Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Yrityksistä poistuivat sihteerit jo 25 vuotta sitten 90-luvun laman tiimellyksissä. Nykyään muistiinpanojen tekeminen kuuluu jokaiselle itselleen. Joissain tapauksissa käytäntö toimii loistavasti. Melko usein kuitenkin huomataan, että jotain jäi kirjaamatta.

Erityisesti tämä tulee esiin silloin, kun kehitetään jotain uutta. Kehitystyön ei tarvitse olla vaativaa, riittää, että yritetään muuttaa käytäntöä korvaamalla vanha toimintatapa uudella menetelmällä. Otetaan vaikka uusi työkalu käyttöön ja sovitaan pelisäännöistä. Kun säännöistä sovitaan, ne toki kirjataan muistiin. Sitten menee jokin aika ja joku huomaa, että sovittu käytäntö ei toimi. Toinen keksii luovan ratkaisun ja kolmas ottaa sen käyttöön. Mutta neljäs ei välttämättä ole vielä kuullut koko asiasta eikä kukaan muista kertoa hänelle.

Muodikasta on myös laittaa muistiinpanot jollekin ryhmätyöalustalle, vaikkapa Teamsiin. Näin vältetään turhaa sähköpostia. Nerokasta, mutta haastavaa. Sähköposti kilahtaa kyllä postiluukkuun jossain vaiheessa, mutta Teamsin notifikaatiot saattavat jäädä huomaamatta ja siellä olevat muistiot lukematta. Jotta uusissa välineissä pysyisi ajan tasalla, niissä pitäisi olla kaiken aikaa. Näin on ilmeisesti tarkoituskin, mutta uusien tapojen oppiminen tarvitsee toistoja eikä kaikki työ ole vielä siirtynyt Teamsiin. Murrosvaiheessa joutuu siis pitämään silmällä useita työvälineitä, Teamsiä, Trelloa ja mitä näitä nyt onkaan. Sähköpostikaan ei ole lakannut vielä kilkuttamasta. Ainoa mikä on lakannut kokonaan, on paperipostin jako. Ruutuvihkoon tai sähköiseen muotoon itse kirjoitetut muistiinpanot ovat hyviä, jos vain jossain välissä löytäisi riittävästi aikaa, että ehtisi lukea ne. Tai ainakin TO DO -listat! Ainakin ne, joiden deadline on juuri nyt.

Yhä useammin joutuu kollegan kanssa ihmettelemään, mitä me tästä oikein sovittiin. Asioita on paljon ja välillä tuntuu, että koko elämä pitäisi jotenkin nauhoittaa, jotta muistaisi kaiken tai edes osan. Käyttöä olisi sovellukselle, joka automaattisesti nauhoittaisi kaiken puheen (mielellään myös ajattelun) ja kaivelisi sitten tiedon myöhemmin esiin. Mitä minä puhuin tästä asiasta Liisalle viime viikolla? ”Sanoit, että asia on korjattava pikaisesti” -vastaus tulisi kuin apteekin hyllyltä. Tai sitten tulisi ”En ymmärrä kysymystä, voitko toistaa?” -lause iPhone-virtuaaliasistentti Sirin tyyliin.

Kun työikäinen valittaa muistamattomuuttaan, kaverit lohduttavat, että se ei ole mikään ihme, kun asioita on niin paljon ja stressi huonontaa muistia. Silloin pitää vain rauhoittua ja palauttaa sitten mieleen. Se ei kylläkään auta, mutta on hyvä stressitesti. Mikään ei nimittäin nosta verenpainetta niin tehokkaasti, kuin se, ettei muista, mitä viime viikolla palaverissa puhuttiin. Tai oliko edes joku palaveri ja olinko minä siinä mukana? Olin vai? No, mitä minä sanoin? Mitä me oikein sovittiin?

Eeva Heinonen toimii järjestelmäasiantuntijana ja on opiskellut työn ohessa monimuotokoulutuksessa ammattikorkeakoulussa. Sen lisäksi hän toimii ammattijärjestäjänä ja luennoi aiheesta kansalaisopistoissa. Lue Heinosen edellinen blogikirjoitus Inspiraatiosta iloa arkeen.

Jos tykkäsit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.