteluun kannattaa valmistautua, sillä paremmin valmistautunut on aina askeleen edellä toista osapuolta. Valmistautumiseen kuuluu oleellisena osana tilannekuvan luominen.

– Tilannekuva tarkoittaa sitä, että meillä on selkeä näkemys siitä, minkälainen henkilö on vastassamme ja mitkä ovat vastapuolen intressit sekä mitkä ovat omat tavoitteemme. Lisäksi meidän tulee olla realisteja sen suhteen, mitä meillä on laittaa neuvottelupöytään.

Gustafsbergin mukaan ihmisillä on toisinaan väärät luulot ja he lähtevät neuvottelemaan isommista asioista kuin mihin heidän rahkeensa riittävät. Sen seurauksena he joutuvat pettymään.

– Henkilö voi lähteä ylimielisyyksissään neuvottelemaan väärällä tasolla. Jos neuvottelussa paljastuu, että henkilöllä ei ole mitään vaihdantaa vastapuolen kanssa ja tilanne hyödyttäisi vain henkilöä itseään eikä toista osapuolta, on selvää, ettei sopimusta synny. On aina syytä pohtia rehellisesti, millä tasolla pelataan, tapahtuuko se liigassa Ylöjärvellä, Suomen mestaruusliigassa vai NHL:ssä, Gustafsberg täsmentää.

Valmistautumisessa tärkeää on myös se, että omat tavoitteet on tarkoin määritelty. Jos vastapuoli on miettinyt tarkasti, mitä hän haluaa tapaamiselta, mutta itse emme ole, keskustelu kulkee vastapuolen ohjaksissa.

– Neuvottelun alkaessa, oli kyseessä sitten puhelu, Teams-palaveri tai kasvokkain kohtaaminen, meillä pitää olla selkeä näkemys siitä, mitä neuvottelulta haluamme. Tavoitteet ohjaavat paljon neuvottelujen kulkua. Henkilö, jonka tavoitteet ovat esimerkiksi sopimusluonnoksen tai kirjallisen ehdotuksen muodossa, varmistaa yleensä sen, että keskustelu käydään hänen ehdotuksensa pohjalta.

Selkeät tavoitteet auttavat myös tilanteessa, jossa tunteet ottavat vallan. Joskus saatamme keskittyä puolustamaan omaa näkökulmaa niin kiihkeästi, että jumitumme siihen. Siinä vaiheessa ei kyse ole enää faktoista, vaan on siirrytty tunnetasolle inttämään.

– Tunteet voivat saada vallan vaikeissa neuvotteluissa. Se kaventaa näköalaamme ja todellista tahtoa ratkaista asia. Mitä enemmän keskusteluun liittyy tunnetta, sen tärkeämpää on pitää alkuperäiset tavoitteet kirkkaana mielessä, Gustafsberg muistuttaa.

Keho-mieli-tilan säätely

Neuvotteluun valmistautumisessa on syytä kiinnittää huomiota keho-mieli-tilaan. Sen tietoinen säätely on hyödyllinen taito, joka auttaa myös sellaisissa tilanteissa, joihin ei ole ollut mahdollista valmistautua.

– Keho-mieli-tila on kokonaisuus, jossa mielen tietoisuuden prosessit ja tiedostamattoman ajattelun prosessit vaikuttavat kehollisiin, fysiologisiin ja emotionaalisiin muutoksiin ja vastaavasti kaikki keholliset ja fysiologiset muutostilat vaikuttavat mieleen ja siihen, miten mieli tulkitsee tilanteita, Gustafsberg selittää.

Voidaksemme olla hyviä neuvottelijoita ja vuorovaikuttajia meidän pitää ymmärtää omaa keho-mieli-tilaamme ja kuinka tarvittaessa säädämme ja viritämme sitä sekä miten pidämme huolen siitä, että olemme mahdollisimman optimaalisessa keho-mieli-tilassa.

– Taitavia neuvottelijoita kuvaillaan kylmän viileiksi ja rauhallisiksi. He hallitsevat neuvottelutilannetta tyyneydestä käsin. Eikä tyyneys ole pelkkä mielentila, vaan myös kehollinen tila. Varsinkin jos puhutaan sellaisista neuvotteluista, joissa ollaan tekemisissä vaikeiden asioiden kanssa, on äärettömän tärkeää, että meillä on kyky hallita fysiologisia reaktioita ja vireystiloja.

Jokainen voi opetella säätelemään stressiä ja kasvattaa omia keho-mieli-resursseja tietoisten prosessien kautta. Muutosprosessiin vaaditaan kuitenkin omaehtoinen halu ja riittävä määrä ymmärrystä, miten se tehdään. Itsensä ohjelmointi vaatii uusien tapojen luomista.

