Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Olen aina tiennyt, että projektipäällikön työ on jännittävää tekemistä. Tiedoksi heille, jotka kuvittelevat, että kyseinen henkilö istuu työpöydän ääressä ja palavereissa päivät pitkät päivittämässä projektistatuksia ja värittelemässä PowerPoint-liikennevaloja keltaisesta punaiseen ja vielä vihreäksikin, väärässä olette. Ainakin, jos kyseessä on erp-järjestelmäprojekti, joka ei ole syntynyt onnellisten tähtien alla. Olen ollut osallisena useassa. Yksikään ei ole vielä syntynyt vaivatta.

Erp- eli toiminnanohjausjärjestelmäprojektit ovat siitä hankalia, että ne koskettavat laajalti koko organisaatiota. Lisäksi järjestelmät ovat yleensä päivittäisessä ja ahkerassa käytössä ja niiden data on korvaamatonta koko yrityksen toiminnalle. Jos homma menee karille, seuraukset voivat olla arvaamattomat. Olemme lukeneet lehdistä, miten lääketehtaan erp-projekti vaaransi valtakunnan lääkejakelun ja potilasturvallisuuden tai miten kaupungit peruvat ja purkavat miljoonia maksaneita projektisopimuksiaan, kun järjestelmä ei sitten lopulta yltänytkään siihen, mistä oli sovittu.

Toiminnanohjausjärjestelmän osalta hankalaksi tekee tilanteen juuri toiminta. Otetaan esimerkki. Jos yrityksessä sovitaan käytäntö, joiden mukaan palaverit pidetään aina maanantaisin kello 9, mutta käytännössä ne pidetäänkin usein kello 10, mitään ongelmaa ei yleensä synny. Toiminta joustaa, koska kaikki ymmärtävät, että tilanteet vaihtelevat. Mutta laitetaanpa sama toiminta järjestelmään. Mikään ei jousta, koska järjestelmä ei ymmärrä, että tilanteet vaihtelevat. Paitsi tietysti nykyiset ketterät digihärpäkkeet saattavat jo ymmärtääkin. Erp-järjestelmät eivät yleensä ole ketteriä, saati joustavia.

Projektipäällikön työ onkin lähinnä jännittävää matkaa mahdottomuudesta toiseen. Juuri kun on sovittu, että seuraavassa päivityksessä saadaan tietyt bugit päivitettyä, tuleekin tieto siitä, että itseasiassa ei saatu kuin yksi korjaus, joka sekin tarkemmassa tarkastelussa osoittautuu väärin korjatuksi. Tai kun olet kerännyt testiryhmän kovalla työllä saman pöydän ääreen seuraamaan ratkaisevan lopputestin läpikäyntiä ja homma kosahtaa ensimmäiseen toiminnallisuuteen, siihen, joka toimi viime viikolla. Puhumattakaan siitä, että aikataulut venyvät, tehdyt korjaukset osoittautuvat käytännössä mahdottomiksi eikä mikään määrittely osoittaudu riittävällä tasolla tehdyksi.

Arki on muuttunut jännittäväksi, sillä ei voi koskaan tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kun tätä rallia juostaan kiihtyvällä tahdilla muutama kuukausi, alkaa turhaumien lisääntyessä väsymys iskeä kokeneimpaankin projektiporukkaan. Mutta miten pitää porukka vireessä, saada tiimi ponnistamaan vielä yli yhden testicasen, yhden puuduttavan projektipalaverin, yhden dokumentaation verran eteenpäin. Kuinka paljon riskiä voidaan ottaa aikataulun kanssa, minkä verran pitää varata aikaa takaiskuihin, miten saada kaikki yhtäaikaiset palaset napsahtamaan kohdilleen.

Kun kaikkensa on tehnyt ja sitten lässähtää, ei ole helppoa nousta takaisin juoksuradalle. Takaiskut syövät motivaatiota, lisäävät turhautumista ja vaativat veronsa. Meidän tapauksessamme tiimiltä kysyttiin, mitä tarvitaan, että jaksamme vielä muutama viikko. Otetaanko työohjausta, hierontaa vai taukojumppaa, jotta päästään eteenpäin. Naisvaltainen tiimi vastasi liki yhteen ääneen: nyt tarvitaan suklaata! Siispä meillä on nykyisin salainen suklaakeiju, joka huolehtii siitä, ettei meiltä ainakaan suklaa lopu.

Eeva Heinonen toimii järjestelmäasiantuntijana ja on opiskellut työn ohessa monimuotokoulutuksessa ammattikorkeakoulussa. Sen lisäksi hän toimii ammattijärjestäjänä ja luennoi aiheesta kansalaisopistoissa. Lue Heinosen edellinen blogikirjoitus Mitä me tästä sovittiin?

Jos tykkäsit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.