Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Asiakkuuspäällikkö kiiruhtaa hameenliepeet hulmuten assistentin huoneeseen.

– Luitsä mun viestin? hän puuskuttaa ovelta.

– Minkä viestin?

– Me joudutaan nyt kahdestaan hoitamaan projekti loppuun, kun Jatta sairastu. Kauheeta! Törkee kiire tulee.

Assistentti rypistää hämmästyneenä kulmiaan ja kysyy, missä viestissä näin kerrottiin.

– No siinä, jonka Jukka lähetti kaks tuntia sitten.

Pitää alkaa ihan yhdessä tutkia sähköposteja, eikö viesti ole tullut perille. Jos ohjelmassa on vaikka jotain vikaa.

– Se on tossa! Lähetetty klo 8.20, rakennekynsi koputtaa tietokoneen näyttöä.

Otsikkorivillä ei näy alkuperäistä otsikkoa kunnolla, koska viesti on lähetetty edelleen niin monta kertaa. Alun perin se on otsikoitu ”Ensi viikon palaveri”, ja näyttää nyt siis tältä: ”FW: FW: FW: FW: Ensi viikon palaveri”.

– Avaa se! No niin. Siinähän lukee, että Jatta on sairiksella kuukauden. Ihan kiva. Yritä hei kattoa sun meilejä vähän useammin, että pysyt kärryillä, missä mennään.

Tukka heilahtaa, ja koroista kuuluu klip klop, kun tuohtunut asiakkuuspäällikkö poistuu huoneesta. Assistentin otsa on edelleen rypyssä.

Tuttua?

Sähköpostiviestejä eli meilejä tipahtelee päivittäin niin paljon, että oikea otsikointi helpottaisi päätöstä, mitkä viestit pitää lukee heti ja mitkä voi jättää myöhemmin luettavaksi.

Yllä esitetty tilanne on tyypillinen. Viestiä on lähetetty edelleen monta kertaa ja vaikka aihe on vaihtunut, kukaan ei ole viitsinyt muuttaa otsikkoa. Viesti ei käsittele enää ensi viikon palaveria, vaan Marjatan sairastumista.

Ja saapuuhan niitä sähköpostiviestejä ihan kokonaan ilman otsikkoa. Silloin ei voi yhtään tietää, mitä viesti sisältää.

Kirjoittajan tehtävä on muotoilla sähköpostin otsikko niin, että vastaanottaja tajuaa mahdollisimman helposti, mitä viesti käsittelee. Jos meilin otsikko on epämääräinen ja se jää lukematta, syy ei ole vastaanottajassa vaan kirjoittajassa.

Jatan paluuta odotellessa.

Voit lukea lisää suomen kielestä verkkolehdestä www.kielikukkanen.fi.