– Neuvottelussa meidän on oltava tilanteessa läsnä ja hallittava omaa järjestelmäämme. Siinä tilanteessa emme voi lähteä meditoimaan, joogaamaan tai kävelemään luontoon. Avain kehon säätämiseen on tietoinen hengittäminen. Oikea hengitystekniikka aktivoi vagus- eli kiertäjähermon, joka rauhoittaa sydämen ja elimistön toimintaa ja auttaa meitä pysymään rauhallisina.

Luottamus rakentuu monista asioista

Neuvottelupöydässä luottamus on pohja rakentavalle vuorovaikutukselle. Luottamus rakentuu kuitenkin yleensä jo paljon ennen kuin neuvottelukumppanit kohtaavat ensimmäisen kerran kasvokkain.

– Meillä jokaisella on oma maineasemamme, joka muodostuu siitä, mitä muut meistä kertovat. Jos olemme kuulleet pariltakymmeneltä ihmiseltä jotain huonoa vastapuolesta, niin keskinäisen luottamuksen rakentaminen on heikkoa. Jos taasen olemme kuulleet tästä henkilöstä hyvää, niin luottamus syntyy helpommin, Gustafsberg toteaa.

Jo pelkästään organisaation maineasemalla on merkitystä siihen, millaisesta asemasta käsin pääsemme neuvottelemaan. Jos edustamme esimerkiksi isoa, kansainvälistä yritystä, on lähtökohtamme parempi.

– Riippuen siitä, millaista organisaatiota tai instituutiota edustamme, pääsemme neuvottelemaan joko alisteisesta tai korkeammasta asemasta.

Onnistuakseen neuvottelutilanne vaatii myös täydellistä läsnäoloa. Silloin keskitymme syvällisesti toiseen ihmiseen ja luomme yhteyden häneen. Parhaimmillaan kehontilamme on sellainen, johon toisen henkilön on helppo lähteä mukaan.

– Huomion suuntaaminen on tarkkaavaisuutta ja olennaisen ymmärtämistä juuri siinä hetkessä. Jos emme pysy tarkkaavaisina haastavassa vuorovaikutustilanteessa, emme pysty viemään käsillä olevia asioita tietoisuuteemme käsiteltäväksi. Tällöin meiltä voi jäädä huomaamatta muutokset neuvottelun tunnelmassa, vastapuolen oivallukset tai sopimusehdotuksen piilomerkitykset.

Gustafsberg myös muistuttaa, että kuuntelemalla toista ihmistä, saamme selville sellaisia asioita, joita henkilö tietoisella tasolla ei edes tiedä viestivänsä.

– Toista ihmistä aidosti kuuntelemalla on mahdollista ymmärtää tämän sisäisiä ohjaustekijöitä, motiiveja, ja samalla rakentaa luottamusta, mikä on tie vaikuttamiseen.

Tunneälykkyyttä tarvitaan neuvottelussa

Ihmisen käyttäytymistä ja valintoja ohjaavat tunteet ja vuorovaikutuksessa tunteilla on valtava merkitys. Neuvottelutilanteessa tarvitaankin tunneälykkyyttä, joka tarkoittaa niin kykyä reflektoida omia tunteitaan ja aistia toisen tunteita kuin kykyä vaikuttaa sosiaalisten tilanteiden tunneilmapiiriin.

– Haastavissa vuorovaikutustilanteissa on usein kyse voimakkaista tunteista, jolloin meidän on pystyttävä vaikuttamaan nimenomaan tunteisiin. Jos tunteet ottavat vallan neuvotteluissa, näköala kapenee, empatia heikkenee ja käytettävissä olevien vaihtoehtojen määrä tuntuu vähenevän.

Tällaisissa tilanteissa neuvottelijat useimmiten kaivautuvat omiin poteroihinsa, jotka syvenevät sitä mukaa, kun halu suojella omia intressejä kasvaa. Kun vaatimuksesta tulee kunniakysymys, muuttuu keskustelu inttämiseksi eikä vastapuolen intressejä haluta enää ymmärtää.

– Jumiutuneessa tilanteessa korostuu vuorovaikutustaitojen merkitys. Tunnepitoisessa keskustelussa on pidettävä huoli siitä, ettei toinen osapuoli menetä kasvojaan. Neuvottelussa vastapuolelle on annettava tilaisuus kunnialliseen perääntymiseen, sillä jokainen meistä haluaa tuntea olevansa arvostettu ja kunnioitettu.

Tunteita voi myös käyttää hyödyksi ja polttoaineena monessa yhteydessä ja tilanteessa. Tätä on esimerkiksi vaikuttamisen psykologia, jota käytetään markkinoinnissa.

