Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Sähköposti on yksi käytetyimmistä viestintäkanavista työpaikoilla. Monesti sähköposti korvaa kätevästi soiton tai palaverin, mutta se on myös haastava viestintämuoto, sillä väärinkäsityksiä syntyy helposti.

Kun et näe tai kuule lähettäjää, lataat monesti aivan toisia merkityksiä kirjoitettuihin sanoihin, kuin mitä lähettäjä on tavoitellut. Etenkin jos viestin lähettäjän ja vastaanottajan välillä on jo aiemmin ollut kitkaa, on hyvin todennäköistä, että viesti tulkitaan eri tavoin kuin oli tarkoitus.

Paras tapa välttää virheet, on asettua viestin vastaanottajan asemaan ja lukea viesti läpi toisen näkökulmasta ennen sen lähettämistä. Kannattaa myös miettiä, onko sähköposti paras viestintämuoto käsillä olevalle asialle.  Jo kirjoittaessa kannattaa miettiä, ymmärretäänkö viesti juuri niin kuin olet sen tarkoittanut, ja mihin toimenpiteisiin haluat viestin johtavan.

Yleisimmät sähköpostivirheet

1. Cc ja vastaus kaikille
Yksi yleisimmistä virheistä on lähettää sähköposti kopiona vaikka kuinka monelle. Ja sitten jatkaa kehää vastaamalla kaikille viestiketjussa. Kannattaa miettiä, tarvitseeko sinun edes lukea koko viestiä, jos et ole sen ensisijainen vastaanottaja.

2. Epäselvä otsikko
Jos et heti otsikosta voi päätellä asian tärkeyttä tai sisältöä, silloin viesti ei täytä ydintehtäväänsä. Eräs tuntemani yritysjohtaja kertoi, että hän deletoi kaikki sähköpostit, joista ei heti otsikosta selviä asian merkitys.

3. Liian lyhyt viesti
Jos lähettäjä on nähnyt vaivaa viestin kirjoittamisessa, hän saattaa jopa loukkaantua, jos vastaat hänelle hyvin lyhyesti tyyliin ok tai homma selvä. On toki tilanteita, jossa lyhyt viesti on riittävä, mutta usein näin ei ole.

4. Vältä kielteisiä sähköpostiviestejä
Missä mielentilassa olet lähettämässä viestiä? On paljon viisaampaa jättää viesti lähettämättä, jos olet kirjoittanut sen stressitilassa. Mikäli on tarvetta antaa korjaavaa palautetta, tee se mieluiten kasvotusten tai puhelimitse. Sähköposti on siitä armoton viestintäkanava, että kielteinen viesti koetaan lähes aina vielä kielteisempänä, kuin lähettäjä on sen tarkoittanut.

Jos yllä luetellut yleiset virheet pystyttäisiin välttämään viestinnässä, säästettäisiin rutkasti aikaa ja vältyttäisiin monilta turhilta väärinkäsityksiltä ja konflikteilta.

Viestintätyylit avuksi

Meillä kaikilla on erilaiset viestintätyylit. Olemme joko ajattelijoita, tunneihmisiä tai toiminnallisia. Kun huomioit toisen viestintätyylin, varmistat että viestisi menee paremmin perille.

Ajattelija on analyyttinen, yksityiskohtainen ja keskusteleva viestinnässään. Hän suosii hieman pidempiä sähköposteja ja arvostaa, että saa kunnon vastauksen.

Tunnetyypille ihmiset ja ilmapiiri ovat tärkeitä ja hän arvostaa henkilökohtaisempaa viestintää. Sähköposti on siitä viheliäinen, että sekä lähettäjän että vastaanottajan tunnetila jää arvailujen varaan. Tunneihminen tulkitsee helposti asiat muita voimakkaammin ja silloin viestiin tulee sävyjä, jotka estävät oikean tulkinnan. Hymiöt ja kysymykset tyyliin mitä sinulle kuuluu ovat tunneihmiselle viestejä, joilla osoitat että välität.

Toiminnallinen arvostaa suoraa, nopeaa tyyliä. Hän viestii vain pääkohdat ja informaatio on usein osittaista. Hänelle sähköposti on kätevä väline, mutta hänen muutenkin napakka tapansa viestiä voi tuntua töykeältä tunneihmiselle tai liian niukalta ajattelijalle.

Kolmen minuutin sääntö

Jos viestiin vastaaminen kestää maksimissaan kolme minuuttia, vastaa siihen heti, kun pystyt. Näin säästyt turhalta arkistoinnilta ja ajanhaaskuulta. Ne viestit, jotka vaativat pidemmän syventymisen, voit arkistoida vaihtoehtoisesti esimerkiksi kansioihin Tärkeät tai Muut.

Jos sinulla on tapana jättää pitkä määrä viestejä sähköpostin avausnäkymälle, luo uusi toimintamalli. Tässä yksi toimiva tapa: kun luet viestin päätä a) vastaatko heti, b) arkistoitko kohtaan Tärkeät vai c) kohtaan Muut. Kun olet käsitellyt viestin, siirrä se asianmukaiseen kansioon. Näin löydät aina itsellesi tärkeät viestiketjut etkä unohda vastata. Huomaat samalla, että tärkeät viestit ovat silloin tallessa.

Jos aika on sinulle arvokasta, keskity sähköposteihisi vain muutaman kerran päivässä. Tulet nopeasti huomaamaan hyödyn.

”Olen oppinut että ihmiset unohtavat mitä sanoit ja mitä teit,
mutta he eivät unohda mitä sait heidät tuntemaan.”
Maya Angelou

Viestintätyyleistä löydät lisätietoa aiemmin julkaistusta kolumnista Erilaisuuden ymmärtäminen.
Oman ensisijaisen viestintätyylisi voit selvittää tekemällä testin.

Lisätietoa Tasapainon Avaimista osoitteessa www.keys2balance.fi tai carita.nyberg@tasapainonavaimet.fi. Lue myös Nybergin edellinen kolumni Viisi keinoa vähentää vitkuttelua.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.