Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Työpaikalla kohistaan. Joku on taas tehnyt tai jättänyt tekemättä jotakin. Kukaan ei oikein tiedä mitä ja milloin, miten ja miksi, mutta lähes kaikki ovat sitä mieltä, että putkeen ei nyt mennyt ja paremminkin olisi voinut tehdä. Kaiken lisäksi joku kertoi, että joku muu on sanonut jollekin jotakin, jonka joku toinen taas on selkeästi ymmärtänyt väärin. Nyt kaikki ovat sitten hieman loukkaantuneita, koska näin tämä ei voi enää jatkua.

Monella työpaikalla saattaa olla vielä tänäkin päivänä käytössä se lapsuuden leikeistä tuttu ”rikkinäinen puhelin”. Eteenpäin laitettu tieto ja viesti on ollut kohdallaan, mutta saavutettuaan viimeisen leikkijän viesti on muuttunut jo aivan toiseksi. Se on muuttunut kuulopuheeksi, johon jokainen on lisännyt matkan varrella hieman omia sanojaan ja omaa tulkintaansa. Ja tuloksena on itse itseään hämmentävä muheva soppa.

Wiion viestintälait

Viestinnän professori Osmo A. Wiio kehitti aikoinaan joukon teesejä, joita kutsutaan Wiion laeiksi. Ne vaikuttavat hieman pessimistisiltä ja niissä on ripaus liioittelevaa sarkasmia, mutta varmasti jokainen tiedonkulun ongelmista työpaikalla puhiseva tunnistaa niissä jotakin tuttua:

1. Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta.
2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa.
3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut.
4. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu.
5. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan miten ne näyttävät olevan.
6. Uutisen tärkeys on kääntäen verrannollinen etäisyyden neliöön.
7. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisimmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.

Voiko siis mikään viestintä tai tiedonkulku olla koskaan täydellistä tai edes tähyillä napakymppiä, kun professoristasoinenkin ihminen on pohtinut tällaisia? Heitetäänkö siis vaan tunkit kaivoon ja hanskat tiskiin ja annetaan koko homman olla? Kun ei se kerta kaikkiaan kuitenkaan onnistu!

Voiko viestintähäiriöitä vähentää?

Jokaisella työpaikalla on yleensä ihmisiä, jotka vastaavat työnsä puolesta tiedottamisesta ja viestinnästä. Mutta vastuu työpaikan tiedonkulusta on toki myös muilla työntekijöillä. Kolmen k-kirjaimen systeemillä saa jo aika hyvin rikkinäisen puhelimen korjattua tai ainakin kontaktihäiriöitä vähennettyä huomattavasti.

1. Kysy
   Kysy rohkeasti työkavereiltasi ja esimieheltäsi jos et tiedä jotakin, jos olet epävarma jostakin tai kuulet epämääräisiä huhupuheita. Kysyvä ei yleensä tieltä eksy tässäkään asiassa. On turha jäädä miettimään outouksia tai vellomaan epävarmuudessa. Kysyminen ei ole typeryyttä vaan suurta viisautta. Ota myös itse vastuuta omasta tiedonsaannistasi äläkä tyydy toteamaan ”kukaan ei ole minulle kertonut”.
2. Kerro
   Kun sinulla on tietoa, taitoa tai osaamista, kerro siitä rohkeasti ja jaa sitä muillekin. Älä panttaa niksejä ja vinkkejä, joiden avulla kaikki voisivat tehdä työtä sujuvammin. Kerro, kun huomaat työssä epäkohtia tai kehittämisen tarvetta, mutta älä levitä työpaikallasi huhuja ja juoruja tai pahansuopia juttuja työkavereistasi tai esimiehistäsi. Vastaa, kun sinulta kysytään, mutta ole myös oma-aloitteinen.
3. Keskustele
   Ota osaa keskusteluihin työpaikan säännöistä ja ohjeistuksista, työtavoista ja käytänteistä. Vaikuta silloin, kun siihen on tilaisuus: ole paikalla sinulle kuuluvissa neuvotteluissa, palavereissa ja kokouksissa. Asioista on turha nurista jälkikäteen, jos ei ole ottanut osaa keskusteluun silloin, kun sen aika oli. Ole mukana omalta osaltasi kehittämässä hyvää ja positiivista keskustelua sekä vuoropuhelua työpaikallasi.

Aika usein isotkin jutut saadaan selvitettyä, kunhan yritämme vilpittömästi ymmärtää toisiamme oikein ja yritämme parhaalla mahdollisella tahdolla tulla myös itse oikein ymmärretyksi. Ja vaikka pahimmat tekniset virheet siitä työpaikan rikkinäisestä puhelimesta saataisiinkin korjattua, täytyy oppia hyväksymään myös se, että toisinaan linjoilla on ruuhkaa, yhteys katkeaa tai akku loppuu kesken. Silloin pitää vain soittaa sisukkaasti uudelleen, jotta saa asiansa hoidettua.

Terhi Lavonen on työnohjaaja (STOry), kouluttaja, työyhteisö-intouttaja ja valmentaja. Lisätietoja Lavosesta löydät osoitteesta www.aikatra.com. Lue myös Lavosen edellinen kolumni Tiimityöskentely – tuskaa vai timanttia.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.