Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Useissa työyhteisöissä halutaan vaalia avoimuutta ja moni toivookin enemmän palautetta. Sanotaan, että hyvin annettu palaute on lahja, joka mahdollistaa muutoksen ja kehittymisen. Lahjoja on tavallisesti mukava antaa ja saada, mutta miksi kuitenkin nämä työyhteisössä jaetut lahjat saavat usein aikaan erimielisyyksiä ja jättävät jälkeensä loukkaantumisen, ärtymyksen tai syyllisyyden tunteita kiitollisuuden ja tyytyväisyyden sijaan?

Kukapa meistä ei olisi joskus saanut epämieluisaa lahjaa. Kun lahjapaketista paljastuu odotetun timanttisormuksen sijaan pölynimuri, pettymystä voi olla vaikea pukea sanoiksi rakentavasti. Harmillisen usein lahjaksi tarkoitettu palaute ei työyhteisössäkään toimi toivotulla tavalla.

Vaikka negatiivinen – kriittinen, korjaava tai rakentava palaute, mitä termiä kukakin käyttää – on usein haastava sekä antaa että vastaanottaa, myös positiivinen ja kannustukseksi tarkoitettu palaute saattaa toisinaan valua hukkaan. Kollegan positiiviseen kohteliaisuuteen tulee helposti vastattua vähättelevästi tai työstä saadut kehut kuitataan olan kohautuksella ja ryhdytään miettimään, millainen koira sanojen taakse onkaan haudattu.

Ilmapiiri vaikuttaa palautteen antoon

Palautetta annetaan niukasti työyhteisöissä, joiden ilmapiiriä hallitsee pelko, kateus tai välinpitämättömyys. Tällaisessa ympäristössä myönteisen palautteen koetaan olevan itseltä pois ja palautteen saajan ajatellaan tulevan siitä vain entistä ylpeämmäksi. Korjaavaa palautettakaan ei haluta antaa, koska toisen pelätään suuttuvan tai loukkaantuvan ja itselle lankeaa hankalan tyypin ja riidanhaastajan leima. Myös kyvyttömyys vastaanottaa palautetta nostaa kynnystä antaa sitä, mikä lopulta vaikuttaa kielteisesti kaikkeen kommunikaatioon ja yhteistyöhön.

Parhaimmillaan palautteen antaminen ja vastaanottaminen kertovat kuitenkin siitä, että toisesta välitetään ja toimintaa ja yhteistyötä halutaan kehittää. Asiallisesti annettu palaute voidaankin siis lähtökohtaisesti nähdä positiivisena asiana.

Palautteen antamiseen on olemassa erilaisia malleja, joista tunnetuimpia lienee hampurilaismalli. Se on kuitenkin pelkistetty kuva siitä, mitä palautteenantamisessa tulee huomioida. Selkeä tavoite ja rakentava sekä ratkaisukeskeinen asenne on hyvä alku, mutta parhaimmillaan palaute on yksinpuhelun sijaan keskustelu, jossa molemmat osapuolet ovat tasavertaisesti läsnä. Kun palautteen vastaanottaja käsittelee itse aktiivisesti asiaa, hän todennäköisemmin myös sitoutuu siihen ja toivottu lopputulos voidaan saavuttaa.

Mutta ennen kuin lopputuloksesta voidaan edes puhua, pitää ottaa huomioon tunteet, jotka usein kokonaan unohdetaan palautteen antamisessa ja vastaanottamisessa.

Palaute menee ihon alle

Ihmiselle on tyypillistä pitää omaa tapaansa toimia ja ajatella oikeana ja hyvänä, ja omasta poikkeavaa vääränä ja huonona. Kun toimintatapoihimme, työmme jälkeen tai tulokseen puututaan, koemme sen uhkana. Hyvää tarkoittava kollega tai huolestunut esimies näyttäytyykin äkkiä mielemme valkokankaalla vihollisena ja aistiessamme uhan olemassaolon puolustaudumme hyökkäämällä, kieltämällä, selittelemällä tai vaikenemalla. Harmistumme ja loukkaannumme, minkä seurauksena emme enää ymmärrä kuulemaamme selkeästi. Havainnoimme reviirillemme tullutta vihollista varauksellisesti ja tulkitsemme uhkana jokaisen kulmakarvan kohotuksen, raskaan huokauksen ja äänenpainon muuttumisen. Kuulemme rivien välistä sen, mitä eniten pelkäämme kuulevamme.

Kun koemme itsemme ahtaalle ajetuksi, ongelmanratkaisu- ja yhteistyökykymme heikkenevät. Tunnelatautuneessa tilanteessa myös työmuistin kapasiteetti laskee ja jälkeenpäin saatamme muistaa vain ahdistuksen tunteen, mutta yksityiskohdat keskustelusta tai esille nostetuista asioista ovat kadonneet mielestämme.

Osapuolilta vaaditaan tunneälyä

Monet ihmiset reagoivat palautteeseen tunteella, mikä on luonnollista. Normaalia tunnereaktiota ei tarvitse, eikä usein edes voi välttää. Kun uskallamme kohdata hyväksyvästi omat ja toisen negatiiviset tunteet, ne yleensä laimenevat ja voimme yhdessä lähteä pohtimaan tilanteen vaatimaa ratkaisua.

Koska voimakkaita tunteita herättävät asiat jäävät helpommin mieleemme, olisi hyvä pystyä kohtaamaan ja käsittelemään negatiiviset tunteet siten, että ne muuttuvat positiiviseksi energiaksi ja motivoivat muutokseen. Tämä vaatii kaikilta osapuolilta tunneälyä eli taitoa tunnistaa ja käsitellä omia tunteita sekä kykyä kohdata, käsitellä ja hyväksyä myös toisen ihmisen tunteita.

Etenkin palautteen antajan kannattaa miettiä jo etukäteen vastapuolen mahdollista tunnereaktiota ja sitä, miten toimia tunteita herättävässä tilanteessa rakentavasti. Kohdatuksi tuleminen tunteiden tasolla on rauhoittavaa. Kun palautteen antaja osoittaa toiselle, että ymmärtää häntä ja hyväksyy hänen tunteensa, ärtymyksen ja loukkaantuneisuuden tunne voi muuttua lopulta helpotuksen ja luottamuksen tunteiksi.

Ennen kuin lahjoja alkaa jakaa, on hyvä tehdä itselleen selväksi, onko tavoitteena päästä napauttamaan toista tai purkaa omaa pahaa oloaan toiseen vai etsiä yhdessä ratkaisua ongelmaan ja pyrkiä ymmärtämään toisen ihmisen käyttäytymistä paremmin. Ja mikä tärkeintä, muistaa, että palaute tuntuu aina vastaanottajassa!

Mari Lämsä on valmentaja, kouluttaja, kirjailija ja yrittäjä, joka luotsaa yksilöitä ja työyhteisöjä kehittämään ajattelu- ja toimintatapojaan kohti omaa potentiaaliaan ja yhteistä hyvää. Hän on julkaissut kirjan Naurun hyvää tekevä voima – löydä tie elämäniloon (Viisas Elämä 2017). Lisätietoa Lämsästä löydät osoitteesta www.intovaattori.fi. Lue myös Lämsän aiemmat kolumnit Mihin kaikkeen pystymmekään? ja Ammatillinen käytös kunniaan.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.