Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Esimiehen ja alaisten keskinäinen vuorovaikutus ei aina suju parhaalla mahdollisella tavalla ja hakausta syntyy helposti, jos osapuolten temperamentit poikkeavat kovasti toisistaan. Yhteistyötä voi kuitenkin parantaa tunnistamalla ja tiedostamalla niin omia kuin toistenkin vuorovaikutusmalleja.

Vuorovaikutusongelmat ovat tuttuja lähes jokaisella työpaikalla. Vaikka johtamistaidoista, työpaikkapsykologiasta ja vuorovaikutuksesta on kirjoitettu valtava määrä kirjallisuutta, vanhat mallit istuvat tiukassa.

– Esimiehen rooli on muuttunut todenteolla vasta viime vuosikymmenien aikana. Nykyaikana pomo on avainasemassa motivoinnissa. Esimiehen ja työntekijöiden välinen vuorovaikutussuhde vaikuttaa paljon työnteon mielekkyyteen, psykologi Tony Dunderfelt sanoo.

On helppo hyväksyä toisessa sellaiset toimintamallit, jotka ovat itselle luontaisia, mutta ongelmat alkavat yleensä siitä, kun vastapuolella on itselle vieraat toimintatavat. Vuorovaikutustaitojen parantaminen vaatii omien toimintamallien tunnistamista sekä uusien mallien treenaamista. Työyhteisöjä yli kolmekymmentä vuotta valmentanut Dunderfelt on kokemuksensa pohjalta kehittänyt viisi avainta, joita voi soveltaa ihmisten välisessä kanssakäymisessä.

– Hyvässä yhteistyössä tarvitaan konkreettisuutta, kuuntelemista, jämäkkyyttä, positiivisuutta ja tavoitteita. Vuorovaikutuksessa pitää ottaa huomioon niin toiminnallinen kuin pehmeäkin puoli.

Konkreettisuus perustana

Ykkösavain konkreettisuus tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sekä fyysistä että henkistä läsnäoloa vuorovaikutustilanteessa. Se tarkoittaa myös sitä, että keskustelussa vältetään yleistyksiä ja asioista kerrotaan käytännönläheisesti esimerkkejä käyttäen.

Ihmisillä on Dunderfeltin mukaan yleensä voimakkaita mielipiteitä siitä, että joku on täysi mäntti tai jokin asia meni huonosti.

– Sen sijaan, että antaa toisen arvostella, voivotella tai syytellä, tulee osata kysyä tarkentavia kysymyksiä ja selvittää, mistä konkreettisesta tapahtumasta mielipide on saanut alkunsa. Mielipide ei ole sama kuin tosiasia.

Kuuntelu vaatii keskittymistä

Kakkosavain kuunteleminen ei ole pelkästään sanojen kuuntelua, vaan toisen ihmisen henkilökohtaisen kokemuksen kuuntelemista. Se vaatii itsehillintää ja kärsivällisyyttä, koska toisen kokemus voi poiketa omasta näkemyksestä niin paljon, että sen haluaa heti torjua ja hylätä.

– Tuohtuneessa keskustelutilanteessa on vaikea hillitä itseään. Jos kuitenkin malttaa keskittyä kuuntelemaan toista avoimesti ja hyväksyvästi noin 30 sekunnin ajan, vastapuoli kokee tulevansa kuuluksi.

Dunderfelt korostaa, että kuulijan ei tarvitse olla lainkaan samaa mieltä toisen kanssa. Riittää, että hyväksyy toisen kokemuksen.

– Moni esimies on kysynyt minulta, pitääkö hänen todellakin kuunnella toista, vaikka tietää, mitä tämä aikoo sanoa. Siihen vastaan, että ehdottomasti kyllä. 30 sekunnin läsnäoleva kuunteleminen voi muuttaa työilmapiiriä ratkaisevasti, kun alaiset tulevat aidosti kuulluksi.

Jämäkkyys auttaa ilmaisemaan

Kolmosavain jämäkkyys on omien näkemyksien ja tarpeiden ilmaisemista selkeästi. Jämäkkyys on tervettä itsekkyyttä, jossa ei ole lainkaan aggressiivisuutta eikä toisaalta oman arvon vähättelyä. Jämäkkyys ei myöskään ole saarnaamista tai pakottamista.

– Yksi esimiehen tärkeimmistä tehtävistä on varmistaa, että jokainen työyhteisön jäsen saa kokouksissa sanoa keskeyttämättä, mitä hänellä on mielessään.

Toisaalta työntekijän velvollisuus on ilmaista oma kantansa ja tarpeensa selkeästi.

– Jämäkkä esitystapa on selkeä, keskittyy olennaiseen eikä aliarvioi toisten näkemyksiä.

