Kollega.fi verkkolehti työstä ja hyvinvoinnista

Luot ensivaikutelman neljässä sekunnissa. Siinä ajassa ihmisestä välittyy, miten hän toimii ja esiintyy.

Toimintatavat ohjaavat ihmistä vuorovaikutustilanteissa – kehosi viestii hyvin selkeästi vaikka et sanoisi mitään. Sanojen merkitys on vain vajaat 10 prosenttia viestinnästä. Vielä tärkeämpää on se, miten painotat ja rytmität viestisi. Kaikkein tärkein viestiväline on kehosi. Myös puhelimessa eleesi, ilmeesi ja äänenpainosi viestivät enemmän kuin sanat.

Toimintatapa kertoo miten ihminen käyttäytyy, toimii ja ilmaisee itseään. Toisesta henkilöstä saamamme ensivaikutelma on usein myös hänen toimintatapansa. Kun tiedostat omat ja muiden toimintatavat, voit viestiä onnistuneemmin.

Vieras toimintatapa ärsyttää

Käytämme tilanteen mukaan yleensä useita eri toimintatapoja. Monesti jokin vastapuolen toimintatavoista ärsyttää meitä. Tällainen toimintatapa on – yllätys, yllätys – itsellemme oudoin eli käytämme sitä vähiten.

Esimerkiksi jos itsellesi vierain toimintatapa on varovaisuus, silloin ne, jotka sitä käyttävät, tuntuvat liian hitailta ja pohtivilta.

Toimintatapoja on seitsemän: varovaisuus, voima, pidättyvyys, kiihkeys, sitkeys, hyökkäävyys ja tarkkailu. Suomalaisten suosikki on tarkkailu, sillä se tuo tilanteeseen joustavuutta ja ohjaa siirtymään toiseen toimintatapaan, kun tilanne sitä edellyttää.

Onnistumisia palvelutilanteisiin

Asiakaspalvelussa toimintatapojen tunteminen on hyödyksi. Myyjä voi heti nähdä ja myös kuulla miten asiakas toimii. Kun viestin kohdistaa yksilöllisemmin, lopputuloksena on tyytyväinen asiakas.

Myös työyhteisön sisällä toimintatavat antavat johtamiseen uutta näkökulmaa. Palavereissa erottuvat selvästi ne, jotka ottavat vahvasti kantaa (voima), innostuvat helposti (kiihkeys) tai vauhdittavat asioiden käsittelyä (hyökkäävyys). Vaikka näitä toimintatapoja edustaville on annettava tilaa, on myös muistettava että enemmistö käyttää muita toimintatapoja ja myös heitä on kuunneltava. Paras ratkaisu onkin osallistaa muita toimintatapoja käyttävät, jolloin palavereihin saadaan tasapainoa ja keskusteluun uusia näkökulmia.

Toimintatapojen johtamista voi verrata musiikkiesitykseen, jossa esimies toimii kapellimestarina. Kun jokaiselle orkesterin soittajalle annetaan tilaa esittää oma osansa, kokonaisuus monipuolistuu ja siitä syntyy musiikkielämys. Kapellimestarin tehtävä onkin tukea jokaista, on tämän rooli sitten pienempi tai suurempi musiikkiesityksen kannalta.

Case: Ravintola X

Eräässä isossa ravintolassa koko henkilöstölle järjestettiin Avainkoulutus, jossa päivän pääteemana olivat toimintatavat. Valmennuksessa ravintolapäällikölle selvisi, että hänen toimintatapansa poikkesivat huomattavasti hänen alaistensa tavoista. Ravintolapäällikön käyttämät toimintatavat olivat voima ja hyökkäävyys, jotka olivat vieraita hänen alaisilleen. Käytännössä tämä näkyi siten, että ravintolapäälliköllä oli voimakkaita mielipiteitä ja hän tarttui vauhdilla uusiin asioihin. Moni henkilökunnasta koki hänet liian vahvana ja suorasukaisena, joskus jopa pelottavana. Ravintolapäällikkö huomasi, että vuorovaikutus toimi paremmin, kun hän otti huomioon toisten toimintatavat. Työyhteisön enemmistön toimintatapoja olivat varovaisuus, pidättyväisyys ja tarkkailu. Näitä toimintatapoja omaavien henkilöiden osallistaminen onnistuu parhaiten kysyvällä tyylillä. Oivallusten myötä sekä esimies että työntekijät näkivät toisensa uudessa valossa ja esimies sai uusia työvälineitä aitoon vuorovaikutukseen.

Testaa, minkälaisia toimintatapoja sinä käytät. Siirry testiin tästä.

Lisätietoa toimintatavoista ja Tasapainon Avaimista : www.tasapainonavaimet.fi tai  carita.nyberg@tasapainonavaimet.fi.