– Vaikuttamisen psykologia on sitä, että meille aiheutetaan vaikkapa epämiellyttävä tunne, ja sitten meille luvataan, että kun astumme tästä ovesta, niin pääset epämiellyttävästä tunteesta eroon. Tai se, että meidän unelmamme sytytetään ja meille sanotaan, että käymällä tuosta ovesta pääset lähemmäs unelmaasi. Näin voimme vaikuttaa myös neuvottelussa.

Jälkikäsittely auttaa oppimaan

Hyväksi neuvottelijaksi kehittyy vain oppimalla ja siihen tarvitaan toistoja ja harjoittelua sekä sopivia malleja. Neuvottelutaidon oppimisessa keskeistä on myös jälkikäsittely.

–  Tilanteen läpikäyminen on erittäin tärkeää oppimiselle ja palautumiselle. Se tapahtuu kolmessa vaiheessa. Ensin käydään läpi tilanne sellaisena kuin se tapahtui. Sitten säädetään keho-mieli-tila hengityksen avulla oppimiselle otolliseksi. Ja kolmanneksi suoritetaan mielen uudelleenohjelmointi optimaaliseen suoritukseen mielikuvien avulla.

Tarkoitus on käydä tietoisesti ja keskittyneesti läpi kaikki neuvottelutilanteen vaiheet, mitä tapahtui, mitä teimme ja miltä se tuntui. Prosessin ideana on auttaa hyväksymään tapahtunut mahdollisimman nopeasti ja avoimesti. Vaikka epäonnistumisista tai epämiellyttävistä tunteista ei pidä, ne on opittava hyväksymään.

– Seuraava vaihe on keho-mielen säätäminen. Huomio siirretään syvään ja rauhalliseen palauttavaan hengitykseen, jossa uloshengitys on hieman sisäänhengitystä pidempi. Tämä auttaa hermostoa rauhoittumaan ja samalla aktivoidaan oikeat aivoalueet uudelleenohjelmointia varten.

Uudelleenohjelmointi tarkoittaa sitä, että keho-mielelle annetaan uusi, myönteinen, rakentava ja vahvistava muistijälki. Tilanne käydään uudelleen läpi mielikuvana siten, että kaikki sujuu mahdollisimman hyvin.

– Huijaamme itseämme niin, että hermostomme muistaa parhaan mahdollisen kokemuksen tästä tilanteesta. Näin meillä on paremmat lähtökohdat lähteä seuraavaan neuvotteluun.

Gustafsbergin mukaan voimme aina kehittää kommunikointiamme täsmällisemmäksi, ymmärrettävämmäksi ja vaikuttavammaksi. Ei kuitenkaan ole olemassa mitään valmista mallia, joka ratkaisisi ongelmat neuvottelijana ja ihmisenä, vaan meillä pitää olla sydämen tahto oppia paremmaksi vuorovaikuttajaksi, kommunikoijaksi ja neuvottelijaksi.

–  Jo kiinnostus ja halu ohjaa ihmistä niin, että oppimista alkaa tapahtua. Kannattaa ottaa tavoitteeksi lisätä neuvotteluhetkiä arkeensa, liittyivät ne mihin tahansa. Suorituskyky kasvaa ainoastaan harjoittelun ja toistojen kautta. On viisasta valmistautua tulevaan, sillä kohtalonhetkiä tulee joka tapauksessa, olemme valmiita tai emme.

Valmistautuminen suoritukseen aloitetaan kehon säätämisellä ja avain siihen on oikea hengittäminen, joka aktivoi vagus- eli kiertäjähermon. Oikea hengitystekniikka rauhoittaa sydämen ja elimistön toimintaa ja auttaa meitä pysymään rauhallisena.

Jos joudumme äkkinäiseen tilanteeseen, sen haltuunotto tapahtuu vagushermon tietoisella aktivoinnilla, jota kutsutaan vagaaliseksi jarrutukseksi. Vagaalinen jarrutus tehdään resetoivan hengityksen avulla.

Hengitä voimakkaasti sisään siten, että keuhkojen alaosa eli vatsan seutu täyttyy ilmasta. Jatka sisäänhengitystä niin, että keuhkojen yläosa täyttyy. Pidätä hengitystä hetki ja aloita tasainen ja rauhallinen uloshengitys, jonka tulee olla pidempi kuin sisäänhengitys. Purista vatsalihakset yhteen, jolloin ikään kuin painat sykkeen alas.

Jos keho ei rauhoitu yhdellä resetoinnilla, voit toistaa sen.

Kehon resetointia voi hyödyntää esimerkiksi haastavassa neuvottelutilanteessa, jossa on pysyttävä valppaana ja rauhallisena.

Lähde: Harri Gustafsberg, Sami Sallinen, Taktinen neuvottelu, Otava

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.