AJANKOHTAISTA

Mainos
TEKSTI MARJA KASANEN KUVAT RIIKKA KANTINKOSKI ISTOCK | 1.8.2018 | KOLLEGA.FI
Aikaansaaminen tuo mielihyvää ja energiaa

Vaikka kaikilla meillä on yhtä paljon aikaa, ei se monille näytä riittävän edes tärkeisiin asioihin. Töissäkin usein tuntuu, että tehtävä olisi pitänyt jo olla valmis, ennen kuin sitä on ehtinyt edes aloittaa. Totuttuja ajattelu- ja toimintatapojaan muuttamalla on kuitenkin mahdollista saada aikaan enemmän ja kokea onnistumisen riemua.

Kuva julief514/iStock

Työpaikoilla vastuu omien aikataulujen ja työn tekemisen suunnittelusta on siirtynyt yhä enemmän työntekijöille itselleen. Tieto- ja asiantuntijatyön määrä on kasvanut joka alalla. Monen työ on niin itsenäistä, ettei esimiehestäkään ole enää sitä neuvomaan. Kun töitä on paljon, saattaa helposti iskeä epätoivo, ettei tehtävistään selviydy.

– Yksi hyvä keino vaikuttaa tekemiseensä on mielikuvien käyttö. Mielikuvat vaikuttavat ajatuksiimme, tunteisiimme, fyysisiin tuntemuksiimme ja toimintaamme. Kun ajattelemme, että jokin tekeminen on raskasta, niin se myös tuntuu raskaalta. Toisaalta taas vaikkapa lempimusiikin kuuntelu voi tehdä tylsästä siivoamisesta hauskempaa ja helpompaa, erityispsykologi Satu Pihlaja sanoo.

Pihlaja on perehtynyt aikaansaamisen taitoihin omassa työssään ja kirjoittanut aiheesta kirjan Aikaansaamisen taika – näin johdat itseäsi.

– Eihän huippumaratoonarikaan pohdi matkaan lähtiessään, että reitti on raskas, hän voi loukata jalkansa ja edessä on varmasti paljon hankaluuksia. Sen sijaan hän ajattelee, että hän on treenannut hyvin, hänellä on suoritukseen tarvittavat kyvyt ja taidot ja että kaikki tulee menemään hienosti, Pihlaja lisää.

Pelkästään se, että luulemme, ettei meillä ole aikaa johonkin tehtävään, on vain mielikuva. Se myös ohjaa toimintaamme, mutta ei pidä paikkaansa.

– Luo itsellesi mielikuva, että sinulla on aikaa kaikelle, mikä on todella tärkeää. Tämä mielikuva ohjaa sinua edistämään tärkeitä tehtäviäsi yksi kerrallaan.

Tavoitteet suuntaavat toimintaan

Epämääräisen kiireen ja kaaoksen aiheuttaa yleensä se, ettemme täsmälleen tiedä, mitä olemme tekemässä. Tämän vuoksi tavoitteiden asettaminen on tärkeää. Tavoitteet auttavat suuntaamaan ajatuksemme ja toimintamme oikeaan suuntaan ja karsimaan kaiken päämäärään liittymättömän.

– Kun teemme päivittäin tavoitettamme edistäviä asioita, saamme siitä jatkuvan mielihyvän lähteen. Voimme kokea tyytyväisyyttä itseemme, koska tunnemme tavoitteemme ja teemme jotakin sen eteen, Pihlaja kertoo.

Ihminen muuttuu luovaksi, kun hänellä on tavoite. Esimerkiksi aikataulutettu työ saa aikaan toimintaa. Yhtäkkiä alamme keksiä keinoja, miten löydämme vaikkapa raportin kirjoittamiseen tarvittavan ajan tai hoidamme lausunnon antajien haastattelut. Tavoite stimuloi luovuuttamme ja ongelmanratkaisukykyämme.

– Monet vastustavat tavoitteita ja aikarajoja, joita he pitävät ahdistavina. Itse koen ne apukeinoina, jotka saavat meidät toimimaan. Jos minulla on vaikkapa kolumnin deadline viikon päästä, niin mieleni alkaa heti järjestellä itsekseen siihen liittyviä asioita ja etenen nopeammin kuin ilman aikarajaa.

