Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Harvassa yrityksessä mietitään työn ja elämän tasapainoa. Näin kuitenkin tehdään Suomen Microsoftilla, jossa pari vuotta sitten tehdyt työtapojen ja toimitilojen uudistukset mullistivat koko yrityskulttuurin.

Microsoftilla työtä tehdään eri tavalla kuin monessa muussa yrityksessä. Myös yhtiön modernit ja mielikuvitukselliset tilat poikkeavat normaalista toimistosta.

– Kaiken lähtökohtana on joustava, teknologioita hyödyntävä ja ihmiset huomioon ottava työnteon tapa, jota Microsoftilla kutsutaan läsnätyöksi, johtaja Tia Ainola IT-tukipalveluista kertoo.

Matka kohti tietotyön tulevaisuutta lähti liikkeelle vuonna 2010, kun yhtiö halusi uudistaa toimitilojaan ja kehittää työkulttuuriaan innovatiivisemmaksi, innostavammaksi ja tuottavammaksi.

– Aiemmin koko meidän 300 hengen porukkamme istui tavallisessa avokonttorissa omissa työpisteissään sermien takana, Ainola sanoo.

Uuden toimintakulttuurin ja teknologian harjoittelu alkoi jo uusien tilojen remonttivaiheessa, kun henkilöstö oli evakossa väliaikaisissa tiloissa.

– Jokainen sai ottaa vain yhden muuttolaatikon verran tavaraa mukaansa. Kaikki muu piti laittaa roskiin tai viedä kotiin. Monet työpisteen henkilökohtaisista esineistä, kuten valokuvat tai kukat, siirtyivät sähköiseen työpöytään.

Yllättäen tavaroista luopuminen onnistui arvioitua helpommin, sillä monet huomasivat, etteivät remontin aikana olleet edes kaivanneet muuttolaatikossa olevia esineitään.

Tila tehtävän mukaan

Uusissa tiloissa kenelläkään ei ole vakituista työpistettä, vaan työntekijä valitsee tehtäviinsä sopivimman työtilan ja voi vaihtaa sitä päivän mittaan.

– Päivittäiset työvälineet kulkevat henkilön mukana, sillä varsinaisia säilytystiloja ei ole. Jokaisella on käytössään vain yksi lokerikko, joka toimii myös postilaatikkona.

Tiloja on moneen eri tarpeeseen aina keskittymistä vaativasta suunnittelutyöstä puheensorinan sallivaan ihmisten kohtaamiseen. Hiljaisuutta vaativaan työhön voi paneutua parhaiten kirjastossa, jossa sovittujen pelisääntöjen mukaan toista ei saa häiritä, eikä tilassa saa myöskään puhua puhelimessa. Rennompaan tunnelmaan pääsee puolestaan Beach-tilassa, jossa soi musiikki taustalla ja jossa saa rauhassa jutustella. Tiimiytymiseen taasen sopii sitä varten suunniteltu innovaatiotila, joka on mahdollista jakaa verhoilla pienempiin osiin ja pitää vaikka ad-hoc-palavereita.

– Meillä on myös runsaasti kolmen hengen neuvottelutiloja, sillä se oli suosituin tilakoko henkilöstöltä kysyttäessä. Lisäksi käytössä on isompia kokoustiloja, joissa voi istua perinteisesti pöydän ääressä.

Töitä laiturinnokassa

Läsnätyössä tilan käsite on laaja. Se voi olla yhtä lailla juna, bussi, koti tai vaikka mökkilaituri. Teknologia mahdollistaa sen, että työntekijä voi olla työssään läsnä paikasta riippumatta.

– Yksi tiimissäni työskentelevä asuu Karjaalla ja tekee paljon läsnätöitä kotona. Hän pitää esimerkiksi virtuaalikokouksia ruotsalaisen asiakkaan kanssa. Junalla tekemänsä työmatkat hän käyttää työntekoon.

Valtaosa Microsoftin työntekijöistä tekee viikoittain länsätyötä myös muualla kuin toimistolla.

Päivittäisessä työssä hyödynnetään pikaviestimiä, etäyhteyksiä, sosiaalisen median sovelluksia, sähköistä kalenteria, digitaalisia ryhmätyötiloja ja verkon yli tapahtuvia neuvotteluja.

– Pikaviestinten liikennevalot punainen, keltainen ja vihreä ilmoittavat, onko henkilö varattu vai vapaa, ja näitä pelisääntöjä noudatetaan. Kun valitsee työtilaksi vaikkapa kirjaston ja laittaa pikaviestimeen punaisen valon, ei toista saa häiritä.

Innostunut työilmapiiri

Microsoftin väki on ollut tyytyväinen muutoksiin. Peräti 99 % henkilöstöstä on sitä mieltä, että matka työn tulevaisuuteen on innostava.

Tyytyväisyys työhön, työyhteisöön, johtamiseen sekä työnteon edellytyksiin on noussut näiden kahden vuoden aikana kahdeksan prosenttiyksikköä.

– Erittäin tyytyväisiä olemme etenkin siitä, että työn ja elämän välinen tasapaino on tänä aikana noussut 11 prosenttiyksikköä ja tiimien välinen yhteistyö 16 prosenttiyksikköä.

Toisaalta innostavuudella on myös toinenkin puoli. Työ on joidenkin mielestä niin kiinnostavaa, että sitä ei malteta ajoissa lopettaa.

– Ei ole tarkoitus, että ihmiset ovat töissä on-line 24/7 ja polttavat itsenä loppuun. Kun uutta toimintamallia ja teknologiaa otettiin käyttöön, järjestettiin kaikille halukkaille myös henkilökohtaista coachausta muun muassa ajanhallinnasta ja itsensä johtamisesta.

Microsoftin toimintamalliin kuuluvat myös selkeät tavoitteet ja niiden seuranta. Kerran kuussa käytävissä esimies-alaiskeskusteluissa sekä pari kertaa vuodessa pidettävissä syvällisemmissä kehityssuunnitelmakeskusteluissa luodataan, miten tavoitteisiin on päästy.

– Tavoitteiden käsittelyn lisäksi esimies-alais-keskustelussa kysytään mitä työntekijälle kuuluu tai miltä läsnätyö hänestä tuntuu. Työntekijät ovat arvostaneet kuulluksi tulemista ja vaikuttamismahdollisuuksia.

Hyvinvointi osana arkea

Kokonaisvaltaisen toimintamallin yksi osa on wellbeing-ajattelu, joka lähtee siitä, että myös ihmisen fyysinen ja psyykkinen puoli otetaan työnteossa huomioon.

– Talossa on tsemppariverkosto, joka tukee koko organisaatiota. Tällaisia tsempparien vetämiä verkostoja ovat esimerkiksi painonhallinta- ja liikuntaryhmät.

Microsoft on järjestänyt henkilöstölleen niin hiihtovalmennusta kuin uneen tai elämäntapamuutoksiin liittyviä luentoja.

Hyvä olo nitoutuu myös jokapäiväiseen arkeen, sillä lähes kaikissa tiloissa on esimerkiksi steppereitä, joita voi polkea, tai kuntopalloja, joilla voi keikkua vaikka palaverissa ollessaan.

Läsnätyömalli toimii Microsoftilla hyvin. Työtyytyväisyystutkimukset puhuvat puolestaan ja ihmiset viihtyvät yrityksessä. Julkisena tunnustuksena yritys sai vuoden alussa Henry ry:n ja Ilmarisen vuoden 2012 henkilöstöteko -palkinnon.

– Yksikään työntekijöistämme ei haluaisi palata takaisin vanhaan systeemiin. Se kertoo paljon.