Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Moni on viime aikoina kiitellyt onneaan, että virtuaaliset työvälineet ovat tänä päivänä niin kehittyneitä. Ne mahdollistavat monenlaisen työnteon etäältä ja yhteydenpidon toisiimme aikana, jolloin kasvokkain tapaamisia vältetään. Viestintätaitomme joutuvat kuitenkin koetukselle, kun yhteydenpito tapahtuu pääosin virtuaalisesti.

Olemme esimerkiksi oppineet, että asia kannattaa ilmaista tiiviisti ja selkeästi. Kuitenkin viestejä saadessamme huomaamme välillä, että toisen ytimekäs viesti voi tuntua tylyltä. Kirjoitetussa viestissä sanat, jotka kasvotusten tuntuisivat ystävälliseltä tai neutraalilta, tulkitaan negatiivisemmin. Tulkitsemme ja luemme kasvokkain tunnesävyjä niin automaattisesti, että unohdamme pelkkien sanojen välittävän niitä huonosti.

Nonverbaalinen vuorovaikutus ei välity kirjoittamalla. Olemmekin huomanneet, että sähköposteihin on ilmaantunut lisää adjektiiveja, tunnesanoja ja erilaisia toivotuksia. Se ei ole lainkaan turhaa, vaan taitava viestijä luo kasvokkaisen vuorovaikutuksen tunnesävyä sanoilla. Ota mieluummin riski liiasta ystävällisyydestä, kuin jätät tunnesanat pois.

Hymiöt toimivat myös, mutta niiden käyttö haastaa joskus ammatillisessa kontekstissa. Saatat joutua miettimään, onko asiallista viljellä nauruhymiöitä viestissä toimitusjohtajalle tai vaikkapa potilaalle. Läheisten kanssa viestinnän voi ottaa rennommin, koska osaamme tulkita tuttuja ihmisiä helpommin kuin vieraampia kollegoita tai asiakkaita.

Kynnys madaltunut sekä hyvässä että pahassa

Monet viestikanavat madaltavat kynnystä yhteydenottoon ja kommunikointiin, mikä on hieno asia. On myös todettu, että virtuaalisessa yhteydessä on helpompi ilmaista hankaliakin asioita nolostumatta. Uskallamme julistaa #minäkinolenkäynytterapiassa virtuaalisen muurin takaa ja osoittaa siten tukeamme tietomurron uhreille.

Kynnys madaltuu kuitenkin sekä hyvässä että pahassa. Myös kriittisiä mielipiteitä ilmaistaan paljon ja on helppo kirjoittaa kielteinen kommentti hetken mielijohteesta sosiaaliseen mediaan tai lähettää suutuspäissään kiukkuinen viesti. Moni asia, joka jäisi kasvokkain sanomatta ja kuulematta, löytää tiensä kaikkien nähtäville virtuaalisessa maailmassa.

Kirjoitettuun viestiin saatetaan myös suhtautua vakavammin, kuin yksittäiseen ääneen sanottuun kommenttiin. Kun ajatuksesi on mustaa valkoisella, se myös säilyttää painoarvonsa eri tavalla, kuin yksittäinen keskustelussa sanottu mielipide. Viestistä voidaan ottaa valokuva ja sosiaalisen medioiden postauksia jaetaan ahkerasti. Aina emme harkitse riittävästi, ennen kuin julkaisemme ajatuksemme.

Videoyhteyden sietämätön keveys

On helppo järjestää videopalaveri, joka tuhlaa muiden aikaa. Kynnys kutsua videokokoukseen on matalampi, koska kenenkään ei tarvitse matkustaa paikan päälle tai järjestää palaveripullaa osallistujille. Keskittyminen, läsnäolo ja aktiivinen osallistaminen etäpalaverissa eivät välttämättä kuitenkaan onnistu samoilla keinoilla kuin kasvokkain pidetyssä kokouksessa.

Rento kuulumisten vaihto ja tunteiden huomiointi voi jäädä kokonaan pois. Orientoituminen käsiteltäviin asioihin on haastavaa tietokoneen ruudun takaa, ellei sitä ole erikseen fasilitoitu. Ilman katsekontaktia ei välttämättä synny tunnetta, että juuri minun mielipidettäni kaivattaisiin. Puheenvuorojen jakaminen vaatii suunnittelua eri tavalla, kuin kasvokkaisessa kontaktissa. Emme tahdo arjessa oikein muistaakaan, miten automaattisesti kommunikointi lähietäisyydellä sujuu.

Videoyhteys mahdollistaa toisten ilmeiden, eleiden ja äänenpainojen välittymisen. Se kuitenkin myös rasittaa meitä, koska yritämme saada ne samalle tasolle kuin läsnä ollessamme. Pitkät Zoomit ja Teamsit kaipaavat enemmän taukoja ja vaihtelua kuin tavallinen keskustelu kokouksessa.

1. Tuo tunnesävy viestiin sanoilla. Aloita viesti tervehdyksellä ja päätä se toivotukseen. Vaikka et kasvokkain tulisikaan toivottaneeksi hyvää työviikon jatkoa tai mukavaa syksyä, niin kirjoitetussa viestissä se on hyvä tapa korvata ystävällinen hymysi.
2. Ilmaise mielipiteesi tyylikkäästi. Pelkän töksäytyksen sijaan voit kirjoittaa, että kyse on yhdestä näkökulmasta asiaan tai ilmaista ajatuksesi tyyliin ”huomaan ajattelevani tässä kohtaa, että…”
3. Vältä tunnekuohuissa toimimista. Jos huomaat viestiä kirjoittaessasi kiukkua tai suuttumusta, ota etäisyyttä tunteeseen ennen kuin toimit. Pohdi, kenen silmiin tekstisi ehkä osuu ja haluatko ylipäätään, että ajatuksesi ovat ”mustaa valkoisella”.
4. Suunnittele videopalaverit hyvin. Kutsu vain tarpeelliset henkilöt ja huolehdi heidän valmistelustaan jo ennen kokouksen alkua. Luo orientaatioksi jokin tapa ilmaista tunteita. Koko päivän koulutuksissa kannattaa miettiä, mitkä osuudet todella edellyttävät videoyhteyttä.
5. Aktivoi jatkuvasti osallistujia videopalavereissa. Chat tai äänestykset tarjoavat hyviä tapoja osallistua lyhyesti ilman puheenvuorokaaosta. Pelkän diaesityksen takia ei kannata pitää ihmisiä linjoilla. Vaihda esitystapaa ja pidä taukoja säännöllisesti.

Satu Pihlaja on erikoispsykologi ja tietokirjailija, joka on toiminut psykologina, psykoterapeuttina ja kouluttajana. Pihlaja on valmentanut yksilöitä, ryhmiä ja organisaatioita toimimaan tavoitteellisesti sekä tehnyt kehittämistyötä verkkopalveluiden parissa. Pihlaja on julkaissut kirjan Aikaansaamisen taika, joka käsittelee itsensä johtamisen taitoja.

Lisätietoja Pihlajasta löydät osoitteesta https://www.satupihlaja.com/.

Lue myös Pihlajan aiemmin julkaistut kolumnit Muutos ei synny pakottamalla ja Valitse viisaasti.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.