Välitavoitteet ovat paikallaan, kun kyse on isoista ja hankalista, jopa vuosien mittaisista projekteista. Silloin projekti kannattaakin pilkkoa tarpeeksi pieniksi paloiksi, jotta edistymisen huomaa.

– Jos kyseessä on uusi, iso projekti, voi välitavoitteita asettaa viikoittain tai joka päivälle ja tehdä esimerkiksi pari tuntia projektiin liittyvää työskentelyä päivittäin. On fiksumpaa edetä rauhassa askel kerrallaan, kuin tuskailla jatkuvasti saamattomuuttaan ja mollata itseään.

Toimintasuunnitelma kehiin

Tavoitteet ovat tuki, jonka avulla tiedämme, mitä teemme. Se ei kuitenkaan yksistään riitä, vaan tarvitsemme myös hyvän suunnitelman tavoitteisiin pääsemiseksi.

– Ennen kuin pääsemme päämäärään, pitää tehdä lukuisia päätöksiä siitä, mitä tehdään ja missä aikataulussa. Toimintasuunnitelma on idea, millä tavalla asiat toteutamme. Konkreettisesti suunnitellut asiat sujuvat yleensä hyvin, Pihlaja toteaa.

Erikoispsykologi Satu Pihlaja on työssään perehtynyt aikaansaamisen ja itsensä johtamisen taitoihin.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että suunnitelmat saattavat matkan varrella muuttua ja kaikkiin suunnitelmiin tulee noin kaksikymmentä prosenttia enemmän tekemistä kuin alun perin laskemme.

– Joustavuus on yhtä tärkeää kuin suunnitelmallisuus, eikä asioiden siirtyminen ole niin vakavaa.

Täydellisen suunnitelman tekeminen on lähes mahdotonta ja se on parasta vain hyväksyä. Jääräpäinen suunnitelmista kiinni pitäminen aiheuttaa usein vain turhaa ahdistusta ja pettymystä, jotka vaikeuttavat etenemistä entisestään. Sen sijaan kannattaa katsoa, mitä on jo saanut aikaan ja tuntea siitä tyytyväisyyttä.

– Jos alkuperäinen suunnitelma ei toimi, voi aina tehdä uuden – ilman huonoa omaatuntoa ja syyllisyyttä. Koska negatiiviset tunteet haittaavat tekemistä, suunnitelmien muuttaminen saattaakin olla järkevintä, mitä siinä hetkessä voi tehdä.

Tosielämässä asiat usein edistyvät, vaikka eivät toteutuisi pilkulleen suunnitelmien mukaan. Usein pääsemme 70 – 80-prosenttisesti siihen, mihin tähtäämme, ja se yleensä riittää.

Aloittamisen hankaluus

Aloittamisen vaikeus voi yllättää niin pienissä kuin isoissakin tehtävissä. Lykkäämme tehtävää, joka tuntuu hankalalta, vaikka se ei lopulta olisikaan niin suuri. Käytämme paljon aikaa ja energiaa keksiäksemme tekosyitä työn välttelyyn.

– Saatamme ihmetellä, miksi emme pääse alkuun ja soimata itseämme laiskaksi ja saamattomaksi. Sen sijaan meidän tulisi kysyä itseltämme, miksi asia tuntuu hankalalta. Lykkäämiselle on yleensä aina jokin vahvasti tunnepitoinen syy.

Pihlaja kehottaakin meitä suhtautumaan itseemme empaattisesti ja olemaan itse itsemme paras kannustaja ja rohkaisija. Hän myös muistuttaa, että tavoitteellisuus tukee meitä aloittamisessa, sillä hyvin asetettujen tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien luomat mielikuvat ja aikarajat luovat positiivista aloituspainetta.

– Kun päättää hoitaa jonkun asian jo tänään, se on helpompi aloittaa kuin jos olisi päättänyt hoitaa sen vain jossain vaiheessa.

