Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Nykypäivänä kaikkea on liikaa. Koti pursuaa tavaroita, toimisto papereita, tietokone sähköposteja ja kalenteri loputtomat määrät kokouksia. Jos paljouden aiheuttama kaaos käy sietämättömäksi, kannattaa kysyä neuvoa ammattijärjestäjältä, joka auttaa laittamaan asiat ja ajanhallinnan järjestykseen.

Yksi nykyelämän haasteista on selviytyä tavaroiden, informaatiotulvan, kalenterimerkintöjen ja kaikenlaisten mahdollisuuksien paljoudesta. Myös muistimme on ylikuormittunut, sillä mielessä pidettäviä asioita on runsaasti.

Kyky selviytyä paljoudesta ei ole synnynnäistä, sillä vasta muutama vuosikymmen sitten tavaroita ei edes ollut saatavilla nykyisessä määrin, eikä tietokonetta tai internetiä vielä ollut. Paljous on lisääntynyt pikkuhiljaa elintason noustessa. Asia ei ole yhdentekevä, sillä liika tavara sitoo meitä ja täpötäysi kalenteri stressaa. Kun asioita ei saa hallintaan, se aiheuttaa kiirettä, riittämättömyyden tunnetta ja huonoa omaatuntoa.

Ongelmien kanssa ei enää tarvitse olla yksin, sillä paljouden hallintaan saa nykyään apua koulutetuilta ammattijärjestäjiltä eli professional organizereilta. Ammattikunta syntyi 1980-luvulla Yhdysvalloissa, josta se vähitellen levittäytyi muihin tavaranpaljoudesta ja kiireestä kärsiviin länsimaihin. Ammatti rantautui meille vasta vuonna 2011, kun Alankomaissa asuva ja siellä alalle kouluttautunut suomalainen Anne te Velde-Luoma toi opit Suomeen. Nykyään koulutettuja ammattijärjestäjiä on Suomessa lähes sata, joista noin kolmekymmentä toimii ammatissa. Pääasiassa ammattijärjestäjät auttavat kotitalouksia, mutta osa järjestäjistä valmentaa myös yrityksissä.

Työtavat uusiksi

Yksi alan ammattilaisista on Elina Alasentie, joka tekee työtään yritysmaailmassa. Aiemmin opettajana työskennellyt Alasentie on toiminut ammattijärjestäjänä puolitoista vuotta. Hän toimii myös Suomen ammattijärjestäjät ry:n hallituksen varapuheenjohtajana.

Alasentien työhön kuuluu pääasiassa luennointi, minkä lisäksi hän valmentaa yrityksen työntekijöitä henkilökohtaisesti. Firmoissa tarvitaan eniten apua ajankäytön ja sähköpostin hallinnassa.

– Valmennuksessa laitetaan fyysinen ja digitaalinen ympäristö järjestykseen sekä muutetaan työtapoja tehokkaammaksi.

Käytännössä Alasentie auttaa työntekijää esimerkiksi raivaamaan työpöytänsä ja tekemään siitä toimivan sekä järjestämään sähköpostinsa ja dokumenttinsa. Tämä ei kuitenkaan yksinään riitä, sillä myös työtapoihin on puututtava.

– Koska ihmiset omaksuvat asioita eri tavalla, yritän löytää jokaiselle parhaiten sopivan toimintatavan. Jotta muutos onnistuisi, on työtapoja muutettava pysyvästi.

Tehtävälista mättää

Jos jokin asia ei onnistu, syynä voi olla se, että henkilö on oppinut toimintamallin, joka ei sovi hänelle. Esimerkiksi tehtävälista on asia, jonka voi tehdä monella tavalla.

– Henkilöllä voi olla tapana kirjoittaa kaikki mahdollinen kalenteriin, eikä hän saa tehtyä asioita, koska tiedot ovat aina väärässä paikassa. Silloin voin ehdottaa, että kalenteriin laitetaan vain tapaamisen ja kokoukset ja kaikki muut tehtävät siirretään erilliseen tehtävälistaan, joka voi olla paperilapulla, puhelimessa, tietokoneella tai sähköpostikansiossa.

Jos tavanomaiset tehtävälistat tuntuvat vaikeilta, Alasentie suosittelee käyttämään yksinkertaista kolmen kohdan listaa.

