Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Yleinen turhautumisen aihe työpaikalla ovat turhat tai huonosti hoidetut palaverit. Monesti kokous järjestetään miettimättä perusasioita, jotka varmistavat sen toimivuuden. Toinen epäkohta on se, että usein palaverit seuraavat tiiviisti toisiaan, eikä hengähdystaukoa ole. Jokaisen kokouksen välissä olisi hyvä pitää kymmenen minuutin tauko, jonka aikana ehtii suunnata ajatukset kohti seuraavaa teemaa.

On tärkeää, että palaverilla on selkeä tavoite ja sen mukaan mietitty agenda. Yhtä tärkeää on se, että kokoukseen kutsutaan vain ne henkilöt, joita palaveri koskee.

Palaverin kulku voidaan jakaa kolmeen osioon: valmistelu, itse palaveri ja jatkotoimenpiteet.

• Ennen palaveria
  Onko palaveri varmasti tarpeen? Jos on, kenelle se on suunnattu, mikä on sen tarkoitus ja kauanko se kestää.
  Kuka tai ketkä valmistelevat sen?

• Palaverin aikana
  Paikalle tullaan ajoissa. Aluksi on hyvä kerrata palaverin tavoitteet, agenda ja aikataulu.
  Myös osallistaminen on tärkeää ja puheenvuoro annetaan jokaiselle.

• Palaverin lopuksi
  Päätetään miten edetään sovittujen asioiden suhteen.
  Tehdään selkeä vastuunjako ja laaditaan aikataulut.

Häiriötekijät pois

Mikään ei ole turhauttavampaa kuin se, että kokouksen osallistujat keskittyvät läppäriin tai kännykkään palaverin aikana. Laitteiden käyttäjät viestivät siitä, että eivät kunnioita muita, eivät keskity asiaan, eivät kuuntele eivätkä käyttäydy ammattimaisesti.

Yhdysvalloissa isoissa yrityksissä on tutkittu, miten kokoukseen osallistujat suhtautuvat puhelimen käyttöön. Tulos oli seuraava:

• 86 % kokee palaverissa puhelimeen vastaamisen sopimattomana
• 84 % kokee tekstaamisen tai sähköposteihin vastaamisen palaverin aikana sopimattomana.

Viestintätyylit huomioon

Kun huomioit edellä mainittujen asioiden lisäksi osallistujien viestintätyylit, saat viestisi entistä paremmin perille. Viestintätyylien huomioon ottaminen myös varmistaa, että eri osapuolet kokevat tulleensa kuulluksi palaverissa.

• Ajattelija on analyyttinen ja keskusteleva.
  Hänelle hyvä palaveri merkitsee sitä, että asiat valmistellaan huolella, asioita pohditaan yhdessä ja lopuksi kokouksesta tehdään selkeä muistio.
  Anna ajattelijalle aikaa kertoa asiansa hieman yksityiskohtaisemmin.

• Tunneihminen arvostaa välittömyyttä ja arvostavaa asennetta.
  Hän kokee palaverin onnistuneen, kun siinä keskustellaan ja sovitaan asioista hyvässä hengessä.
  Salli tunneihmisen tuulettaa tuntemuksiaan.

• Toiminnallinen haluaa asioiden etenevän kohti nopeita päätöksiä.
  Napakka palaveri, jossa sovitaan kuka hoitaa minkäkin asian, on hänelle onnistumisen mittari.
  Huomaa, että toiminnallinen arvostaa asioiden sujuvuutta.

Palaverien toimivuuteen kannattaa kiinnittää huomiota, jotta vältetään kokousten venyminen, asioiden jääminen levälleen tai siirtyminen seuraavaan palaveriin. Onnistunut palaveri luo hyvää yhteishenkeä ja edistää asioiden hoitamista, mikä vaikuttaa koko työyhteisön onnistumiseen.

Minkälaisia palavereita teillä pidetään? Olisiko niissä jotain parannettavaa? Voisitko sinä vaikuttaa työpaikkasi palaverikäytäntöihin?

”Kuulen ja unohdan.
Näen ja muistan.
Teen ja ymmärrän.”
Konfutse

Viestintätyyleistä löydät lisätietoa aiemmin julkaistusta kolumnista Reagointitapa kertoo miten viestit.

Oman viestintätyylisi voit selvittää tekemällä testin.

Lisätietoa Tasapainon Avaimista osoitteessa www.keys2balance.fi tai carita.nyberg@tasapainonavaimet.fi. Lue myös Nybergin edellinen kolumni Miten luot hyvän ensivaikutelman.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.