Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Huomaatko usein miettiväsi, että jokin asia olisi jo pitänyt tehdä? Tuntuuko, ettet oikein saa mitään aikaan? Nolottaako, kun jokin työtehtävä roikkuu tekemättömänä vielä parin kuukauden jälkeenkin? Häiritsevätkö sälähommat, puhelut ja viestit jatkuvasti keskittymistäsi?

Älä huoli, parempaa ajanhallintaa voi harjoitella ja se on yllättävän helppoa. Tärkeimmät työkalut sijaitsevat mielessäsi ja ovat aina mukanasi.

Pitäisi olla jo!

Olet matkalla tapaamiseen, vähän myöhässä ja yrität saada liikenteen kulkemaan nopeammin ajatuksen voimalla. Tuskailet ehkä jonkin tehtävän kanssa, jonka olisi pitänyt tulla valmiiksi jo eilen. Samalla energiaa kuluu jatkuvasti hukkaan, kun yrität vaikuttaa sellaiseen, mihin todellisuudessa et voi vaikuttaa.

Ajanhallinnan tärkein oivallus on se, että aikaa ei voi hallita. Kello on sen verran kuin on ja aika kulkee omaa vauhtiaan. Eilinen meni jo, eikä tekemättömyyden tuskailusta tai itsen soimaamisesta ole apua – se jos mikä on hukkaan heitettyä aikaa.

Tekemistään kuitenkin voi hallita – ei kylläkään niitä eilisiä tekemisiä, vaan sitä mitä teet tänään tai juuri nyt. Päätä mitä teet seuraavaksi ja ryhdy työhön, vaikka ihan pienin askelin. Kun vaihdat perspektiivin tästä hetkestä eteenpäin, niin löydät edestäsi sen tilan, jossa voit vaikuttaa omaan toimintaasi.

Siinä sivussa

Kuvittelemme joskus, että jokin asia hoituu muiden töiden ohella. Sitten tuskastumme, kun näin ei tapahtunutkaan. Todellisuudessa vain sellaiset asiat, jotka osaamme todella hyvin ja jotka ovat muuttuneet rutiiniksi, sujuvat muun tekemisen ohessa.

Pääset helpommalla, kun merkitset kalenteriisi ajan, jolloin aiot hoitaa näitä ”siinä sivussa hoidettavia” asioita. Jos muistettavaa on paljon, kirjoita lista, josta sitten poimit tekemisiä yksi kerrallaan. Asiat kuormittavat mieltäsi vähemmän, kun tiedät, että ne katoavat listalta vasta kun itse ruksaat ne yli.

Harmilliset keskeytykset

Puhelin soi vähän väliä, sähköpostit kilahtelevat postilaatikkoon ja sosiaalista mediaa tulee vilkuiltua kaiken lomassa. Kuulostaako tutulta? Jatkuvat keskeytykset vaivaavat yhä suurempaa osaa työntekijöistä ja lisäksi keskeytämme itse itsemme lukuisia kertoja päivässä. Tutkimusten mukaan takaisin tehtävään syventymiseen voi kulua jopa 20 minuuttia. Kuulostaa ajanhukalta.

Pienet ja tutut tehtävät sujuvat hyvin keskeytysten lomassakin, mutta suuremmat, keskittymistä ja luovuutta edellyttävät tehtävät vievät aikaa. Varaa itsellesi päivän aikana jaksoja, jolloin annat itsellesi luvan keskittyä rauhassa johonkin huomiotasi kaipaavaan projektiin. Jos mieleen tulee jokin asia, voit kirjoittaa sen ylös ja palata siihen työrupeaman jälkeen.

Keinoja tehtävien hallintaan

Tämä hetki nollapisteeksi 
Siivoa mielestäsi eilisen ja viime viikon tekemättömät asiat ja päätä, mitä aiot tehdä tänään. Valitse aikataulutettujen palavereiden lisäksi kolme tehtävää, jotka aiot hoitaa. Jos hommat ovat isoja, pilko niin pieniksi askeliksi, että voit tehdä niitä 15 minuutissa. Muista olla tyytyväinen jokaisesta pienestä edistysaskeleesta, niin energiatasosi pysyy korkealla.

Säläpäivä
Pieniä hoidettavia asioita kertyy helposti ja ne kuormittavat tulemalla mieleen silloin, kun sitä vähiten kaipaat. Listaa tehtävät ja varaa aika, jolloin hoidat niitä yksi kerrallaan. Mikäli jotkut asioista ovat niin hankalia, että lykkäät niitä kerta toisensa jälkeen, käytä ”yksi ikävä asia päivässä” -menetelmää, jonka avulla hoidat yhden hankalan jutun päivässä. Mieli palkitsee, kun lista lyhenee.

Anna itsellesi lupa keskittyä
Varaa itsellesi aika, jolloin teet vain yhtä projektia. Laita puhelin ja sähköposti kiinni ja ota tarvittavat välineet saapuville. Muista että lyhytkin aika voi olla tehokas, kunhan vain keskityt intensiivisesti.

Kiritä itseäsi rutiinitehtävissä
Saat lisää aikaa tekemällä hyvin osaamasi asiat nopeasti. ”Kirjoitan kokousmuistion puhtaaksi puolessa tunnissa” tai ”teen kuukauden matkalaskut valmiiksi ennen töistä lähtöä” voivat olla tavoitteita, jotka auttavat sinua tekemään jo hyvin osaamasi hommat tehokkaasti.

Prioriteetit kuntoon
Liian usein käytämme paljon aikaa rutiinitehtäviin ja haastavammilta tuntuvat epäselvät tehtävät lykkääntyvät. Laita haastava tehtävä etusijalle, niin se edistyy. Priorisointi koskee myös vaatimustasoa, jonka itsellesi asetat. Vain harvoja tehtäviä tai työvaiheita kannattaa hioa täydellisyyteen saakka. Tässäkin aika voi olla apunasi. Päätä tehdä isompi raportti valmiiksi ennen viikonloppua, takarajan lähestyessä työskentelet tehokkaammin.

Ekstravinkki: Hyödynnä matka-ajat
Jos matkustat junalla, bussilla tai vaikka lentäen, mieti mitä tehtäviä voisit hoitaa matkoilla. Kirjoitatko junassa sähköposteja, varaatko ajan kampaajalle vai sovitko chatillä lounastreffit kollegan kanssa? Voit myös hyödyntää matka-ajan vaikka äänikirjaa kuunnellen – hyvinvointia lisäävä tekeminen on mitä suurimmassa määrin hyvin käytettyä aikaa.

Satu Pihlaja on erikoispsykologi ja tietokirjailija, joka on toiminut psykologina, psykoterapeuttina ja kouluttajana. Pihlaja on valmentanut yksilöitä, ryhmiä ja organisaatioita toimimaan tavoitteellisesti sekä tehnyt kehittämistyötä verkkopalveluiden parissa. Pihlaja on tänä vuonna julkaissut kirjan Aikaansaamisen taika, joka käsittelee aikaansaamisen taitoja. Pihlajaa on myös haastateltu lehtemme artikkelissa Aikaansaaminen tuo mielihyvää ja energiaa. Lisätietoja Pihlajasta löydät osoitteesta http://www.satupihlaja.com/.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.