– Määrittele päivän päätteeksi kolme tärkeintä asiaa, jotka haluat tehdä seuraavana päivänä. Kun aamulla saavut töihin, toteuta asiat ensitöiksesi. Tärkeintä on toimia päättäväisesti. Jos vähänkin lipsuu aikeestaan, muut työt hajottavat keskittymisen, ja aiotut asiat jäävät tekemättä.

Uusia asioita opettaessaan Alasentie suosittelee kahdenkymmenenyhden päivän kokeiluaikaa, jotta muutoksesta tulee pysyvä.

– On tieteellisesti tutkittu, että aivot tarvitsevat kolme viikkoa uuden toimintatavan omaksumiseen. Kun hermoradat ovat tottuneet uuteen tapaan, voi vanhan unohtaa.

Kaaoksen hallinta oppiaineeksi

Koska opettaminen on Alasentien sydäntä lähellä, hän on ottanut yhteyttä useisiin oppilaitoksiin saadakseen kaaoksen hallintaa ja oman toiminnan ohjausta mukaan uusiin opetussuunnitelmiin.

– Oman toiminnan ohjausta opetetaan päiväkodissa ja pienessä määrin alaluokilla, mutta sen jälkeen ihminen on omillaan ja saa keksiä niin opiskelu- kuin työtavat itsekseen.

Esimerkiksi toimistomaailmaan tulevan uuden toimihenkilön voisi Alasentien mukaan laittaa ajanhallinnan kurssille, joka tehostaisi työtapoja.

Omia oppejaan Alasentie haluaa jakaa eteenpäin ja on kirjoittamassa ajatustyöntekijöille suunnattua kirjaa kiireen ja kaaoksen voittamisesta. Opas ilmestyy e-kirjana joulukuussa.

Ammattijärjestäjien varapuheenjohtajana Alasentie on huomannut, että vaikka monia vaivaa kaaos ja kiire, ja työpaikalla tarvittaisiin apua, niin harva vielä tietää ammattijärjestäjistä. Suomessa ei myöskään ole totuttu pyytämään apua epäjärjestyksen hallintaan, vaan kaikesta yritetään  selvitä itse.

– Kokeileminen kuitenkin kannattaa. Jo kolmen tunnin valmennus maksaa itsensä takaisin ja saa ihmeitä aikaan, kun paperit löytyvät helpommin ja työ sujuu entistä jouhevammin.

Ohjeet postin vastaanottajalle

1. Älä avaa sähköpostiasi heti työpäivän aluksi. Tee sen sijaan ensin päivän tärkein tehtävä (jonka olet miettinyt jo edellisenä iltana tai heti aamulla). Kun saat tehtävän suoritettua, se antaa sinulle energiaa.
2. Kun avaat saapuvat-kansion, yritä käsitellä viestit saman tien. Mieti jokaisen viestin kohdalla, voitko tehdä jonkin seuraavista toimenpiteistä:

• Deletoi viesti, jos se ei koske sinua tai se on lähetetty sinulle varmuuden vuoksi tiedoksi.
• Jos viestin vastaamiseen ja käsittelyyn menee alle kaksi minuuttia, hoida asia saman tien.
• Jos viestille ei voi sillä hetkellä tehdä mitään, siirrä se tehtävälistaan. Älä pidä saapuneet-kansiota muistilistana, sillä siellä ravaaminen kuluttaa turhaan aikaasi.

Ohjeet lähettäjälle

1. Lähetä mahdollisimman lyhyitä viestejä, asia selviää yleensä maksimissaan viidessä lauseessa.
2. Otsikoi viesti mahdollisimman selkeästi, jotta vastaanottaja tietää, mistä on kysymys. Kertovia otsikoita ovat esim. ”Myyntikokouksen aikataulumuutos”, ”Tapaaminen 14.12. klo 11” tai ”Kirjanpitolasku marraskuu 2013”.

Lähde: Elina Alasentie

Lisätietoja Elina Alasentiestä löytyy osoitteesta www.minima.fi.

Elina Alasentien haastattelun lisäksi lähteenä käytetty Anna te Velde-Luoman kirjaa Kaaoksen kesyttäjä, Avain, 2010