Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Jos työpaikallanne kävisi joululoman aikana taikuri, joka muuttaisi palaverikäytäntönne aivan toisenlaisiksi kuin mitä ne tällä hetkellä ovat, mikä olisi toivomasi lopputulos?

Lähestyvä vuodenvaihde on hyvä hetki tarkastella sekä omia että työyhteisön toimintatapoja uudesta näkökulmasta: teemmekö jotain turhaa tai liian monimutkaisesti vain vanhasta tottumuksesta?

Palaverikäytännöt ovat monesti kuin sanomattomia kiveen hakattuja sääntöjä, ja perua vanhoilta ajoilta, joiden jälkeen on nähty jo useampikin organisaatiomuutos. Kukaan ei vain ole viitsinyt tai uskaltanut kyseenalaistaa tuttua kaavaa. Tuntuu turvalliselta, kun jatkuvan muutoksen keskellä on edes jotain pysyvää. Monesti tuttu kaava aiheuttaa kuitenkin myös turhautumista ja tehottomuutta. Asia on siis merkittävä myös työhyvinvoinnin näkökulmasta

Mikä on kokouksen tavoite?

Onko viikko- tai kuukausipalaverinne tavoitteena tiedonjakaminen? Usein palavereissa on tapana käydä läpi mahdollisimman paljon asioita, kun ”kerrankin kaikki ovat koolla”. Tällöin käy väistämättä niin, että osa asioista ei koske kaikkia, ja turhautuminen on helppo havaita: kiinnostuksen puutteessa selataan kännykän viestejä ja näin romutetaan näennäisen läsnäolon rippeetkin.

Tehokkuuden menetys on helppo laskea luvuiksi: esimerkiksi jos 12 henkilön tiimissä palaveriin käytetään tunti viikoittain ja kunkin henkilön osalta kuluu 20 minuuttia aikaa, joka ei suoranaisesti hyödytä omien työtehtävien hoitoa, on ajanhukka tiimitasolla viikossa neljä tuntia, kuukaudessa noin 16 tuntia ja vuodessa lomat huomioiden noin 750 tuntia. Ja mitä lukemia saadaankaan, jos kokoustetaan isommalla joukolla ja pidempään! Mikä voisi teidän työpaikallanne olla vaihtoehtoinen tapa jakaa tietoa tehokkaammin?

Jos tavoitteena on sosiaalinen kanssakäyminen, tarvitaanko tavoitteeseen pääsemiseksi todella yhteinen palaveri? Mitä muuta työoloissa voitaisiin tehdä, jotta päästään vaihtamaan kuulumisia ja ylläpitämään hyvää työilmapiiriä?

Osallistaminen lisää sitoutumista

Joissain työyhteisöissä on edelleen tapana, että palaverissa esimies hoitaa puhumisen lähes yksinään. Useilla työpaikoilla ollaan kuitenkin jo edetty niistä ajoista, jolloin esimies tiesi tarkalleen, miten mikäkin työvaihe hoidetaan. Miksi äänessä eivät olisi mieluummin ne, jotka asioista jotain oikeasti tietävät. Esimiehenkin työtaakkaa helpottaisi kummasti, jos hän antaisi osan aiheista alustettavaksi työyhteisön jäsenille. Se lisäisi myös kiinnostusta käsiteltäviin aiheisiin ja sitoutuminen päätöksentekoon kasvaisi. Esimieheltä tämä muutos edellyttää rohkeaa astumista pois entisestä tietäjän roolista avoimempaan yhdessä ihmettelijän ja kyselijän rooliin.

Ovatko – esimiehen lisäksi – äänessä useimmiten aina vain ne samat sanavalmiit henkilöt? Miten keskusteluun saataisiin mukaan myös ne, jotka arastelevat omien mielipiteidensä esilletuomista? Yhtenä ratkaisuna on esimiehen osallistuminen hyvään fasilitointikoulutukseen, josta hän saa työkaluja innostavampien ja osallistavampien palaverien vetämiseen.

Toimintasuunnitelma luo selkeyttä

Mitä palavereissanne sovitaan sen päätyessä? Siis hetkeä ennen kuin osallistujat säntäävät helpottuneina pois käsittelemään sähköpostitulvaansa – muistamatta enää muutaman päivän päästä, mitä palaverissa oikeastaan käsiteltiin ja mitä siellä sovittiin. Jotta edellä kuvattu tyyppitilanne vältettäisiin, tulisi selkeästi käydä lävitse toimintasuunnitelma: kuka tekee, mitä tekee ja milloin?

Ei kai missään enää harrasteta kokouspöytäkirjoja, jotka arkistoidaan kansioon, jonka sijaintia kukaan ei koskaan muista ja vaikka paikan sattuisi löytämään, ei vanhojen pöytäkirjojen lukemiseen ole kenelläkään aikaa… Ennemmin kannattaa vaikka sopia työpari, joka briiffaa mahdollisesti poissaolleelle kollegalle palaverin olennaisimmat asiat. Samalla tulee hoidettua se vuorovaikutuspuolikin.

Vaikka taikuria ei työpaikallanne kävisikään, jotain voi silti tapahtua. Kunhan joku ensin ottaa kopin vanhojen toimintatapojen terveestä kyseenalaistamisesta. Se joku voit olla juuri sinä. Esimiehen mahdollinen muutosvastarinta murtuu, kun esittelet ”tehottomuuslukunne”. Ja työkaverisi kiittävät viimeistään silloin, kun aikaa vapautuu enemmän olennaisen tekemiseen ja palavereissa alkaa olla entistä mukavampaa.

Lisätietoja Sini Rantamasta ja työhyvinvointivalmennuksista löydät osoitteesta www.hyvinvointiluotsi.fi. Lue myös Rantamasta aiemmin kirjoitettu juttu Varatuomarista valmentajaksi.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.