Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Tänä keväänä aloitin siivouksen sähköpostistani ajatuksella Inbox tyhjäksi – elämä hallintaan. Ja toden totta, hallinnan tunne lisääntyi, kun viestit vähenivät. Muutaman tunnin tilanne näytti varsin hyvältä. Helpotuksen tunne jäi vain valitettavan lyhyeksi: postia kun tulee koko ajan lisää, jatkuvalla syötöllä.

Moni meistä on jäänyt jatkuvan tavoitettavuuden vangiksi. Minut tähän tosiasiaan havahdutti muutama päivä sitten yhteistyökumppanini automaattivastaus: ”En ole tänään sähköpostini ääressä. Kiireellisissä tapauksissa tavoitat minut numerosta x. Luen postejani päivän aikana satunnaisesti.” Kysymyksessä oli yhden päivän poissaolo.  Tarkennuksena vielä, yhteistyökumppanini ei ole vastuussa kenenkään hengestä, ainakaan sähköpostin välityksellä. Ja siitä huolimatta – kolmen virkkeen pituinen vastausviesti – joka henki sitä, että päivän tavoittamattomissa oleminen on suurikin synti.

Samaan aikaan kun meillä on tarve olla jatkuvasti tavoitettavissa, kärsimme tunteesta, että asioita vain tulee. Yritin alkuviikosta sopia johtoryhmän kanssa 45 minuutin palautekeskustelua. Ei meinannut millään onnistua. Ryhmän jäsenet vain huokailivat, että ”kalenteri on aivan tukossa” ja ”mitään ei ehdi tehdä”. Täsmälleen saman havainnon tekivät Saku Tuominen ja Pekka Pohjakallio seuratessaan vuoden ajan yksiköitä kahdeksassa yrityksessä ja valtioneuvoston kansliassa. Havainnoista syntyi Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet, joka on erittäin tarkkanäköinen analyysi tämän päivän työelämästä. Ja mikä parasta, kirja tarjoaa myös suuren määrän erilaisia työkaluja, joiden avulla voi rakentaa työelämästä mielekkäämpää, merkityksellisempää ja tuloksellisempaa.

Kuka tahansa meistä voi kokeilla esimerkiksi 1234-portaita oman työviikkonsa parantamiseksi:

Askel 1: valitse yksi ongelma, jota mietit tietoisesti useita kertoja päivässä. Ongelmiahan meillä riittää pähkittäväksi, mutta oman mielen johtamista kannattaa harjoittaa käsittelemään niistä vain yhtä kerrallaan. Aivomme ovat äärimmäisen tehokas ongelmanratkaisukone, mutta ensimmäisellä askelmalla tavoitteena nimenomaan EI ole päästä nopeasti ratkaisuun vaan antaa tilaa myös alitajunnalle työstää asiaa.

Askel 2 tarkoittaa kahta poistoa: ensin pois mielestä ja listalle, tämän jälkeen pois listalta ja kalenteriin. Mielemme on koko ajan täynnä asioita mistä seuraa tunne hallitsemattomuudesta. Stressi ei tule paljosta työstä vaan tekemättömästä työstä. Tämän takia asiat pitää saada pois mielestä listalle ja listalta kalenteriin.

Askel 3 on tavoitteiden asettamista: päätä kolme tärkeintä asiaa, jotka haluat saada aikaan tänä keväänä ja kolme tärkeintä asiaa, jotka haluat saada aikaan tällä viikolla. Itse asetettujen tavoitteiden saavuttaminen tyydyttää perusmotiiveistamme sekä itsemääräämistämme että pätevyydentunnettamme, jotka molemmat ovat erittäin tärkeitä sekä hyvinvoinnillemme että aikaansaamisellemme.

Askel 4 tarkoittaa neljää hyvää tuntia päivässä, tunteja jolloin rakennetaan uutta, syvennytään, ajatellaan. Kuulostaa vähältä, mutta aivotutkimuskin osoittaa, että keskittymistä vaativaa työtä emme pysty tekemään paljoa enempää päivän aikana. Jotta päivässä olisi neljä hyvää tuntia, tarvitaan työpäivään myös niitä vähemmän hyviä tunteja, jolloin hoitelemme juoksevia asioita, sähköposteja ja muuta sälää, jota tuntuu nykytyössä riittävän.

Kevätsiivouksen jälkeen Inboxini on pysynyt paremmin hallinnassani. Tavoittamattomissa olemista harjoittelen siten, että luen sähköpostini vain pari kertaa päivässä. Varaan tälle ajan enkä vastaile posteihin pitkin päivää.

Mitä havaintoja olen tehnyt kun olen opetellut tällaisia uusia tapoja: mieleni on levollisempi ja työpäivissäni on enemmän hyviä tunteja. Neljään hyvään on vielä matkaa, mutta suunta tuntuu oikealta!

Lähde: Saku Tuominen ja Pekka Pohjakallio: Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet. Otava, 2012.

Annamari Heikkilä on laillistettu psykologi ja filosofian tohtori. Löydät hänestä lisää tietoa sivulta http://psykologinenpaaoma.fi/