Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Joillekuille meistä viime tippa on erittäin tuttu ilmiö. Ajaudumme sinne eri syistä. Taitavilla nautiskelijoilla on tapana tehdä ensin mukavia hommia ja lykätä ikäviä, kunnes ikävä juttu muuttuu erittäin kiireelliseksi. Me melkein sitoutujat teemme montaa hommaa yhtäaikaa kehuskellen moniajo-osaamisellamme – ja ajaudumme siihen kuuluisaan viime tippaan, koska kaikkea on liikaa. Samasta syystä saatamme jättää myös keskeneräisten töiden vanan jälkeemme. Turvalliseen menneisyyteen luottajat etsivät tietoa, kunnes aikaa varmisteluun ei kerta kaikkiaan enää ole ja toimeen on tartuttava riskejä uhmaten. Epärealistiset aikataulut ovat ylioptimistien ongelma ja deadline liiankin tuttu seuralainen. Mikä toimintatapamme ajaakin meidät viime tippaan, uskon että voimme myös oppia siitä jotain.

Nyt-hetkessä on voimaa

Pysähdyin aikoinaan miettimään, mikä osa minusta tietää, koska on se hetki, jolloin on pakko tarttua toimeen ehtiäkseen vielä saada työ valmiiksi edes aikataulun viime sekunneilla. Aina se tuntuu onnistuvan, vaikkei tehtävä olisikaan tuttu. Alitajunnan apulaisilla lienee jokin salaperäinen taito laskea prosessiin kuluva aika ja pakottaa liikkeelle lähtöön, kun hetki on koittanut. Siinä vaiheessa ei enää ole aikaa vilkuilla sivuilleen ja puikkelehtia mukavampiin askareisiin. Yht´äkkiä täydellinen keskittyminen sujuukin. Siinä taitaa myös piillä onnistumisen salaisuus. Pystymme pitämään huomion intensiivisesti yhdessä ainoassa tehtävässä, jolloin työ etenee tehokkaasti.

Aikaansaamisen energia asuu nyt-hetkessä. Monet kertovat viihtyvänsä viimetipan hetkessä, koska siitä saa huikeaa tekemisen potkua. Myönnän tämän, mutta samalla olisin hieman varovainen tämän strategian soveltamisessa. Jatkuva turbovaihteella suorittaminen uuvuttaa. Ihminen ei ole robotti, vaan tarvitsee rientämisen lomaan leppoisia suvantovaiheita. Sopivasti vaihteleva rytmi tekee meistä tehokkaampia. Välillä kannattaa hengähtää ja istahtaa ystävän kanssa kahvikupposen äärelle jakamaan kokemuksia tai vain pysähtyä ihmettelemään maailman menoa ilman valmista agendaa.

Yksi asia kerrallaan

Viimehetken paniikki on opettanut meille, että keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan on oleellinen taito. Vaikka pystymme jonglööraamaan usealla tehtävällä yhtäaikaa, ei huomiomme kohdistu silloin mihinkään. Ympärillämme tapahtuu koko ajan liikaa asioita, eivätkä työt tekemällä lopu. Yksi tärkeimmistä kysymyksistä onkin se, mihin kannattaa keskittyä juuri nyt ja miten sulkea pois keskittymistä häiritsevät tekijät.

Työyhteisössä on syytä kehittää sellaisia pelisääntöjä, että kaikille jää aikaa keskittymistä vaativiin tehtäviin. Jossain yhteisössä työrauhan merkkinä voi olla symbolinen esine tai liikennemerkki. Jossain toisessa voidaan sopia päivittäin tietystä ajankohdasta, jolloin kaikille taataan keskittymisrauha. Useimmat työntekijät nimittäin toivovat saavansa keskittyä rauhassa tehtäviinsä edes kerran päivässä. Samoin on fiksua sopia siitä, ettei erilaisten laitteiden kanssa puuhailla silloin, kun käydään keskusteluja tai pohditaan asioita yhdessä. On erittäin epäkunnioittavaa askarrella puhelimensa tai tietokoneensa kanssa silloin, kun meidän odotetaan kuuntelevan valppaina ja nappaavan kiinni ratkaisujen aihioista. Ihmiset ympärillämme kaipaavat meiltä eniten läsnäoloamme. Tämä taito avaa ovia onnistumiseen maailmassa, jossa ei voi hallita muutosta, mutta jossa voi hallita yhtä hetkeä kerrallaan.

Sivuraiteille eksymisen haaste

Onko lähtökitkaongelma sinulle tuttu? Minulla on loistava taito vältellä tarpeellisiin tehtäviin tarttumista ja kehittää kaikenlaisia sijaistoimintoja ties millä verukkeilla. Tästä syystä olen kehittänyt itselleni erilaisia tuumasta toimeen tarttumisen menetelmiä. Tarvitsen sekä aamun aloitus- että loppuunsaattamisrituaaleja. Pitääkseni suuret päämäärät mukana arjessa, niiden tulee näkyä suunnittelussa. Olen kirjannut vuoden, kuukauden ja viikon tärkeät päämäärät näkyviin kalenteriini, sillä muuten saatan eksyä ihan minne tahansa.

Mikroaskeleet on toinen keinoni. Se on suunnitelma, joka sisältää yhdestä kolmeen askelta kohti suurempaa päämäärää. Askeleet ovat niin pieniä, että ne on helppo toteuttaa. Kun homma on pyörähtänyt käyntiin, innostus jatkaa on jo todennäköisempää ja suuntakin on oikea. Tämä keino helpottaa minua tietoisempaan tekemiseen sen sijaan, että pitäisin vain vauhtia yllä.

Olemme erilaisia ja kullekin meistä sopivat erilaiset keinot. Ratkaisut eivät kuitenkaan löydy temppukokoelmista. Omien kiirekiusausten takaa on mahdollista löytää persoonallisten taitojen siunaukset. Miten sinä pääset puuhasteluvaihteesta oleellisten valintojen polulle? Jos viime tippa on tuottanut sinulle enemmän ahdistusta kuin onnistumisten riemua, kannattaa keskittymisen ja läsnäolon taitoja alkaa harjoittaa jo ennen kuin deadline vyöryy päälle.

Anja Kulovesi on tietokirjailija ja Kiirenkesytys-konseptin luoja. Lisätietoja Kulovedestä löydät osoitteesta www.kiireenkesytys.fi. Lue myös Kuloveden edellinen kolumni Ajanhallinnan seitsemän salaisuutta sekä Kiire syntyy korvien välissä-juttu, jossa Kulovesi antaa vinkkejä kiireen hallintaan.

Jos tykkäsit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.