Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Oletko koskaan miettinyt, miksi joidenkin kanssa viestiminen on helppoa, kun taas toisten kanssa väärinkäsitykset ovat arkipäivää? Suurin syy siihen, miksi tulkitsemme toisiamme väärin, on erilaisissa viestintätyyleissämme, jotka liittyvät reagointitapoihimme.

Arjen viestintätilanteet ovat muuttuneet teknologian myötä. Ajanhallinta, priorisointi ja paineensietokyky ovat muuttujia, jotka korostuvat usein viestinnässä. Haasteita lisäävät virtuaaliorganisaatiot, sosiaalinen media ja infotulva. Keskittyminen ja asioiden hallinta ovat keskeisiä tekijöitä, jotka vaikuttavat viestinnän onnistumiseen.

Perinteisesti viestintämuodot on jaettu kolmeen kategoriaan: henkilökohtainen tapaaminen, puhelinkontakti ja kirjallinen viestintä. Kasvokkain viestiminen on henkilökohtaisin ja myös monesti suositeltavin muoto, etenkin jos viestitettävä asia on tärkeä ja halutaan varmistaa, että vastaanottaja ymmärtää viestin. On myös hyvä tiedostaa, että kehon kieli viestii enemmän kuin sanat.

Puhelinkontakti on melko nopea ja monelle mieluisa tapa viestiä. Puhelimessa on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota selkeään ulosantiin, rytmiin ja painotuksiin. Kannattaa myös muistaa, että kiire tai huonotuulisuus kuuluu puhelimessa.

Kirjalliseen viestintään kuuluvat muun muassa sähköposti, sosiaalinen media ja tekstiviestit. Nämä ovat nopeita tapoja tavoittaa ja sopia asioista. Niiden suurin haaste on väärinkäsitysten mahdollisuus. Etenkin lyhyet viestit voivat saada aivan erilaisia tulkintoja kuin lähettäjä on tarkoittanut.

Miten tunnistat erilaiset viestijät ja heidän reagointitapansa

• Ajattelija on analyyttinen, yksityiskohtainen ja harkitseva. Ajattelija arvostaa rauhallista, keskustelevaa viestintää, jossa on aikaa pohtia ääneen asioita ja punnita eri näkökulmia.
• Tunnetyyppi on usein ihmiskeskeinen, seurallinen ja spontaani. Hän ilmehtii paljon ja reagoi herkästi eri tilanteisiin. Tunneihminen kaipaa henkilökohtaista otetta ja näkyvää tunneilmaisua. On tärkeää, että vastapuoli osaa virittäytyä hänen aaltopituudelleen.
• Toiminnallinen on vauhdikas, energinen ja aikaansaava. Hän arvostaa sitä, että mennään selkeästi suoraan asiaan. Jos keskustelu voidaan hoitaa vaikkapa jonkin muun asian lomassa, sitä parempi.

Ajattelija, tunneihminen ja toiminnallinen reagoivat ja viestivät hyvin eri tavoin. Ajattelija pyrkii viestimään asiallisesti, loogisesti ja tarkasti. Viestiminen on rauhallista ja perusteellista ja se toimii erityisen hyvin toisen ajattelijan kanssa. Kun ajattelija viestii tunneihmiselle, on vaarana se, että tunneihminen kokee viestin liian etäisenä ja seikkaperäisenä, sillä hän arvostaa spontaania ja henkilökohtaista tyyliä. Kun ajattelija viestii toiminnalliselle, on seurauksena usein turhautumista, sillä toiminnallinen haluaisi pelkät pääkohdat toimenpiteineen pitkän viestin sijaan. Tunneihminen puolestaan viestii värikkäästi hymiöillä ja erilaisin kielikuvin, ja hänellä on usein ongelmia ilmaista asia selkeästi. Toiminnallisen tyyli on hyvin napakka ja jopa tyly, eikä häneltä yleensä heru tarkempaa selontekoa.

Kun viestit ajattelijalle, muista, että faktat ja perustelut ovat tärkeitä. Tunneihmiselle taas on mielekästä lähettää viesti, jossa on fiilistä ja joka ottaa toisen huomioon. Toiminnallisen tavoittaa parhaiten viestillä, josta heti ensi silmäyksellä selviää keskeinen asia, mitä pitää tehdä ja mihin mennessä. Jos haluat tietää enemmän reagointitavoista, lue aiemmin julkaistu artikkeli Reagointitapa kertoo miten viestit.

Harjoitus

Mitä viestintämuotoa itse suosit? Tunnista eri viestintätyylit ja mieti miten saisit jatkossa viestisi paremmin perille.

Selvitä oma viestintätyylisi testaamalla reagointitapasi.

Lisätietoa viestintätyyleistä löydät Carita Nybergin kirjoittamasta ilmaisesta e-kirjasta Kommunikaatiotaidot ja Tasapainon Avaimet -menetelmästä osoitteesta www.keys2balance.com tai ottamalla yhteyttä carita.nyberg@tasapainonavaimet.fi.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.