Isompiin tehtäviin liittyy yleensä myös tunnetason haasteita. Urakka voi tuntua niin ylitsepääsemättömän suurelta ja raskaalta, että emme usko saavamme sitä valmiiksi. Ajattelemme tehtävää yhtenä kokonaisuutena, joka pitäisi saada valmiiksi kerralla – mikä on yleensä mahdotonta.

– Kun tehtävä tuntuu liian suurelta, negatiiviset kauhukuvat valtaavat mielemme Jos aloittaminen tuntuu kerta kaikkiaan ylivoimaiselta, mieti jokin mahdollisimman pieni tehtävä, jonka avulla pääset alkuun. Ahdistus häviää, kun näkee, että työ etenee.

Työt tärkeyden mukaan

Kaikki tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä ja siksi kannattaakin miettiä, missä järjestyksessä niitä tekee. Pihlaja itse luokittelee työnsä kolmeen kategoriaan: keskittymistä ja luovuutta vaativiin tehtäviin, rutiinitöihin sekä sälätehtäviin.

Kuva PeopleImages/iStock

– Isoille, keskittymistä vaativille tehtäville varaan yleensä 1 – 4 tunnin työskentelyjaksoja. Ne ovat juuri niitä hommia, joita on vaikea aloittaa. Näihin tehtäviin kannattaa varata sellainen ajankohta, jolloin on itse virkeimmillään. Muutamassa tunnissa saa paljon aikaan, kun pystyy järjestämään itselleen työrauhan.

Rutiinihommia pystymme yleensä tekemään väsyneenäkin. Ne hoituvat myös nopeasti ja siksi saatamme harhautua hoitamaan niitä vaativimpien töiden sijaan.

– Tällaisia töitä voivat olla esimerkiksi matkalaskujen tekeminen, työajan kirjaaminen tai laskujen kirjoittaminen. Hyvin pienet rutiinityöt kannattaa hoitaa välittömästi. Paras aamun aloitus voikin olla sellainen, että hoitaa heti jonkun pikkuasian alta pois.

Sälätehtäviä kertyy helposti paljonkin ja niiden suhteen joustavuus on tärkeää. Pihlaja kertoo hoitavansa sälätyöt joko ensimmäiseksi aamulla, ruokataukojen yhteydessä tai viimeiseksi illalla.

– Silloin ne eivät häiritse keskittymistä muihin tehtäviin. Minulla on puhelimen muistiossa lista, joka kulkee kaiken aikaa mukanani ja johon lisään asioita sitä mukaa, kun ne tulevat mieleen.

Vaikuta mielentilaasi

Aika usein huomaamme olevamme myöhässä omasta aikataulustamme.  Ahdistumme, kun emme ole saaneet tehtyä tiettyä asiaa tai ehtineet vaikkapa lupaamamme tilaisuuteen.

– Jos ajattelet, että jokin tehtävä olisi pitänyt jo tehdä, ja mollaat siitä itseäsi, pysähdy siihen paikkaan! Asia ei muutu tehdyksi itseä haukkumalla. Voimme vaikuttaa vain nykyhetkeen ja tulevaan.

Kulutamme energiamme siihen, että yritämme tahdonvoimalla muuttaa asioita, joihin emme voi vaikuttaa sen sijaan, että vaikuttaisimme omaan mieleemme rauhoittamalla sen.

– Jos hätääntyy ja menee paniikkiin, ongelmanratkaisukyky hyytyy, eikä näe vaihtoehtoja. Kun hyväksymme tilanteen ja pysymme rauhallisena, alkaa mieleen tulla ratkaisuvaihtoehtoja.

Sisäinen puheemme on yleensä hyvin kriittinen. Mielialaansa voi kuitenkin kohottaa miettimällä onnistumisia ja niitä asioita, joita on saanut aikaan. Hankalassa tilanteessa tulisi pikemminkin kannustaa itseään.

– Voisimme enemmän kehua itseämme esimerkiksi neuvokkuudesta, sinnikkyydestä tai oivalluskyvystämme. Huippu-urheilijakin ajattelee olevansa tosi hyvä omassa lajissaan. Ajatukset kannattaa fokusoida pieniinkin onnistumisiin.

