Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Elämisen taidoille on kysyntää. Netti pursuaa elämäntaitokursseja, ajanhallintaoppaita ja henkilökohtaisen tuottavuuden kikkakolmosia. Itsensä johtaminen on aihe, johon ihmiset aina uudelleen etsivät apua. Helppoa se ei ole itsellenikään, mutta jotain oppia on sentään ehtinyt tarttua takkiin.

Kiihtynyt työelämän rytmi rasittaa aivojamme suunnattomasti. Meiltä vaaditaan 24/7-tavoitettavuutta ja jatkuvaa viestien tarkistamista, lisäksi pälyilemme taukoamatta sosiaalista mediaa ja mielemme vaeltaa, kun tarkoitus olisi tehdä jotain keskittymistä vaativaa. Työmuisti ja toiminnanohjaus ovat kovilla, kun aivojen etuotsalohkot sauhuavat jatkuvasta kuormituksesta. Väite netin tyhmentävästä vaikutuksesta ei ehkä ole ihan tuulesta temmattu.

Mobiili-internetin yleistyminen on tuonut omat lisähaasteensa. Älypuhelin addiktoi: kun nettilaite on taskussa, ajatukset alkavat pyöriä viestien, chattien ja postausten parissa – aina rasittavuuteen saakka.

Moniajosta läsnäoloon

Oppilas kysyi opettajalta tämän tyyneyden salaisuutta. Opettaja vastasi: ”Kun istun, istun. Kun syön, syön. Kun kävelen, kävelen”. Tähän tietoisen läsnäolon perustotuuteen palaan aina uudelleen. Kiihkeässä härveleiden ja moniajon kiusausten täyttämässä elämässä kyse on myös luvasta palata takaisin olotilaan, jossa mieli voi hyvin ja kykenee toimimaan parhaiten.

Opettajan lausahdus viittaa mielessäni myös hitaan ajattelun tärkeyteen. Daniel Kahneman kuvailee meissä vaikuttavia ajattelujärjestelmiä kirjassaan Thinking, Fast And Slow. Näistä ensimmäinen on nopea, intuitiivinen ja automaattinen. Se pohjautuu yksilön emootioihin, uskomuksiin ja selitysmalleihin maailmasta. Toinen taas pohjaa asian tai tapahtuman tietoiseen tarkasteluun ja on edellistä hitaampi, harkitsevampi ja loogisempi. Hidas ajattelu vaatii harjoittelua, tietoisuutta ja läsnäoloa.

Toiminta lähtee levosta

Reflektoidessani omia kiireisyyden tai aikaansaamattomuuden kokemuksia päädyn aina samaan lopputulemaan: olen itse itseni pahin vihollinen. Minä olen se, joka ylioptimistisesti lupaan liian kireitä aikatauluja, eksyn jännittävien tiedonhakujen rönsyihin ja lykkään tärkeiden asioiden toimittamista kipurajoille asti. Ajankäytön hallinta on pitkälti oman mielen hallintaa.

Itsensä johtaminen puhuttaa jatkuvasti myös asiakkaitani. Monet tunnistavat haasteikseen juuri ajankäytön ja priorisoinnin sekä ristiriitojen käsittelyn, pitkäjänteisyyden ja itsekurin.

Itsensä johtamisen perusta on mielestäni kokonaisvaltaisessa hyvinvoinnissa: hengen, mielen ja fysiikan tasapainossa. Toiminta lähtee levosta. Levollisin mielin on mahdollista erottaa tärkeät tehtävät kiireellisistä. Vaikka tärkeät, ei-kiireiset tehtävät, kuten visiointi, kehittäminen tai virkistäytyminen, eivät pidä meteliä itsestään ja ovat sen vuoksi helppoja sivuuttaa, niistä huolehtiminen maksaa itsensä takaisin.

Ei liene sattumaa, että jo 1990-luvulla silloisen Andersen Consultingin nuorelle konsultille opetettiin heti ensimmäisenä työpäivänä ajankäytön hallintaa. Muistiini on jäänyt erityisesti ohje käsitellä kaikki päivän postit yhdellä kertaa. Vaikka kyse oli tuolloin etanapostista, ohje on edelleen nerokas.

Siirtymät vievät aikaa

Työnohjaajani opasti minua vuosia sitten: ”Minimoi siirtymät. Varjele sydäntä.” Ohje osoittautui kullan kalliiksi tuolloisessa stressaavassa elämäntilanteessa.

Siirtymillä tarkoitan fyysisten siirtymisten lisäksi teemojen, tehtäväkokonaisuuksien ja roolien vaihtamiseen tarvittavaa aikaa. Lean-ajattelussa kyse on virtaustehokkuudesta. Tutkimusten mukaan työn vaihtaminen toiseen lisää käsittelyaikaa kymmenillä prosenteilla, eikä uuteen vaativaan tehtävään kiinni pääseminen suju hetkessä. Moniajossa mieli kuormittuu ja tuottavuus laskee.

Siirtymien minimointia harjoitin kerran onnistuneesti tilanteessa, jossa vastuullani oli usean vaativan projektin johtaminen. Päädyin rauhoittamaan maanantait koko hankkeen koordinoinnille, ja merkitsin siihen liittyvät tehtävät ja kokoukset kalenteriin keltaisella värillä. Tiistaina oli sinisen projektin vuoro ja torstaina keskityin vihreän projektin tehtäviin. Päiväkohtaiset värikoodit auttoivat fokusoimaan. Työt edistyivät, kun energia ei hukkunut tehtävien välillä haahuiluun. Kokemukseni perusteella viikonpäiväkohtaiset teemat toimivat sekä hektisissä työympäristöissä että väljempien aikataulujen maailmassa.

Tuottavuusvinkkien keskellä muistelen Martti Lindqvistin toteamusta: ”Aika ei ole säästettävissä. Se on vain elettävissä.”

Leena Rautiainen on coach, työnohjaaja ja valmentaja. Lisätietoja Rautiaisesta löydät osoitteesta https://www.valmennustaloviritys.fi/. Lue myös Rautiaisesta aiemmin julkaistu juttu Kanssakulkijaksi kasvanut.

Jos pidit jutusta, klikkaa tykkää-nappia ja jaa artikkeli eteenpäin kavereillesi.