Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Yksi tärkeimpiä taitoja työelämässä on priorisoimisen taito – sen erottaminen, mikä on olennaista ja tärkeää, siitä, mikä ei ole niin tärkeää juuri nyt. Teemme jatkuvasti isoja ja pieniä päätöksiä työmme arjessa, mutta olemmeko tietoisia, millä perustein teemme näitä päätöksiä?

Vuosia sitten kuulin sanonnan, joka kolahti minuun jostain syystä poikkeuksellisella tavalla. Uskon, että tuolla sanonnalla on annettavaa toisillekin – niin työelämässä kuin laajemminkin. Kyseinen viisaus kuuluu: Älä anna kiireellisten asioiden mennä tärkeimpien asioiden edelle.

Lauseen on sanonut amerikkalainen koripallovalmentaja Kay Yowin, mutta se on kuultu hieman eri sanoin myös Yhdysvaltojen presidenttinä toimineen Dwight D. Eisenhowerin suusta: “Harvoin se, mikä on kiireellistä, on tärkeää ja harvoin se mikä on tärkeää, on kiireellistä”.

Eisenhowerin matriisi auttaa priorisoimaan

Eisenhowerin ajatuksen pohjalta on luotu työelämän sovellutuksiin ja työn priorisointiin tarkoitettu Eisenhowerin matriisi. Eisenhowerin matriisi on mitä oivallisin työkalu oman toiminnan priorisointiin sekä tärkeiden ja ei-niin-tärkeiden asioiden erottamiseksi toisistaan.

Eisenhowerin matriisi soveltuu hyödynnettäväksi niin arkipäiväisellä tasolla työtehtävien priorisoinnissa kuin myös suurempia elämän arvokysymyksiä pohdittaessa. Suosittelen kokeilemaan, mutta tutustutaan malliin ensin:

Eisenhowerin matriisissa asiat jaotellaan kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan neljään kategoriaan ja jokaiselle kategorialle on luotu oma toimenpidesuosituksensa.

1. Tärkeät ja kiireelliset tehtävät on syytä hoitaa heti.
2. Ei-kiireelliset ja ei-tärkeät asiat on järkevää poistaa työlistalta eli deletoida.
3. Tärkeät, mutta ei-kiireelliset tehtävät on syytä aikatauluttaa ja kalenteroida.
4. Kiireelliset, mutta ei-tärkeät työtehtävät on syytä pyrkiä delegoimaan.

Arjen realiteetti on kuitenkin se, ettei työtehtävien kategorisointi ole näin mustavalkoista eikä aina löydy niitä lisäkäsiä, joita tarvittaisiin kiireellisten, mutta ei-tärkeiden asioiden hoitamiseen. Usein tärkeät ja ei-kiireelliset sekä ei-tärkeät, mutta kiireelliset työtehtävämme syövät samoja rajallisia resurssejamme ja joudumme tekemään kompromisseja. Meillä ihmisillä on myös taipumus siihen, että mikäli emme tee tietoisia valintoja toimintamme suhteen, usein kiireelliset asiat menevät tärkeiden asioiden edelle – vaikka se ei olisi suotavaa.

On tyypillistä, että ilman hyvin tehtyä priorisointia ihminen ei luontaisesti tule tehneeksi itselleen edullisimpia ja tärkeimpiä asioita, vaan valitsee tärkeiden asioiden sijaan mieluisimmat, helpoimmat tai kiireellisimmät asiat hoidettavakseen – ja menee usein sieltä, mistä aita on matalin.

Pysähdy miettimään ajankäyttöäsi

Meillä näyttää olevan melko systemaattinen taipumus itsellemme epäedullisten päätösten tekemiseen ja riski haitalliseen putkinäköisyyteen omassa toiminnassamme: Käsillä olevat ja tulevat asiat hämärtävät usein arviointikykymme siitä, mikä on oikeasti tärkeää ja kuinka omaa toimintaamme tulisi priorisoida ja järjestää.

Usein yksilöt ja organisaatiot pysähtyvät miettimään omia prioriteettejaan ja toiminnantapojaan turhan myöhään. Joskus nämä pysähdykset tapahtuvat vasta siinä vaiheessa, kun on jo liian myöhäistä, jolloin myöhästymisen ja vauhtisokeuden hinta joudutaan maksamaan muodossa tai toisessa.

Entäpä jos sinä opettelisit analysoimaan omaa työtäsi ja ajankäyttöäsi jo ennakoivasti? Säännöllinen pysähtyminen ja tilannekatsauksen tekeminen omiin tekemisen tapoihin, prioriteetteihin ja valintoihin kannattaa.

Vinkki: Oman työn priorisointiin voi kokeilla myös toista työkalua. Piirrä paperille kaksi ympyrää. Toisen ympyrän voit jakaa erilaisiin sektoreihin kuvastamaan nykyistä ajankäyttöäsi työssäsi – toinen puolestaan on tavoitetila, johon pyrit ajankäyttösi suhteen.

Tämän visualisoinnin pohjalta tehtäväksesi jää miettiä, mitä ero nykytilan ja tavoitetilan välillä tarkoittaa ja miten voit ottaa ajankäytössäsi oikeita askelia kohti visualisoimaasi tavoitetilaa.

#Koeaika – käytännön tutkimusmatka suomalaiseen työelämään

Jaakko Sahimaan kontribuutio hyvän tulevaisuuden työelämän ja yhteiskunnan rakentamiseen muodostuu työyhteisöjen ja johtamisen kehittämisestä organisaatiopsykologina, akateemisen tutkimuksen tekemisestä liittyen työelämän mielekkyyteen ja merkityksellisyyteen sekä käytännönläheisestä #Koeaika-tutkimusmatkasta, jonka Sahimaa toteuttaa vuoden 2021 aikana.

#Koeaika-projektin puitteissa Sahimaa tekee 12 kuukauden aikana 12 erilaista työtä 12 eri toimialalla ja tarkastelee ruohonjuuritasolla sitä, miltä suomalainen työelämä näyttää ja mihin suuntaan se on menossa. Vuoden mittaisen matkan jälkeen hän kokoaa päätelmänsä suomalaisen työelämän nykytilasta ja sen tulevaisuudesta kirjan kansiin sekä dokumentin muotoon.

Sahimaan tutkimusmatkaa pääset tämän vuoden aikana seuraamaan osoitteessa https://duunitori.fi/koeaika sekä Sahimaan henkilökohtaisissa somekanavissa Instagramissa, Twitterissä, Facebookissa ja Linkedinissä.

Lue myös Sahimaan aiemmin julkaistut kolumnit Kenen ehdoilla työelämää kehitetään?, Mihin suomalainen työelämä on menossa? ja Turvaudu toivoon kaaoksen keskellä.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.