Taistelu ajan kanssa

Vaikka itsepintaisesti yritämme hallita aikaa, voimme hallita vain tekemistämme. Pahimmillaan luulemme, että työt tulevat tehdyksi siinä sivussa. Totuus kuitenkin on, että isot ja hankalat asiat eivät tapahdu itsekseen.

– Voimme aina valita, miten käytämme aikamme. Paljon helpommalla pääsee, jos ajattelee, että okei, en ehtinyt aiemmin vaikkapa kirjoittaa sitä tärkeää sähköpostia, mutta nyt varaan siihen tunnin aikaa.

Kuva SamuelBrownNG/iStock

Pihlaja haluaa kyseenalaistaa koko ajatuksen siitä, että asioiden pitäisi olla heti valmiina ja että itseään pitäisi aina olla ruoskimassa.

– Vaikka johonkin työhön varaisi pari tuntia, siitä puoli tuntia voi mennä johonkin muuhun, mutta ei se ole niin vakavaa Ei myöhästyminen tee meistä epäonnistujaa. Ihminen ei koskaan ole valmis, sillä työt ovat aina jossain vaiheessa.

Tavoitteet ovatkin Pihlajan mukaan juuri sitä varten, että pysymme kurssissa ja valitsemme niitä asioita, joiden tekeminen edistää päämäärään pääsyä. Muuten tehtäviä tulee koko ajan ulkopuolelta.

Aikaansaamisiaan kannattaa myös seurata. Joka päivä voi kirjata ylös päivän mittaan toteutuneet tehtävät. Päivän aikana ehtii tehdä paljon, mutta se yleensä unohtuu mielestä kaiken kiireen keskellä.

– Itselleen voi antaa palautetta suunnitelmien edistymisestä. Kannattaa huomata erityisesti ne asiat, joista on suoriutunut hyvin. Päivän päätteeksi voi esimerkiksi listata kolme asiaa, josta on ilahtunut eniten omassa työskentelyssään. Se tuo onnistumisen tunteen.

Yksi ikävä asia päivässä

Hyvä keino hoitaa pienet, mutta ikävät asiat pois alta on BANJO-tekniikka (Bang A Nasty Job Off), jossa teet yhden hankalan asian päivässä. Jos pieniä ikäviä asioita on kertynyt jonoksi asti, on helpompi tarttua yhteen kerralla eikä urakka tunnu silloin niin raskaalta.

Listaa ikävät tehtävät ja hoida ensimmäinen pois päiväjärjestyksestä. Saavutuksen tunne palkitsee sinut ja jokaisen hoidetun asian kohdalla positiivinen tunne voimistuu. Saat siitä lisää energiaa hoitaa seuraavan tehtävän.

Luo itsellesi positiivista painetta ikävän asian hoitamiseen tekemällä selkeä suunnitelma, minä päivänä teet kunkin tehtävän.

Lähde: Satu Pihlaja, Aikaansaamisen taika, 2018, Atena

Jos tykkäsit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.

Oliko artikkeli kiinnostava?

Mainos
Mainos
Mainosta tekstillä tässä mainospaikassa!

Tämä mainospaikka tavoittaa lähes kaikki artikkelien ja kolumnien lukijat tehokkaasti.
Käytä tätä mainospaikkaa, kun haluat erottua joukosta, saavuttaa uutta yleisöä ja saada asiasi helposti perille. Kokeile nyt ja kysy tarjoustamme!

Lisätietoja mainoksesta löydät: https://kollega.fi/mediatiedot/

(Tämä mainospaikka on varattu työelämään ja työhyvinvointiin liittyville tuotteille ja palveluille. Mikäli mainospaikka kiinnostaa sinua, ota yhteyttä. Lue lisää.)

Kommentoi, keskustele tai anna palautetta ylläolevasta artikkelista!

Kommentoi, keskustele tai anna palautetta ylläolevasta artikkelista!

(Pakollinen, mutta vain etunimi julkaistaan.)

(Pakollinen. Ei julkaista.)