ELÄMÄ JÄRJESTYKSEEN

Mainos
TEKSTI SANDY TALARMO KUVA ALESSANDRA GIRARDI | 30.9.2015 | KOLLEGA.FI
Sähköpostit ojennuksessa?

Toimin tällä hetkellä virtuaaliassistenttina eräälle yrittäjälle hoitamalla hänen sähköpostiliikennettään, jotta hän voi tämän kiireisimmän ajan keskittyä varsinaiseen työhönsä. Ja mikäs tässä on apuna ollessa, kun sähköpostilaatikko on niin hyvässä järjestyksessä ja suunniteltu yrityksen tarpeita vastaavaksi.

Sandy Talarmo on koulutukseltaan sosionomi, ammattijärjestäjä ja life coach.
Sandy Talarmo on koulutukseltaan sosionomi, ammattijärjestäjä ja life coach.

Usein sähköpostilaatikko jää vähemmälle huomiolle, kun tekemistä on muutenkin paljon ja moni kiireisempi asia menee edelle. Sähköposti voi kuitenkin olla yksi tärkeimmistä työvälineistäsi, joten on ihan perusteltua varmistaa, ettei sen käyttäminen vie turhaan aikaasi tai energiaasi.

Sähköpostin toimivuudella on suora vaikutus arjen sujuvuuteen monella tasolla. Tämä tarkoittaa sitä, että hoitaessasi sähköpostilaatikon kuntoon moni muukin arkinen asia todennäköisesti helpottuu.

Säästä aikaa ja energiaa

Mielessäni on heti muutamakin syy, miksi sähköpostilaatikko kannattaa pitää hyvässä järjestyksessä: pysyt tilanteiden tasalla, löydät tarvitsemasi helposti ja palvelet asiakkaitasi mahdollisimman hyvin.

Mitä selkeämpi sähköpostilaatikkosi on, sitä helpompi sinun on myös tarvittaessa delegoida töitäsi. Toinen pääsee nopeasti kärryille käytännöistäsi ja voi ottaa ohjat tarvittaessa. Näin asiat tulevat varmasti hoidetuiksi ja sinun on taas helppo jatkaa siitä, mihin toinen on jäänyt.

Delegoinnin mahdollisuus on myös yksi syy pitää henkilökohtainen sähköposti ja työsähköposti erillään toisistaan. Tämä tukee myös työajan ja vapaa-ajan erottamista toisistaan, mikä voi olla tärkeää etenkin niinä aikoina, kun työ tuntuu syystä tai toisesta kuormittavalta.

Toimiva vastaa tarpeisiin

Millainen sitten on toimiva sähköpostilaatikko? Toimivan järjestyksen pohjaksi on olemassa yksi kaikille sopiva sääntö: älä säästä tarpeetonta.

Muilta osin suoraan toiselta kopioitu malli ei välttämättä istu juuri sinulle. Toimiva järjestys syntyy vaivattomimmin, kun tunnistat omat tarpeesi. Millaisia kategorioita sinulle tulevasta postista muodostuu? Millaisiin kansioihin ajankohtaiset ja arkistoitavat sähköpostit kannattaa jakaa? Millainen järjestys palvelee juuri sinua?

Liian hienoon on helppo kompastua

Kun järjestämisestä oikein innostuu, voi tulla kiusaus luoda kovin pikkutarkka ja suorastaan täydellinen järjestelmä. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että sähköposti on arkinen työväline, jonka käytöstä kannattaa tehdä mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Liian monimutkaisiin käytäntöihin on helppo kompastua.

Tarkoituksenmukaisuus on hyvä punainen lanka. Toimivaa on turha muuttaa, joten tunnista ne asiat, jotka jo toimivat hyvin. Näiden käytäntöjen ympärille voit alkaa rakentaa sujuvaa kokonaisuutta pala palalta. Uusien tapojen oppiminen vaatii yleensä jonkin verran harjoittelua, joten kaikkia muutoksia ei tarvitse tehdä kerralla.

Aloita tästä

Jos tunsit piston sydämessäsi ja mietit nyt, että millähän ajalla sen sähköpostinkin laittaisi ruotuun, niin aloita vaikka poistamalla tarpeettomia sähköposteja aina, kun sinulla on siihen hetki aikaa. Se voi olla mukava nollaamisen hetki ja olo kevenee samaa tahtia sähköpostilaatikon kanssa.

Sandy Talarmo on life coach ja ammattijärjestäjä. Lisätietoja Talarmosta löydät osoitteesta www.sandytalarmo.fi. Katso myös Talarmosta aiemmin julkaistu juttu Valmentaminen unelma-ammattina.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.

Oliko artikkeli kiinnostava?

Mainos
Mainos
Sinun mainoksesi tähän?

Tämä mainospaikka on varattu työhön ja hyvinvointiin liittyville lyhyille mainosjutuille. Jos sinulla on lehtemme kohderyhmää kiinnostava mainosjuttu, ota yhteyttä! Lue lisää…

(Tämä mainospaikka on varattu työelämään ja työhyvinvointiin liittyville tuotteille ja palveluille. Mikäli mainospaikka kiinnostaa sinua, ota yhteyttä. Lue lisää.)

Kommentoi, keskustele tai anna palautetta ylläolevasta artikkelista!

Kommentoi, keskustele tai anna palautetta ylläolevasta artikkelista!

(Pakollinen, mutta vain etunimi julkaistaan.)

(Pakollinen. Ei julkaista.)