Positiivisuus keskittyy mahdollisuuksiin

Nelosavain positiivisuus ei tarkoita tosiasioiden väheksymistä eikä vaikeiden asioiden kieltämistä. Positiivisuus sekoitetaan usein myönteiseen mielialaan, kun taas positiivinen käytännön toiminta on aivan eri asia. Keskeistä positiivisuudessa on se, että ihminen pystyy kriisitilanteessakin siirtämään huomionsa olemassa oleviin mahdollisuuksiin ja rakentaviin ratkaisuihin.

– Positiivisuus tarkoittaa psykologi Helena Åhmanin mukaan kääntönopeutta, eli miten nopeasti käännämme puheen ongelmista kohti ratkaisuja. Positiivisuus ei ole huuhaata vaan tietoinen valinta nähdä asiat uudessa valossa.

Positiivisuuden ei tarvitse olla suurieleistä, vaan sitä voi ilmaista sivulauseina ja pieninä kehuina.

– Esimiehen kannattaa kiittää alaistaan, kun tämä on onnistunut tehtävässään. Pienetkin myönteiset viestit vaikuttavat vastaanottajaan paljon.

Tavoitteet vievät maaliin

Viitosavain yhteiset tavoitteet luo konkretiaa toimintaan.  Yhteiset tavoitteet ovat järjestelmällisiä, systemaattisia ja strategisia: mitä tehdään, milloin, kuka tekee ja miten.

– Esimiehen tehtävänä on tarkistaa, että kaikilla osanottajilla on suurin piirtein samanlainen käsitys siitä, mitä seuraavaksi tehdään ja kuka tekee mitäkin.

Avaimet vaikuttavat yksinkertaisilta, mutta niiden toteuttaminen käytännössä ja etenkin kuohuvassa vuorovaikutustilanteessa ei välttämättä ole helppoa, vaan vaatii harjoittelua.

Myös temperamentti vaikuttaa siihen, mikä avain on kullekin ihmistyypille luontevin. Rauhallinen ja pohtiva henkilö voi olla hyvä kuuntelija, mutta häneltä saattaa puuttua jämäkkyyttä ja tavoitteellisuutta. Aktiivinen ja suoraviivainen henkilö sen sijaan voi olla hyvin konkreettinen ja jämäkkä, mutta ei osaa lainkaan kuunnella toisia.

Avaimia voi Dunderfeltin mukaan käyttää kaikissa tilanteissa.

– Ottamalla huomioon kaikki viisi ulottuvuutta laajennamme näkökulmaamme ja alamme ymmärtää toisiamme paremmin.

Rauhallinen pomo on yleensä helposti lähestyttävä ja ystävällinen henkilö, jolla on aina aikaa jutella alaistensa kanssa. Rauhallinen pomo ilmaisee usein asioita epätarkasti, eikä hän osaa tehdä päätöksiä. Hänen vahvuuksiaan ovat muiden kuuntelu ja positiivisuus, mutta hänen tulisi treenata konkreettisuutta, jämäkkyyttä ja tavoitteellisuutta.

Voimakastahtoinen pomo on energinen ja reilu henkilö, joka ottaa asiat hoitaakseen. Hänen vahvuuksiaan ovat konkreettisuus, jämäkkyys ja tavoitteellisuus. Kärsimättömänä ja suoraviivaisena henkilönä hänellä on vaikeuksia kuunnella muita eikä hän aina muista kiinnittää huomiota myönteisiin asioihin ja kehua muita. Hänen kehittämiskohteitaan ovatkin kuuntelu ja positiivisuus.

Innostunut pomo on puhelias ja sosiaalinen henkilö, joka rakastaa ideointia ja ihmisten motivointia. Hän puhuu asioista yleisellä tasolla ja esittää ne usein sekavasti. Innostunut pomo lakaisee ikävät asiat maton alle eikä siedä erimielisyyttä. Hänen vahvuuksiaan ovat positiivisuus ja jossain määrin myös tavoitteet. Hänelle vieraita avaimia ovat konkreettisuus, kuunteleminen ja jämäkkyys, jotka vaativat treenausta.

Asiantuntijapomo on tarkka ja suunnitelmallinen henkilö, joka noudattaa juridisia sääntöjä ja pitää huolta, että asiat hoidetaan niin kuin on sovittu. Hän on harkitseva, varovainen ja hillitty, eikä näytä tunteitaan. Henkilön vahvuudet ovat konkreettisuus ja tavoitteet, mutta hänen tulisi harjoitella kuuntelemista, jämäkkyyttä ja etenkin positiivisuutta, joka on hänen mielestään turhanpäiväistä mielikuvitusta.

Lisävinkkejä pomon ymmärtämiseen löydät Tony Dunferfeltin kirjasta Hyvä paha pomo, Kauppakamari, ja lisätietoa Dunderfeltistä osoitteesta http://www.tonydunderfelt.com/.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.