Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Tietotekniikan kehityksen myötä jotkut kuvittelivat, että epäsiistit paperipinot siirtyisivät menneisyyteen samalla tavalla kuin kirjoituskoneet ja kalkeeripaperit. Näin ei kuitenkaan ole käynyt, vaan pikemminkin päinvastoin.

Toimistoissa, joissa työntekijöillä ei ole kiinteitä työpisteitä, paperittomuus on jossain määrin alkanut toteutua. Totuus on kuitenkin se, että monen työpöytä notkuu korkeiden paperikasojen alla. Niiden omistaja väittää kiivaasti tietävänsä kyllä ihan tarkkaan, mitä niissä on – kunhan kukaan ei vain mene niihin koskemaan ja sekoittamaan ”järjestystä”.

Papereita on hankalampi järjestää kuin kolmiulotteisia tavaroita, joista yleensä heti näkee mitä ne ovat, mitä niillä tehdään ja minne ne kuuluvat. Joudut siis silmäilemään tekstiä, jotta pääsisit jyvälle, mistä on kysymys ennen kuin voit päättää dokumentin laadusta ja säilytyspaikasta. Järjestyksen perusperiaate toimii papereille aivan samoin kuin tavaroille: kun asialle on oma paikka, niin se voidaan käytön jälkeen palauttaa sinne.

Luo systeemi

Järjestäminen palkitsee, sillä selvittelytyön jälkeen et enää joudu etsimään hukassa olevia dokumentteja, etkä myöskään enää pysty huijaamaan itseäsi ja unohtamaan aikarajoja. Paperitulvien kanavoiminen ja toimivan systeemin luominen hoidettaville ja arkistoitaville asioille on investointi, joka ajallisesti maksaa itsensä takaisin jo parissa viikossa. Ja sen hermoja säästävää vaikutusta ei voi rahassa tai ajassa edes mitata.

Aloita lähimmästä kasasta, tartu ensimmäiseen nippuun ja hahmota sen sisältö ja kiireellisyys itsellesi. Anna sille ymmärrettävä nimi tai hakusana yliviivaustussilla tai hyvin liimautuvalla post-it-lapulla ja päätä missä sitä säilytät. Todennäköisesti sinulla on samaan projektiin liittyviä digitaalisia dokumentteja: pidä huolta yhdenmukaisista nimistä ja siitä, että kansiot ovat loogisilla paikoilla tietokoneellasi. Merkitse saman tien kalenteriisi milloin työn on oltava valmis ja varaa aikaa työn suorittamiseen. Muista olla realistinen. Minkä tahansa projektin suorittamiseen kuluu yleensä kolme kertaa arvioitua pidempi aika. Pidä mielessä myös se, että työ vie kaiken sen ajan, joka sille annetaan.

Keskity ja saata työ loppuun

Opettele vaalimaan työn tekemiseen tarvittavaa keskittymiskykyä – älä anna turhien häiriöiden estää sen edistymistä. Sulje sähköpostiohjelma, internet ja puhelin, ja laita oveesi tai työpisteesi ulkopuolelle lappu joka kertoo, milloin olet taas tavoitettavissa.

Turhia häiriöitä kannattaa välttää, sillä keskeytyksen jälkeen asiaan palaaminen ja uudelleen keskittyminen kestää yleensä useita minuutteja. Jos kuulet jokaisen sähköpostiviestin, tekstarin tai chat-ohjelman hälytysäänen – niihin reagoimisesta puhumattakaan – et todennäköisesti koko päivänä pysty keskittymään juuri mihinkään, ja se jos mikä on turhauttavaa. Onneksi hyvät ratkaisut ovat usein helppoja: sano selvä ei kaikille huomion varastajille. Opi nauttimaan kaikesta siitä, minkä saatat loppuun – pysähdy, huokaise syvään ja ole tyytyväinen itseesi!

Lisätietoja  kirjoittajasta www.anneluoma.nl ja ammattijärjestäjistä www.ammattijarjestajat.fi.